Контролер – ответственный за обеспечение централизованного, контролируемого учета документации, поступающей и отправляемой во внешние организации.

Закрытое обсуждение – обсуждение доступное определенному кругу лиц.

Контрагент – юридическое лицо (в том числе индивидуальный предприниматель), являющееся одной из сторон договора, которое при заключении договора берет на себя определенные обязательства.

Администратор – владелец документа, который является представителем контрагента и автором документа и осуществляет контроль надлежащего исполнения Редактором своих обязанностей, а также смену статуса договора вручную в случае необходимости.

Редактор – ответственный за обеспечение заключения договора.

Покупатель – контрагент, имеющий намерение приобрести, либо приобретающий Товары, Работы, Услуги, и заключающий договор на поставку Товаров, Работ, Услуг.

Поставщик – контрагент, непосредственно осуществляющий деятельность по предоставлению Товаров, Работ, Услуг в рамках договора на поставку.

Публичное обсуждение – общедоступное обсуждение, которое видно всем участникам системы. Все участники могут добавлять в него комментарии.

Резолюция – вынесение решения по согласованию документа (согласован/не согласован).

Сертификат – это документ с цифровой подписью, связывающий значение открытого ключа с удостоверением пользователя, устройства или службы, которым принадлежит соответствующий закрытый ключ.

Согласование – процедура, проводимая с целью достижения договоренности и общего согласия между лицами, участвующими в согласовании конкретного проекта документа (визирующими лицами) по поводу условий данного документа.

Уполномоченный представитель – представитель контрагента, уполномоченный совершать сделки (заключать договоры) от имени контрагента.

Участник согласования – представитель контрагента, на которого возложены функции по согласованию договора перед его заключением.

Удостоверяющий документ (документ-основание) – документ, дающий право физическому лицу действовать в интересах организации при заключении договора.

Читатель – пользователь, имеющий право просмотра, обсуждения, согласования и/или подписания документа.

Центр сертификации (удостоверяющий центр) – сторона (отдел, организация), чья честность неоспорима, а открытый ключ широко известен. Задача центра сертификации — подтверждать подлинность ключей шифрования с помощью сертификатов электронной подписи.

Электронная подпись (ЭП) – информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

Другие термины указаны в СТО УП «Реестр терминов develop-man».

Подключение сервиса «Электронные документы»

Для работы с сервисом «Электронные документы» необходимо выполнить вход в систему PAPIR, используя логин и пароль (подробнее о регистрации см. СТО МИ пользователя «Регистрация в системе PAPIR).

Откроется магазин сервисов, который представляет собой четыре раздела:

• «Мой профиль» – информация о Пользователе, указанная при регистрации,
• «Мои организации» – перечень организаций, от лица которых Пользователь может осуществлять работу в сервисах системы PAPIR; если раздел пуст, необходимо добавить организацию с помощью соответствующей кнопки,
• «Доступные для подключения сервисы» – перечень неактивных сервисов, которые Пользователь может выбрать для использования для каждой организации в отдельности,
• «Сервисы, подключенные в выбранной организации» – перечень доступных для работы сервисов.

Необходимо выбрать организацию, для которой необходимо подключить сервис, в списке доступных для подключения сервисов выбрать «Электронные документы» и нажать кнопку «Подключить сервис» (рисунок 1).

Далее появится мастер подключения сервисов (доступен в двух вариантах):

1. Если пользователь является редактором организации, то необходимо нажать кнопку «Подключить сервис» (рисунок 2).

2. Если появилось сообщение о том, что пользователь не является редактором организации и не может подключить сервис, то необходимо нажать кнопку «Отправить запрос». Редактору организации придет запрос о подключении для пользователя выбранного сервиса (рисунок 3).

В случае, когда пользователя является Редактором организации, выбранный сервис сразу же переместится в раздел «Сервисы, подключенные в выбранной организации». Далее необходимо выбрать пользователей, которые также получат доступ к сервису «Электронные документы» (рисунок 4).

В появившемся окне необходимо выбрать сотрудника, которому выдается доступ к сервису. Нажать кнопку «Добавить» и назначить роль Пользователь (рисунок 5).

Работа с картотекой электронных документов

Вход в сервис «Электронные документы»

Если пользователю Редактором организации уже предоставлен доступ к сервису «Электронные документы», то в списке сервисов необходимо выбрать его и нажать кнопку «Войти в сервис» (рисунок 6).

Откроется окно рабочего стола, которое состоит из виджетов:

• Мои приложения – содержит список доступных пользователю приложений. Все приложения разбиты на группы. Для удобства работы группы можно сворачивать или разворачивать. Для открытия приложения необходимо выбрать его в списке щелчком мыши.
• Мои обсуждения – содержит список разделов обсуждений, при нажатии на раздел осуществляется переход в приложение «Обсуждения» в выбранный раздел,
• Мои уведомления – служит для быстрого просмотра списка уведомления, отображает то, какие изменения произошли в системе с электронными документами (подробнее о работе сервиса «Мои уведомления» см. СТО МИ пользователя «Папир: Центр уведомлений»).

По умолчанию приложение «Картотека электронных документов» открыто в соседней вкладке (рисунок 7).

Внешний вид картотеки электронных документов представлен на рисунке 8.

По умолчанию в картотеке отображаются неотмененные документы (подробнее о фильтре см. Фильтрация в картотеке).

В зависимости от выбранного узла картотеки слева список документов имеет разные столбцы для отображения. По данным полям можно осуществлять фильтрацию, вводя наименование запроса или его часть. Пользователь может самостоятельно настроить отображение столбцов (ширину столбца, скрыть лишние столбцы, изменить порядок), данные настройки будут сохранены в рамках браузера и режима, то есть при открытии на другом компьютере, в другом браузере или при включении приватного режима настройки будут свои независимые.

Для отображения и скрытия столбцов необходимо навести указать мышки на название любого столбца и нажать на появившуюся стрелочку , в выпадающем списке выбрать «Столбцы» и установить для отображения или снять для скрытия галочку напротив соответствующих наименований (рисунок 9).

Наименование электронного документа определяется следующим образом: Шаблон документа + Номер + «от» + Дата создания.

После сохранения электронный документ появляется в общем списке документов приложения «Электронные документы» (рисунок 10).