Согласование документа

Используемые термины

Согласование – процедура, проводимая с целью достижения договоренности и общего согласия между лицами, участвующими в согласовании конкретного проекта документа (визирующими лицами) по поводу условий данного документа.

Предмет согласования – электронный документ или пакет электронных документов (несколько электронных документов, связанных между собой), которые проходит процедуру согласования.

Стороны согласования – конечные стороны (физические и юридические лица) электронного документа, который проходит процедуру согласования (например, «Получатель» и «Отправитель» для электронного документа типа «Входящее бумажное письмо», «Покупатель» и «Поставщик» для электронного документа типа «СТД ИСП-40 Договор поставки»).

Роли пользователей:

• Читатель – пользователи с правами доступа «Читатель» к электронному документу (см. Управление правами доступа к документу), видят статус согласования сторонами документа и предмет согласования,
• Редактор – пользователи с правами доступа «Редактор» к электронному документу (см. Управление правами доступа к документу), может инициировать, редактировать параметры и отменять согласование,
• Администратор – пользователи с правами доступа «Администратор» к электронному документу (см. Управление правами доступа к документу), может инициировать, редактировать параметры и отменять согласование
• Инициатор согласования – пользователь, запустивший процедуру согласования (нажавший кнопку «Определить параметры согласования»), автоматически присваивается роль «Наблюдатель»,
• Наблюдатель – пользователь, ответственный за ход согласования, но не участвующий в процедуре согласования непосредственно, может инициировать, редактировать и отменять согласования,
• Участник согласования – пользователь, который должен вынести резолюцию по предмету согласования?
• Ответственный менеджер – пользователь, ответственный за ход цикла согласования данной стороны, может запускать, перезапускать, изменять параметры и отменять цикл согласования стороны.

Параметры согласования – настройки согласования, в которые входит:

• Предмет согласования,
• Стороны согласования,
• Ответственные менеджеры сторон согласования,
• Уведомление сторон согласования при необходимости
• Уведомления инициатора согласования.

Цикл согласования – непосредственные настройки согласования для каждой стороны, в которые входит:

• Список согласующих, конечных пользователей системы,
• Список наблюдающих,
• Настройка уведомлений.

Начало работы с разделом «Согласование»

Раздел «Согласование» содержит информация о процедуре согласования электронного документа.

Функционально раздел разделен на три зоны (рисунок 91):

• Предмет согласования – список документов для согласования; при нажатии на пиктограмму открывается окно с печатной формой документа (см. Просмотрщик документов),
• Стороны согласования – отображаются стороны документа и статус согласования в зависимости от предмета согласования,
• Ход согласования – отображается история согласования для каждой стороны:
  • Сторона,
  • Цикл согласования,
  • Дата начала,
  • Инициатор цикла согласования,
  • Статус.

Для каждой стороны, участвующей в согласовании, в ходе согласования отображается:

• Очередь,
• Участник,
• Решение – резолюция участника,
• Дата и время,
• Комментарий.

Записи в ходе согласования отсортированы по дате начала с учетом времени. Для просмотра информации о ходе согласования цикла пользователь должен входить в список участников или наблюдателей данного цикла согласования.

При снятии чекбокса «Показать завершенные циклы согласования» отображаются только активные циклы согласования. При установке чекбокса «Показать завершенные циклы согласования» отображаются все циклы согласования, в том числе завершенные (рисунок 92).

Каждый запущенный цикл для каждой стороны нумеруется по порядку. Незапущенные циклы согласования (при запущенном процессе согласования) не нумеруются.

Для удобства пользователь может изменить размеры зоны, но при повторном открытии документа зоны примут размеры, заданные по умолчанию.

Роли пользователей

Помимо стандартных ролей доступа к документу – читатель, редактор, администратор (подробнее см. Управление правами доступа к документу) – для согласования существуют роли:

• Участник согласования,
• Наблюдатель согласования,
• Инициатор согласования,
• Ответственный менеджер.

