Карточки создаются на каждую действующую запись на вкладке «Должности» физического лица (см. раздел Определение действующих должностей).

В каталоге контактов заполняются данные:

• Физическое лицо,
• Организация,
• Должность,
• Рабочий телефон, рабочий телефон 2 – из вкладки «Контактная информация» физического лица по виду «Рабочий», затем «Мобильный» для данной организации; если «Организация» не заполнена – телефоны не попадают ни в один из контактов,
• Телефон организации – первый телефон в списке контактной информации Организации,
• Мобильный телефон – из вкладки «Контактная информация» физического лица по виду «Мобильный» для данной организации, затем по виду «Мобильный» без указания «Организации»; если таких 2, то второй заполняет поле с видом «Автомоб» – «Телефон в машине»,
• Другой телефон – из контактной информации физлица по виду «За пределами РФ»,
• Адрес электронной почты – из контактной информации физлица по виду «Рабочий» для данной организации, затем «Мобильный» для данной организации, затем по виду «Рабочий» если не заполнена «Организация»; если адрес электронной почты не указан по описанным правилам, тогда попадает адрес из «Контактной информации» организации,
• Эл. Почта 2, Эл почта 3 – заполняются дополнительно по всем строкам контактной информации физического лица без учета «Вида телефонной связи»,
• Веб-страница – заполняется по данным столбца «Facebook» контактной информации физического лица для данной организации; при отсутствии данных – из контактной информации «Организации»; при отсутствии данных – ссылка на страницу физического лица на сайте физических лиц. Если веб-страница заполнена, но начинается не с «http://», то строка «http://» автоматически добавляется в начало,
• Адрес – фактический адрес «Организации»,
• Примечания – заполняется по данным столбца «Примечание» вкладки «Контактная информация» физического лица для данной организации; если таких несколько, то выводятся все примечания через пустую строку,
• Если при сборе информации из каталога лиц данных больше, чем полей в карточке контактов – эта информация не попадает в контакт, например, если в одной организации у лица 3 рабочих телефона, то в контакт попадут только 2.

2) В каталог контактов попадает физическое лицо без привязки к организации

Если в контактной информации физического лица нет записей по параметрам «Мобильный телефон», «Другой телефон», «Адрес электронной почты» заполненным по правилам, описанным ниже, то контакт в телефонном справочнике не создается.

В каталоге контактов заполняются данные:

• Физическое лицо,
• Мобильный телефон – из вкладки «Контактная информация» физического лица по виду «Мобильный», если в строке не указана Организация; если таких 2, то второй заполняет поле с видом «Автомоб» – «Телефон в машине»,
• Другой телефон – из контактной информации физического лица по виду «За пределами РФ», если в строке не указана «Организация»,
• Адрес электронной почты – из вкладки «Контактная информация» физического лица по виду «Мобильный», если в строке не указана «Организация»; дополнительно заполняются адреса электронной почты по строкам вкладки «Контактная информация» физического лица без указания «Организации» без учета «Вида телефонной связи»; если таких несколько, то заполняются поля «Эл. почта 2», «Эл. почта 3»,
• Веб-страница – ссылка на аккаунт в Facebook; при отсутствии – ссылка на страницу физического лица на сайте физических лиц. Если веб-страница заполнена, но начинается не с «http://», то строка «http://» автоматически добавляется в начало,
• Примечания – заполняется по данным столбца «Примечание» вкладки «Контактная информация» физического лица с пустой организацией; если таких несколько, то выводятся все примечания через пустую строку.

Для телефонов вида «Рабочий» и «Мобильный» предусмотрена маска ввода «+7_ХХХХХХХХХХ» (рисунок 344).

Если контакт существует по организации, но он неактуален (физическое лицо уволено, либо нет записей по данной организации), то контакт автоматически удаляется.

Автоматическая синхронизация контактов в SharePoint происходит раз в сутки в полночь, Outlook подгружает данные со своей периодичностью.

Обновление контактной информации в Outlook

Пользователи имеют возможность создавать/обновлять контактные данные по данным каталога лиц.

Информация из Телефонного справочника автоматически обновляется и попадает в Outlook, когда пользователь на сайте выбирает опцию «Подключиться к «Outlook» (рисунок 345).

После выбора опции появляется окно с запросом разрешения открытия программы из веб-узла (рисунок 346).

После нажатия кнопки «Разрешить» открывается окно, представленное на рисунке 347.

По кнопке «Разрешить» происходит подключение списка контактов к Outlook.

В программе Outlook в общие контакты будет добавлена группа «Физ лица - Контакты» (рисунок 348).

Установка прав на сайте «Договоры»

В договорах, где организация ведет учет в ИС (выступает одной из сторон – покупатель или продавец) по регламентному заданию в каталоге лиц один раз в сутки собираются данные по должностям «Учредитель» и «Член совета директоров» из регистра сведений на вкладке «Должности» и происходит настройка прав доступа на сайте «Договоры».

Зарегистрированному пользователю на сайте доступны опубликованные договоры, а также договоры, в которых одна из сторон входит в список договоров в настройках прав доступа.

Отчет по аффилированным лицам на сайте физ. лиц, юр. лиц

Правила формирования отчетов:

1) Первый уровень (Лицо1) собирается:

• По вкладке «Должности» самого лица – только действующие должности,
• Если лицо – физ. лицо – по «Трудовой деятельности» самого лица (статус должности – не действующая),
• Если лицо – юр. лицо – по «Трудовой деятельности» всех физ. лиц, где данное юр. лицо выступает «Предшествующим местом работы» (статус должности – не действующая),

2) Второй уровень (Лицо2) собирается:

• По вкладке «Должности» Лица1 – только действующие должности,
• Если Лицо1 – физ. лицо – по «Трудовой деятельности» лица1 (статус должности – не действующая),
• Если Лицо1 – юр. лицо – по «Трудовой деятельности» всех физ. лиц, где данное юр. лицо выступает «Предшествующим местом работы» (статус должности – не действующая),

3) Из второго уровня исключается лицо, по которому формируется отчет,

4) Во втором уровне выделяются цветом одинаковые лица, относящиеся к разным Лицам1.

На рисунке 349 представлен пример отчета.

Отчет по заинтересованным лицам на сайте физ. лиц

Правила формирования отчета:

1) Собираются родственники лица, заведенные ссылками на карточки физ. лиц в каталоге лиц.

2) Далее собираются организации родственника:

• По вкладке «Должности» родственника – только действующие должности.
• По «Трудовой деятельности» родственника (статус должности – недействующая.

3) Цветом выделяются одинаковые организации разных родственников.

На рисунке 350 представлен пример сформированного отчета по заинтересованным лицам.

Особенности работы по лицам в Лотусе

В системе электронного документооборота Lotus Notes выбор физических и юридических лиц осуществляется из формы, пример которой представлен на рисунке 351.

По кнопке «+» открывается список сотрудников, которые работают в организации на текущую дату (рисунок 352). Список сотрудников формируется из действующих должностей вкладки «Должности» в справочнике «Каталог лиц» (см. раздел «Определение действующих должностей»).

По нажатию на наименование столбца «Организация сотрудник» имеется возможность осуществить фильтрацию по сотруднику. На рисунке 353 представлен список сотрудников.