(Утративший силу) СТО МИ пользователя «Папир: Формы электронных документов»...

Докипедия просит пользователей использовать в своей электронной переписке скопированные части текстов нормативных документов. Автоматически генерируемые обратные ссылки на источник информации, доставят удовольствие вашим адресатам.

Утративший силу
Алгоритм смены статусов проектной документации.
647 × 370 пикс.     Открыть в новом окне Алгоритм смены статусов проектной документации.
Важно!
В статусах «Действует» и «Отменен» запрещено добавление и удаление вложений.

Дочерние документы

Для документа «Проектная документация» доступно создание дочерних документов:
  • Проектная документация.
В дочернем документе «Проектная документация» заполняются все поля по данным родительского документа кроме поля «Вложения файлов».

Универсальный документ

Универсальный документ позволяет вести архив документации с возможностью согласования и подписания карточек документов, где в качестве печатной формы выступает скан-копия.
Тип электронного документа определяется в момент создания/редактирования в зависимости от выбранной формы документа:
  • «Первичный учетный документ» для форм:
    • «Счет-фактура»,
    • «Универсальный передаточный документ».
Универсальный документ может быть создан как самостоятельный документ или как дочерний для:
Для создания универсального документа во вкладке со списком шаблонов электронных документов необходимо выбрать шаблон «Универсальный документ» (рисунок 63).
Создание договора.
920 × 350 пикс.     Открыть в новом окне Создание договора.
После нажатии на кнопку «Выбрать», открывается форма для заполнения данных по договору со следующими полями:
Название поля
Примечания
Электронный документ
Шаблон документа
– «Универсальный документ»,
Номер
– указывается номер документа,
Дата создания
– автоматически заполнена текущая дата в формате ДД.ММ.ГГГГ ЧЧ:ММ, доступно для редактирования,
Печатная форма
– необходимо выбрать файл скана печатной формы,
Форма документа
– выбор формы документа:
Счет-фактура,
Универсальный передаточный документ,
Стороны документа
– добавление стороны документа осуществляется с помощью кнопки «Добавить запись» , удаление стороны документа и снятие пометки на удаление – с помощью кнопки «Удалить/вернуть запись» . Если документ создается как дочерний, то стороны документа заполняются автоматически по данным из родительского документа.
Тип стороны
– – выбор из списка доступных типов сторон,
Организация
– выбирается из справочника юридических лиц,
Подписанты
добавление подписанта – представителя организации осуществляется с помощью кнопки «Добавить запись» , удаление стороны документа и снятие пометки на удаление – с помощью кнопки «Удалить/вернуть запись». При нажатии на кнопку «Редактировать запись» открывается форма для внесения данных по представителям организаций-сторон (рисунок 64). Если данные по подписанту заполнены корректно, то строка помечается символом , и символом , если данные не заполнены.
Выбор представителя.
724 × 418 пикс.     Открыть в новом окне Выбор представителя.
Организация
– выбирается из справочника юридических лиц,
Представитель
– выбирается представитель юридического лица. Справочник синхронизирован с 1С:Каталог лиц (см. СТО МИ пользователя "Интеграция с облачной СЭД Папир"),
Должность
– заполняется автоматически в зависимости от выбранного представителя;
Документ-основание
Пользователь подтверждает сохранение документа командой «Сохранить документ».
Алгоритм смены статусов универсального документа соответствует алгоритму смены статусов первичного учетного документа (см. Изменение статусов акта сдачи-приемки выполненных работ).

Закупки

План закупок ресурсов

Электронный документ «План закупок ресурсов» создается на основании электронной таблицы плана закупок ресурсов и предназначен для ее согласования и подписания.
Для создания электронного документа «План закупок ресурсов» необходимо выбрать шаблон закупки «План закупок ресурсов» (рисунок 65).
Создание электронного документа.
894 × 398 пикс.     Открыть в новом окне Создание электронного документа.
Форма для создания электронного документа содержит следующие поля для заполнения:
Название поля
Примечания
Шаблон документа– «План закупок ресурсов», доступно только для чтения;
Дата создания– по умолчанию текущая дата, доступно для редактирования;
Заказчик– выбор организации Заказчика из справочника юридических лиц;
План закупок ресурсов– выбор созданного ранее плана закупок ресурсов, отфильтрованный по Заказчику;Важно!Пользователю для выбора доступны только те планы закупок ресурсов, в которых он является редактором.
Список представителей сторон
– табличная часть, в которой указаны представители сторон Заказчика. Для добавления представителя предназначена кнопка «Добавить запись» , для удаления представителя – кнопка «Удалить/вернуть запись» .
Доверенное лицо– список из представителей организации, у которых есть на дату документа действующий документ-основание,
Документ-основание– документ основание выбранного представителя,
Должность сотрудника– должность представителя.
Пример заполненного шаблона электронного документа «План закупок ресурсов» представлен на рисунке 66.
Пример заполненного шаблона электронного документа "План закупок ресурсов".
681 × 745 пикс.     Открыть в новом окне Пример заполненного шаблона электронного документа "План закупок ресурсов".
Система автоматически выдает роль доступа «Администратор» автору документа и представителям Заказчика, указанным в табличной части «Список представителей».

Изменение статусов плана закупок ресурсов

Алгоритм смены статусов электронного документа «План закупок ресурсов» определяется согласно схеме, изображенной на рисунке 67.
Алгоритм смены статусов.
1133 × 779 пикс.     Открыть в новом окне Алгоритм смены статусов.
Важно!
В список подписантов автоматически добавляются все представители Заказчика из табличной части «Список представителей».
Важно!
Отменить возможно только документ в статусе «Разрабатывается», отменят согласованный или утвержденный документ запрещено.

Письма

Работа с электронными письмами

Подробнее о работе с электронными документами см. в СТО МИ пользователя «Папир: Электронные документы».
Внешний вид справочника «Электронные документы» с применением фильтра «Письма» представлен на рисунке 68.
Внешний вид картотеки электронных документов с применением фильтра "Письма".
1186 × 388 пикс.     Открыть в новом окне Внешний вид картотеки электронных документов с применением фильтра "Письма".
При выборе данного фильтра отображаются табличная часть со следующими столбцами по умолчанию:
  • Дата документа,
  • Вх. номер,
  • Дата регистрации входящего номера,
  • Исх. номер,
  • Дата регистрации исходящего номера,
  • Краткое описание,
  • Отправитель,
  • Представитель отправителя,
  • Получатель,
  • Представитель получателя,
  • Инвестиционный проект – список всех инвестиционных проектов,
  • Статус,
  • Тип – тип шаблона документа?
  • Метки.
Дополнительно можно настроить отображение столбцов «Электронная подпись» и «Согласование».
В столбце «Метки» доступна фильтрация электронных и бумажных писем (рисунок 69). Метка «Электронное письмо» присваивается автоматически входящим и исходящим документа после отправки исходящего документа внутри системы Папир (см. Отправка исходящих писем получателям в Papir). Бумажными письмами по умолчанию считаются все остальные письма без метки «Электронное письмо».
Фильтрация по меткам электронных и бумажных писем.
242 × 387 пикс.     Открыть в новом окне Фильтрация по меткам электронных и бумажных писем.
В папке «Письма» расположены два фильтра:
  • Входящие – отображаются все письма типа «Письмо входящее»:
  • Исходящие – отображаются все письма типа «Письмо исходящее».
Важно!
Письма, созданные до 31.12.2016, в фильтрах «Входящие» и «Исходящие» не отображаются.