После нажатия кнопки «Разрешить» открывается окно, представленное на рисунке 347.

По кнопке «Разрешить» происходит подключение списка контактов к Outlook.

В программе Outlook в общие контакты будет добавлена группа «Физ лица - Контакты» (рисунок 348).

Установка прав на сайте «Договоры»

В договорах, где организация ведет учет в ИС (выступает одной из сторон – покупатель или продавец) по регламентному заданию в каталоге лиц один раз в сутки собираются данные по должностям «Учредитель» и «Член совета директоров» из регистра сведений на вкладке «Должности» и происходит настройка прав доступа на сайте «Договоры».

Зарегистрированному пользователю на сайте доступны опубликованные договоры, а также договоры, в которых одна из сторон входит в список договоров в настройках прав доступа.

Отчет по аффилированным лицам на сайте физ. лиц, юр. лиц

Правила формирования отчетов:

1) Первый уровень (Лицо1) собирается:

• По вкладке «Должности» самого лица – только действующие должности,
• Если лицо – физ. лицо – по «Трудовой деятельности» самого лица (статус должности – не действующая),
• Если лицо – юр. лицо – по «Трудовой деятельности» всех физ. лиц, где данное юр. лицо выступает «Предшествующим местом работы» (статус должности – не действующая),

2) Второй уровень (Лицо2) собирается:

• По вкладке «Должности» Лица1 – только действующие должности,
• Если Лицо1 – физ. лицо – по «Трудовой деятельности» лица1 (статус должности – не действующая),
• Если Лицо1 – юр. лицо – по «Трудовой деятельности» всех физ. лиц, где данное юр. лицо выступает «Предшествующим местом работы» (статус должности – не действующая),

3) Из второго уровня исключается лицо, по которому формируется отчет,

4) Во втором уровне выделяются цветом одинаковые лица, относящиеся к разным Лицам1.

На рисунке 349 представлен пример отчета.

Отчет по заинтересованным лицам на сайте физ. лиц

Правила формирования отчета:

1) Собираются родственники лица, заведенные ссылками на карточки физ. лиц в каталоге лиц.

2) Далее собираются организации родственника:

• По вкладке «Должности» родственника – только действующие должности.
• По «Трудовой деятельности» родственника (статус должности – недействующая.

3) Цветом выделяются одинаковые организации разных родственников.

На рисунке 350 представлен пример сформированного отчета по заинтересованным лицам.

Особенности работы по лицам в Лотусе

В системе электронного документооборота Lotus Notes выбор физических и юридических лиц осуществляется из формы, пример которой представлен на рисунке 351.

По кнопке «+» открывается список сотрудников, которые работают в организации на текущую дату (рисунок 352). Список сотрудников формируется из действующих должностей вкладки «Должности» в справочнике «Каталог лиц» (см. раздел «Определение действующих должностей»).

По нажатию на наименование столбца «Организация сотрудник» имеется возможность осуществить фильтрацию по сотруднику. На рисунке 353 представлен список сотрудников.

Форма выбора в СЭД Lotus Notes может иметь разный вид (выбор может осуществляться из юридических и физических лиц, только юридических лиц, только физических лиц).

Если лицо, указывается в письме, то у него должен быть заполнен параметр NotesAddress.

В документах Lotus Notes выставляется автор или подпись (по умолчанию берется первая действующая должность сотрудника).

Переадресация

Механизмы замещения

Принцип работы: Администратор в адресной книге сервера может установить пересылку почты. Если такая пересылка установлена правильно, человеку, который указан заместителем, доступны все те же действия, что и исходному пользователю (отдельно не отображается, в обработке доступны действия замещающего). Замещение действует только для согласования.

Заполнение параметров договоров в СЭД Lotus Notes

После выбора наименования организации в карточке договора в СЭД Lotus Notes происходит автоматическое заполнение параметров организации (рисунок 354):

• Представитель,
• Банковские реквизиты,
• Основание.

Представитель

Для юридических лиц имеется возможность выбора представителя по ссылке из формы, представленной на рисунке 355. Если организация уже выбрана, то выбираются только представители этой организации.

Для физических лиц нет возможности выбора представителей, кроме договоров, построенных по форме СТД: 008-2011, 010-2011, 024-2012.

Банковские реквизиты в договоре

В договорах после выбора организации происходит автоматическое заполнение банковских реквизитов организации по основному расчетному счету на вкладке «Банковские реквизиты» (см. раздел Параметры вкладки «Банковские реквизиты» для юридических лиц).