Действующая спецификация, в свою очередь, может быть переведена в другие статусы аналогичным способом.

Общая схема смены статусов в СЭД Lotus Notes представлена на рисунке 122.

Описание работы с договорами (статусы договоров) представлено в СТО МИ пользователя по работе с ПО «Договоры».

Изменение спецификаций в 1С после создания документа спецификации в Lotus

Если спецификация согласована в Lotus, то ее нельзя перевести в режим «Открыта для изменения» в 1С.

При необходимости спецификацию нужно отцепить от договора.

Если необходимо удалить спецификацию в Lotus и отцепить спецификацию в 1С от договора в Lotus, то нужно воспользоваться кнопкой «Синхронизация 1С» – Разорвать связь (отправить запрос), либо обратиться в Техподдержку.

Если спецификация еще не согласована в Lotus, для того, чтобы ее изменить в 1С (установить статус «Открыта для изменения»), нужно нажать кнопку «Разрешить/запретить редактирование спецификации в 1С» на панели действий, представлена на рисунке 123.

Результатом данного действия будет:

1. Перевод спецификации в статус «Открыта для изменения».

2. Снятие с согласования.

3. Разрешение редактирования спецификации в 1С (перевод в статус «Открыта для изменения»).

ПО кнопке «Разрешить / запретить редактирование в 1С» когда происходит запрет редактирования, проверять корректность отражения спецификации на сайте (см. раздел «Контроль отраженной на сайте суммы по проектам покупателя/продавца»)

При изменении спецификации в 1С, документ спецификации в Lotus автоматически не изменяется! Чтобы «синхронизировать» спецификацию в 1С с документом спецификации в Lotus нужно нажать кнопку «Обновить спецификацию (из 1С)» на панели действий (рисунок 124).

После внесения изменений в спецификацию в 1С следует запретить редактирование спецификации (кнопка в панели действий представлена на рисунке 125). Затем установить новый цикл и отправить обновленную спецификацию на согласование, перевести в «Действующие» (Согласование и статус спецификаций).

Если спецификация находится в статусе «Действующая», то в СЭД Lotus Notes недоступна кнопка «Разрешить/запретить редактирование».

Генерация спецификаций

Обработка позволяет массово генерировать прайсовые спецификации на стороне 1С и СЭД Lotus Notes, что может быть полезно, например, при изменении цен оказываемых услуг.

Первым этапом спецификации создаются на стороне 1С. На стороне СЭД Lotus Notes запускается обработка базах стандартных и оригинальных договоров, которая по ссылкам Notes договоров и номерам созданных в 1С спецификаций создает новые карточки документов и подтягивает данные проведенных спецификаций.

Обработка «Генерация спецификаций по новым ценам»

Групповое создание спецификаций в 1С: Бухгалтерия выполняется с помощью обработки «Генерация спецификаций по новым ценам». Внешний вид обработки представлен на рисунке 126

Реквизиты обработки:

• Организация – заполняется из справочника «Организации»,
• Дата спецификации – указывается дата, на которую будут созданы спецификации,
• Комментарий,
• Сводная услуга.

Табличная часть:

• Признак «Генерировать»,
• Контрагент,
• Договор,
• Спецификация – созданная спецификация,
• Ссылка договор лотус – ссылка на договор в СЭД Lotus Notes, заполняется автоматически после выбора договора.

В табличную часть необходимо добавить строки, указать контрагента, выбрать договор и указать сводную услугу.

Пример заполненной формы обработки представлен на рисунке 127.

По нажатию кнопки «Выполнить» для каждой строки с установленным флагом «Генерировать» будет создана спецификация с вариантом печатной формы «Прайс». Табличная часть «Услуги» заполняется по ПЦО указанной сводной услуги в табличной части обработки.

Спецификация записывается, но не проводится. Пример сгенерированной спецификации представлен на рисунке 128.

Важно!

Для того чтобы спецификация успешно подтянулась в СЭД Lotus Notes, она должна быть проведена в 1С и при необходимости отражена на портал MS Project.

Для генерации спецификаций в СЭД Lotus Notes необходимо сохранить данные из обработки. Для этого:

1. Вывести строки в табличный документ (рисунок 129):
   1. Спецификация,
   2. Ссылка договор лотус,

1. Сформированную таблицу сохранить как Текстовый файл ANSI (Windows) (*.txt) (рисунок 130).

1. В созданном текстовом файле удалить заголовок (должны остаться только строки с номерка спецификаций и ссылок Lotus (рисунок 131).

Обработка «Групповое создание спецификаций»

Спецификации создаются отдельно в базах стандартных договоров и в базах оригинальных договоров.

Для того чтобы запустить обработку, необходимо в базе договоров выбрать в меню «Действия» – «Сервис» – «Групповое создание спецификаций» (рисунок 132).