Все пользователи, имеющие доступ к карточке электронного документа, видят статус согласования сторонами документа и предмет согласования.

«Участник согласования» видит информацию о циклах согласования, в которых он участвует, а также вносит при наступлении своей очереди при последовательном цикле согласования или в любой момент при параллельном цикле согласования пока цикл согласования находится в статусе «На согласовании» вносит визу.

«Наблюдатель согласования» видит информацию о циклах согласования, в которых он является наблюдателем, но НЕ вносит резолюции согласования.

«Редактор» и «Администратор» могут видеть команды управления согласованием, если входят в список «Участников согласования» или «Наблюдателей согласования».

«Редактор» и «Администратор» могут видеть команды управления циклом согласования, если являются «Ответственным менеджером».

Определение параметров согласования

Система позволяет начать согласование только для документов, находящихся в статусе «На редактировании». Невозможно отправить на согласование документ, находящийся на подписании или подписанный.

В ходе определения параметров согласования необходимо:

• Указать документы для согласования,
• Выбрать стороны для согласования (в соответствии с электронными документами),
• Выбрать ответственное лицо каждой стороны.

Для этого нужно нажать кнопку «Определить параметры согласования» (рисунок 93). Кнопка доступна пользователям с ролью «Редактор» или «Администратор».

В открывшемся окне визарда необходимо выбрать документы для согласования. В верхней части окна отображаются выбранные документы для согласования, в нижней – доступные к выбору: документ, его дочерние и связанные документы. При этом документы, находящиеся в статусе, который не позволяет согласовывать данный документ (отличный от «На редактировании»), и имеющие список сторон, отличный от основного документа, отображаются серым цветом (рисунок 94).

При нажатии на пиктограмму открывается окно просмотра печатной формы документа (см. Просмотрщик документов). Для переноса документов из нижней части окна в верхнюю необходимо выделить документ и нажать кнопку «Добавить». По нажатию кнопки «Добавить все» все отображаемые документы, статус которых позволяет согласовывать данный документ, будут перенесены в верхнюю часть окна.

Важно!

Текущий документ добавляется в список «Предмет согласования» по умолчанию без возможности его дальнейшего удаления.

По нажатию кнопки «Добавить все» переносятся только отображаемые документы, то есть если связанные документы какого-то из документов свернуты на дереве документов, то они в пакет согласования не попадут.

Для продолжения работы мастера нажать «Далее».

912 × 685 пикс.     Открыть в новом окне	Определение параметров согласования.

На следующем шаге система выводит список сторон, участвующих в согласовании, и принудительно без возможности отмены включает участие сторон, для которых есть правило доступа к циклу согласования «Обязательное участие организации в согласовании документов» (см. СТО МИ пользователя «Папир: Управление организацией» раздел «Правила доступа к электронным документам»). Если вторая сторона в электронном документе входит в черный список или не аккредитована, то для организации-Заказчика принудительно устанавливается участие в согласовании по правилам «Участие ответственных сотрудников организации в согласовании документов если контрагент-поставщик не аккредитован или находится в черном списке» и «Контроль аккредитации и черного списка» (см. СТО МИ пользователя «Папир: Управление организацией»).

Важно!

В список стороны НЕ выводятся организации, НЕ работающие в системе Папир.

Если для организации включено правило «Обязательное участие организации в согласовании документов», в котором объявлены наблюдатели ИЛИ участники согласования организации, то участие в согласовании данной организации является обязательным (рисунок 95).

Правила «Участие ответственных сотрудников организации в согласовании документов если контрагент-поставщик не аккредитован или находится в черном списке» и «Контроль аккредитации и черного списка» работают только для организации-Заказчика, то есть если организация-Заказчик находится в черном списке, то аналогичные правила для организации-Поставщика не будут отрабатывать. Если организация второй стороны не находится в черном списке и является аккредитованной, то правила не будут отрабатывать.