При открытии картотеки по умолчанию установлен фильтр «Неотмененные» в столбце «Метки». Для просмотра всех документов, в том числе отмененных, необходимо снять данный фильтр.

Для фильтра «Письма», а также «Входящие» и «Исходящие» доступна фильтрация по дополнительной метке электронных и бумажных писем (рисунок 23) (подробнее см. СТО МИ пользователя «Папир: Формы электронных документов»).

В столбце «Электронная подпись» отображается информация о подписании документа данным пользователем. Возможны следующие варианты иконок:

	– документ пописан пользователем,
	– документ не направлен на подписание или данного пользователя нет в списке подписывающих,
	– пользователь находится в списке подписывающих, документ требует подписания данного пользователя.

В столбце «Согласование» отображается информация о согласовании документа данным пользователем. Возможны следующие варианты иконок:

	– резолюция не требуется: документ еще не направлен на согласование, данного пользователя нет в списке согласующих или документ уже согласован данным пользователем,
	– ожидается резолюция: пользователь находится в списке согласующих, документ требует согласования данного пользователя.

Cбросить фильтр в столбцах «Электронная подпись» и «Согласование» можно с помощью выбора иконки .

Получение ссылки на документ

Для получения ссылки на документ необходимо в картотеке электронных документов нажать кнопку «Получить код для вставки» (рисунок 24).

В открывшемся окне отобразятся две ссылки (рисунок 25):

• Ссылка с наименованием – для вставки документа в системе Папир (будет отображаться наименование документа),
• Адрес ссылки – непосредственный адрес в сети интернет для перехода к документу извне системы.

Экспорт документов в Excel

Выгрузка в Excel доступных пользователю электронных документов осуществляется по кнопке «Экспорт в Excel».

Ссылка на полученный файл будет отправлена пользователю на адрес электронной почты, указанный в профиле (рисунок 26).

Файл будет содержать столбцы в соответствие с текущим узлом картотеки и попадут туда только те значения, которые удовлетворяют значениям введённых фильтров. Примененные фильтры также будут отображаться в файле.

Управление метками в картотеке

Создание метки в картотеке

В картотеке электронных документов имеется возможность сортировать, откладывать на дальнейшую обработку, присваивать различные метки документам: срочно, важно и т.д.

Для добавления собственной метки в картотеке необходимо нажать кнопку «Добавить метку» (рисунок 27).

Система выводит диалоговое окно, в котором необходимо ввести наименование метки и нажать кнопку «Добавить».

Пользовательские метки располагаются под системными папками, они упорядочены по алфавиту (рисунок 28).

Метка доступна только пользователю, добавившему её. Другие пользователи при входе в картотеку ее не видят.

Добавление метки к документу

Присвоить документу метку можно, нажав на значок в строке документа (рисунок 29).

В открывшемся окне необходимо ввести наименование метки (для вывода всех доступных меток можно использовать пробел). При поиске выводятся только метки, созданные вручную, системные фильтры не выводятся. Из выпадающего списка необходимо выбрать метку и нажать «Добавить в список» (рисунок 30).

Метка добавится в список меток для документа. При необходимости можно добавить сразу несколько меток для одного документа. После чего нажать кнопку «Сохранить».

Также возможно просто «перетащить» электронный документ указателем мыши в нужную метку (рисунок 31).

Система присвоит документу выбранную метку. У документа в столбце «Метки» добавится значок .

При выборе метки в дереве папок система отфильтрует документы по данной метке (рисунок 32).

Снятие метки с документа

Для снятия метки с документа необходимо нажать значок в строке документа.

В появившемся окне необходимо выбрать метку из списка меток документа и нажать кнопку «Удалить из списка» (рисунок 33).

Метка удалится из списка меток документа. После нажатия кнопки «Сохранить» метка снимается с электронного документа.

Редактирование наименования метки

Пользователь может переименовать созданную вручную метку. Для этого необходимо выбрать метку в дереве папок и нажать кнопку «Редактировать собственную метку» (рисунок 34). В появившемся окне ввести новое имя метки.