в) Открыть базу архива (рисунок 52)

г) Нажать на кнопку «Поиск» (рисунок 53)

д) В открывшейся форме вставить ссылку на исходную заявку и нажать на кнопку «Поиск» (рисунок 54).

Перенос заявок в архив

Для переноса заявок в архив пользователю с правами администратора необходимо выполнить следующие действия:

• Зайти в раздел «Настройка» → «Профили архива» (рисунок 55),

• Выбрать профиль и нажать на кнопку «Запустить архивацию» (рисунок 56).

Регулярно-оказываемые услуги

Заведение регулярно-оказываемых услуг

Предварительные требования.

1. Карточка услуги должна быть заведена в базе данных.

2. В карточке услуги должен быть установлен признак «услуга доступна в списке регулярно оказываемых» (рисунок 57).

Заведение услуги происходит в следующем порядке.

1. Заводится карточка организации-заказчика услуги, если такой организации НЕТ, иначе нужно открыть карточку организации и перейти к пункту 2 (рисунок 58).

Необходимо открыть вид «Регулярно оказываемые – по организации», нажать «Новая карточка организации».

В открывшемся окне (рисунок 59) выбрать организацию и руководителя (если при выборе организации руководитель не был выставлен).

2. Если услуги нет в списке, нажать кнопку «Добавить», выбрать услугу из общего списка регулярно-оказываемых услуг, нажать «ОК».

В окне выставляется наименование выбранной услуги, цена, продавец, покупатель, договор выбирается из списка договоров, форма которого открывается при нажатии на кнопку «выбрать» , вид представлен на рисунке 60. Управление\отдел, код CGC выставляется автоматически.

В окне заявки при необходимости можно указать период предоставления услуги и периодичность предоставления, также можно указать примечания (рисунок 61).

3. Через меню «Обработать» происходит отправка документа на согласование директору организации (рисунок 62).

4. Руководитель заказчика также через обработку, либо согласовывает, либо отказывает в выполнении заявки (рисунок 63).

5. После согласования руководителя заказчика, услуга автоматически в заданный период (или пока не отменена – также через «обработку») будет попадать в 1С.

6. Выгрузка услуг в 1С по умолчанию осуществляется в последний день периода (то есть, последний день месяца для ежемесячных услуг, последний день квартала для ежеквартальных, последний день года для ежегодных). Данные настройки могут быть изменены. Изменение настроек выгрузки описано в справке, доступной по кнопке «Справка» в «Услуги\по разделам».

7. Сервер Lotus Notes ежедневно ночью проверяет период действия регулярно-оказываемых услуг, и, если период действия регулярно-оказываемой услуги закончился, переводит документ в статус «Исполнена».

8. В разделе «Выгрузки в 1С» для активных услуг отображается выгрузка текущего периода (рисунок 64).

Примечание: в карточке отображается выгрузка текущего периода, а не дата следующей выгрузки в 1С. Если в вышеприведенном примере услуга настроена как оказываемая ежемесячно, изменение даты на 25.01.2011 произойдет 01.01.2012.

8. В карточке отображается полный список выгрузок в 1С, например, как показано на рисунке 65.

Автоматический перевод услуги в исполненную

Сервер Lotus Notes / Domino ежедневно в ночное время проверяет период действия регулярно-оказываемых услуг: если период действия регулярно-оказываемой услуги закончился, то документ переводится в статус «Исполнена».

Заблокированные регулярно-оказываемые услуги, период действия которых закончился, не будут переведены в статус «Исполнена».

Отчеты

1. Отчет: «исполненные заявки по организации».

Данный отчет может быть применен в получении информации об исполненных заявках*, а также документах, на основе которых они были созданы.

* Примечание:

1. С учетом прав доступа к документам в БД (то есть будут выведены документы, которые «видны» пользователю).

2. Отбор по организации может давать сбои на заявках, созданных ранее 02.12.2010, что связано с внедрением каталога лиц – часть заявок может не попасть в отчет.