Важно!

Если в настройках колонтитулов MS Word выставлен параметр «Особый колонтитул для первой страницы», то колонтитул для второй и последующих страниц скрыт для пользователя, но фактически также расположен на странице бланка и подвергается проверке на корректность. При создании и редактировании фирменного бланка необходимо снять флажок «Особый колонтитул для первой страницы» и проверить на корректность отобразившийся колонтитул. Также необходимо иметь ввиду, что если когда-то ранее был установлен колонтитул для первой страницы, а потом флажок «Особый колонтитул для первой страницы» снят, то колонтитул для первой страницы для пользователя не отображается, но фактически на странице присутствует и подвергается проверке на корректность.

Пример оформления фирменного бланка представлен на рисунке 14.

Управление фирменными бланками

На вкладке «Фирменные бланки» представлен список бланков организации, каждый из которых можно загрузить (рисунок 15).

Для добавления нового фирменного бланка необходимо нажать кнопку «Добавить». В открывшемся окне ввести наименование бланка и прикрепить файл.

Важно!

Для загрузки фирменного бланка могут быть использованы только файл в формате *.docx. При попытке выбрать файл другого формата появится сообщение об ошибке (рисунок 16), файл с фирменным бланком не будет загружен.

Если бланк не удовлетворяет указанным выше требованиям (см. Вкладка «Фирменные бланки»), то появится сообщение об ошибке, бланк не сохранится в системе (рисунок 17).

Для редактирования информации необходимо выделить нужную строчку с бланком, нажать кнопку «Редактировать фирменный бланк» и изменить ранее введенные данные.

Для удаления бланка из списка необходимо выделить нужную строчку и нажать кнопку «Удалить фирменный бланк».

Работа с приложением «Управление правилами доступа»

Приложение «Управление правилами доступа» предназначено для комплексного управления группами пользователей в организации и правилами доступа к электронным документам и инвестиционным проектам.

Управление группами пользователей

На вкладке «Группы пользователей в организации» доступно управление группами пользователей (создание/редактирование/удаление).

По умолчанию в списке доступна группа «Все пользователи организации», в которую автоматически включаются пользователи, имеющие роли в данной организации (рисунок 18). Редактирование данной группы и пользователей в ней недоступно.

Создание новой группы

Для создания новой группы необходимо нажать кнопку «Добавить группу». В появившемся окне заполнить наименование (например, Совет Директоров, Учредители, Юристы и т.д.) (рисунок 19).

Для сохранения нажать «Сохранить». Добавленная группа появится списке групп (рисунок 20).

Редактирование группы

Редактирование наименования ранее созданной группы осуществляется по кнопке «Редактировать группу». В открывшемся окне произвести изменения и нажать кнопку «Сохранить».

Удаление группы

Удаление группу доступно по кнопке «Удалить группу». Если группа участвует в каком-либо правиле доступа, то ее удаление запрещено: в этом случае появится предупреждающее информационное сообщение (рисунок 21).

Управление пользователями в группе

После создания группы можно управлять составом участников в ней, добавлять или удалять пользователей из группы.

Добавление пользователя в группу

Для добавления пользователя в группу необходимо выделить из списка нужную группу и в разделе «Пользователи в выбранной группе» нажать кнопку «Добавить».

В открывшемся окне со всеми зарегистрированными пользователями в системе необходимо найти нужного пользователя и нажать «Сохранить» (рисунок 22).

Пользователь отобразится в списке (рисунок 23).

Удаление пользователей из группы

Удаление пользователя из группы происходит по кнопке «Удалить». В появившемся диалоговом окне необходимо подтвердить действие.

Правила доступа к электронным документам и инвестиционным проектам

Правила доступа – определённые правила предоставления пользователям доступа к электронным документам или инвестиционным проектам. Правила доступа может создавать пользователь в роли «Редактор организации». Правила могут распространяться как на всех пользователей системы, так и на определённые группы или конкретных пользователей. Правило действует как для существующих документов или проектов, так и для вновь создаваемых, пока оно не будет изменено.

Внешний вид вкладки «Подключенные правила доступа» представлен на рисунке 24. В левой части экрана отображаются «Объекты», которые используются в качестве разделов, фильтрующих правила. Правила отображаются в правой части экрана в соответствии с выбранным разделом.

Подключение правила из списка существующих

Для подключения правила нужно нажать кнопку «Подключить правило доступа». Откроется диалоговое окно с мастером подключения правил. Доступные правила доступа отображаются в зависимости от выбранного раздела. Если раздел не выбран, то отображаются все правила доступа (рисунок 25).

