При добавлении файла в архив, если в списке файлов архива уже присутствует документ с таким же наименованием, то к названию добавляемого файла приписывается идентификатор электронного документа.

В картотеке электронных документов имеется возможность сортировать, откладывать на дальнейшую обработку, присваивать различные метки документам: срочно, важно и т.д.

Для добавления собственной метки в картотеке необходимо нажать кнопку «Добавить метку» (рисунок 38).

Система выводит диалоговое окно, в котором необходимо ввести наименование метки и нажать кнопку «Добавить».

689 × 352 пикс.     Открыть в новом окне	Добавление метки в картотеку.

Пользовательские метки располагаются под системными папками, они упорядочены по алфавиту (рисунок 39).

315 × 359 пикс.     Открыть в новом окне	Отображение созданной метки в картотеке.

Метка доступна только пользователю, добавившему её. Другие пользователи при входе в картотеку ее не видят.

Присвоить документу метку можно, нажав на значок в строке документа (рисунок 40).

875 × 393 пикс.     Открыть в новом окне	Кнопка для добавление/снятия метки.

В открывшемся окне необходимо ввести наименование метки (для вывода всех доступных меток можно использовать пробел). При поиске выводятся только метки, созданные вручную, системные фильтры не выводятся. Из выпадающего списка необходимо выбрать метку и нажать «Добавить в список» (рисунок 41).

996 × 587 пикс.     Открыть в новом окне	Добавление папок для документа.

Метка добавится в список меток для документа. При необходимости можно добавить сразу несколько меток для одного документа. После чего нажать кнопку «Сохранить».

993 × 585 пикс.     Открыть в новом окне	Выбранные папки для документа.

Также возможно просто «перетащить» электронный документ указателем мыши в нужную метку (рисунок 42).

1194 × 429 пикс.     Открыть в новом окне	Добавление метки документу.

Система присвоит документу выбранную метку. У документа в столбце «Метки» добавится значок .

При выборе метки в дереве папок система отфильтрует документы по данной метке (рисунок 43).

1194 × 392 пикс.     Открыть в новом окне	Фильтрация документов по метке.

Для снятия метки с документа необходимо нажать значок в строке документа.

В появившемся окне необходимо выбрать метку из списка меток документа и нажать кнопку «Удалить из списка» (рисунок 44).

993 × 586 пикс.     Открыть в новом окне	Удаление метки.

Метка удалится из списка меток документа. После нажатия кнопки «Сохранить» метка снимается с электронного документа.

Пользователь может переименовать созданную вручную метку. Для этого необходимо выбрать метку в дереве папок и нажать кнопку «Редактировать собственную метку» (рисунок 45). В появившемся окне ввести новое имя метки.

710 × 408 пикс.     Открыть в новом окне	Редактирование наименования метки.

Для удаления метки необходимо выбрать метку в дереве папок и нажать кнопку «Удалить собственную метку» (рисунок 46).

455 × 417 пикс.     Открыть в новом окне	Удаление метки.

После подтверждения действия метка удаляется из списка. Метка снимается со всех документов, где она была добавлена, при этом документы не удаляются.

Для создания нового электронного документа необходимо в картотеке электронных документов нажать кнопку «Добавить электронный документ»

241 × 32 пикс.     Открыть в новом окне

.

В открывшейся вкладке со списком шаблонов электронных документов необходимо выбрать нужный и нажать кнопку «Выбрать» (рисунок 47). Доступные к созданию шаблоны отсортированы по типу документа и по наименованию шаблона.

867 × 594 пикс.     Открыть в новом окне	Выбор шаблона электронного документа.

К документу в статусе «Отменен» или «Прекратил действие» запрещено создавать дочерние документы. При попытке добавить к отмененному или прекратившему действие документу дочерний появится окно с сообщением об ошибке (рисунок 48).

1222 × 566 пикс.     Открыть в новом окне	Ошибка при создании к отмененному документу дочергнего.

После нажатия кнопки «Выбрать» открывается электронная форма для заполнения данных по электронному документу. Подробное описание полей шаблонов электронных документов описано в СТО МИ пользователя «Папир: Шаблоны электронных документов».

При заполнении электронной формы документа не рекомендуется использовать спецсимволы «точка с запятой» и «обратный слэш», так как при формировании печатной формы электронного документа данные спецсимволы автоматически исключаются.

В случае, если электронная форма документа не успевает сформироваться за период ответа сервера (30 сек.), то формирование электронной формы продолжается в фоновом режиме, появляется сообщение с предупреждением и вкладка создания электронного документа закрывается (рисунок 49).

600 × 161 пикс.     Открыть в новом окне	Предупреждение о длительном времени формирования документа.

При завершении процесса формирования электронной формы документа система отправляет сообщение с ссылкой на созданный электронный документ в центр уведомлений (рисунок 50). Сообщение дублируется на e-mail (рисунок 51).

1006 × 566 пикс.     Открыть в новом окне	Уведомление со ссылкой на созданный документ.

781 × 621 пикс.     Открыть в новом окне	Письмо со ссылкой на созданный документ.