Возможен выбор одного из следующих правил:

1. «Замещение сотрудника в инвестиционном проекте» позволяет предоставить указанной группе пользователей доступ на редактирование инвестиционных проектов, где в качестве организации-инвестора выступает текущая организация и пользователь, которого нужно заместить является «Редактором проекта» (добавление группы в список доступа в роли «Редактор проекта»).
2. «Чтение всех инвестиционных проектов организации» позволяет предоставить указанной группе пользователей доступ на чтение всех инвестиционных проектов, где в качестве организации-инвестора указана текущая организация (добавление группы в список доступа в роли «Читатель проекта»).
3. «Участие ответственных сотрудников организации в согласовании документов по запросу» позволяет предоставить указанному пользователю или группе пользователей доступ к выбранным электронным документам организации в качестве наблюдателя или участника согласования, если организация участвует в согласовании.
4. «Обязательное участие организации в согласовании документов» позволяет предоставить указанному пользователю или группе пользователей доступ к электронным документам организации в качестве наблюдателя или участника согласования. В случае установки данного правила согласование выбранных электронном документов данной организацией обязательно.
5. «Чтение всех документов организации» позволяет предоставить доступ группе пользователей на чтение всех электронных документов, где в качестве одной из сторон указана текущая организация (добавление группы в список доступа ЭД в роли «Читатель»).
6. «Замещение сотрудника» позволяет предоставить указанной группе пользователей доступ на редактирование документов «Договор», «Спецификация», «Товарная накладная», «Приложение», где в качестве одной из сторон выступает текущая организация и пользователь, которого нужно заместить является редактором (добавление группы в список доступа ЭД в роли «Редактор»).
7. Ручной перевод подписанных документов в статус «Действует» позволяет предоставить указанной группе пользователей доступ на установку статуса «Действует (вручную)» в документах типа «Договоры», «Спецификации», «ПУДы» и «Приложения», где одной из сторон указана текущая организация (добавление группы в список доступа в роли «Контролер»).
8. «Редактирование всех документов организации» позволяет предоставить доступ группе пользователей на редактирование всех электронных документов, где в качестве одной из сторон указана текущая организация (добавление группы в список доступа ЭД в роли «Редактор»).
9. «Аутсорсинг консалтинговых услуг ООО УК «Стройком» позволяет предоставить доступ группе пользователей «Сотрудники ООО УК «Стройком» организации «Стройком УК ООО» на чтение всех электронных документов, где в качестве одной из сторон указана текущая организация (добавление группы в список доступа ЭД в роли «Читатель»). Данное правило можно использовать для организаций, которые передали на аутсорсинг консалтинговые услуги ООО УК «Стройком». Группой пользователей «Сотрудники ООО УК «Стройком» управляет редактор организации «Стройком УК ООО».
10. «Аутсорсинг бухгалтерии ООО «БИК» позволяет предоставить доступ группе пользователей «Бухгалтерия организации ООО «БИК» на чтение всех электронных документов, где в качестве одной из сторон указана текущая организация (добавление группы в список доступа ЭД в роли «Читатель»). Данное правило можно использовать для организации, которые передали на аутсорсинг бухгалтерское обслуживание ООО «БИК». Группой пользователей «Бухгалтерия организации ООО «БИК» управляет редактор организации ООО «Бизнес Инновации Консалтинг».
11. «Аутсорсинг ДОУ ООО «Экспертиза» позволяет предоставить доступ группе пользователей «Канцелярия. Входящие. Исходящие» организации ООО «Экспертиза» на чтение электронных документов с типом «Письмо», где в качестве одной из сторон указана текущая организация (группа добавляется в список доступа электронного документа в роли «Регистратор»). Данное правило можно использовать для организаций, которые передали на аутсорсинг документное обеспечение управления ООО «Экспертиза». Группой пользователей «Канцелярия. Входящие. Исходящие» управляет редактор организации ООО «Экспертиза».
12. «Чтение всех документов организации Инвестором – Крикун А.А.» позволяет предоставить доступ пользователю Крикун Алексей Александрович на чтение всех электронных документов, где в качестве одной из сторон указана текущая организация (добавление группы «Инвестор: Крикун А.А.» в список доступа ЭД в роли «Читатель»). Данное правило можно применять для организации, учредителем которых является Крикун А.А.
13. «Участие ответственных сотрудников организации в согласовании документов если контрагент-поставщик не аккредитован или находится в черном списке» позволяет предоставить указанному пользователю или группе пользователей доступ к электронным документам организации в качестве наблюдателя или участника согласования к обязательному циклу согласования, если сторона-поставщик документа не аккредитована или находится в черном списке.