Для завершения бизнес-процесса необходимо нажать кнопку «Сохранить». Созданная заявка откроется в новой вкладке рабочего стола.

Просмотр деталей заявки на закупку

Для просмотра деталей заявки на закупку необходимо дважды щелкнуть на нее в картотеке заявок на закупку. Заявка на закупку откроется в новой вкладке рабочего стола. Внешний вид карточки заявки на закупку представлен на рисунке 208.

На вкладке «Общие сведения» отображается основная информация по заявке на закупке, а также список ресурсов.

На вкладке «Согласование» осуществляется согласование превышения ресурса заявки на закупку, а также доступен просмотр истории согласования (подробнее см. Согласование заявки).

На вкладке «Обсуждения» отображаются обсуждения по текущей заявке. Подробнее о работе с обсуждениями см. СТО МИ пользователя «Папир: Обсуждения».

Важно!

Обсуждение не создается автоматически при создании заявки на закупку. Обсуждение необходимо создавать вручную.

Смена статусов заявки на закупку

Каждая заявка на закупку имеет собственный статус:

• На редактировании – при создании заявки,
• Действующая,
• Объявлена закупка,
• Исполнена,
• Отменена.

Заявка определяет свой статус по самому раннему статусу среди своих строк, кроме заявки в статусе «Отменена» – данный статус присваивается заявке, если отменены все ее строки.

Алгоритм смены статусов представлен на рисунке 209.

Редактирование заявки на закупку

Для редактирования доступны только заявки со статусом «На редактировании».

Необходимо открыть нужную заявку на закупку и нажать на кнопку «Редактировать заявку на закупку» (рисунок 210). Кнопка активна для пользователей в роли «Менеджер проекта».

После нажатия кнопки открывается заполненная электронная форма заявки на закупку, которую можно отредактировать.

Заявки на закупку со статусом «На редактировании» не отображаются в Портфеле ресурсов.

Перевод заявки в статус «Действующая»

Для перевода заявки в статус «Действующая» необходимо в заявке нажать кнопку «Перевести в действующую» (рисунок 211).

При нажатии на кнопку «Перевести в действующую» каждая строка Заявки на закупку проверяется на превышение количества относительно строки ресурсной ведомости. Проверка осуществляется накопительным итогом, при этом учитываются все ранее созданные заявки в статусах «Действующая», «На согласовании», «Объявления закупка» и спецификации во всех статусах кроме «Отменена».

Важно!

Расчет превышения ресурсной ведомости в заявках на закупку учитывает коэффициент ТРУ, то есть количество в спецификации может быть не равно количеству ресурса,

Если проверка нашла превышение, то создается цикл согласования. Строки с превышением получают статус «На согласовании» (рисунок 212). В список согласующих попадают «Управляющий ИСП» и «Редактор проекта», которым отправляется уведомление о необходимости согласовать заявку на закупку в центр уведомлений (рисунок 213) и на e-mail.

По нажатию кнопки «Перевести в действующую» все строки табличной части заявки переводятся в статус «Действующая», если:

• По строке нет превышения,
• По строке есть превышение и оно согласовано,
• Строка находится в статусе «На редактировании».

Заявки на закупку в статусе «Действующая» не доступны для редактирования и блокируют часть объема ресурсной ведомости (используются в проверке превышения ресурсной ведомости).

Строки табличной части заявки в статусе «Действующая» возможно перевести в статус «На редактировании». Для этого необходимо отметить нужные строки со статусом «Действующая» и нажать на кнопку «Вернуть на редактирование» (рисунок 214).

Для перевода строк табличной части заявки в статус «Отменена» необходимо отметить нужные строки и нажать на кнопку «Отменить» (рисунок 215). Перевод в статус «Отменена» возможен для строк со статусами «Действующая» и «На редактировании».

Согласование заявки

Согласование заявки доступно для пользователей с ролями «Управляющий ИСП» и «Редактор проекта». Каждый из пользователей может согласовать только один раз.

Для согласования заявки необходимо перейти в раздел «Согласование», вкладка «Согласование заявки на закупку» (рисунок 216).

На вкладке отображаются роли пользователей, которым доступно согласование превышения ресурсов в заявке на закупку – Управляющий проектом и Редактор проекта, и кнопки для согласования или отклонения превышения, а также список ресурсов с превышением.

Для согласования пользователям с соответствующими ролями «Управляющий проектом» и «Редактор проекта» необходимо нажать кнопку . В этом случае, все строки формы и заявка перейдут в статус «Действующая». Если пользователю выданы права доступа и «Управляющий проектом» и «Редактор проекта», то ему будут доступны кнопки напротив обеих ролей.

При нажатии на кнопку все строки формы и заявка перейдут в статус «На редактировании», при этом является обязательным указание комментария (рисунок 217).

Инициатор согласования получит уведомление в центр уведомлений (рисунки 218 и 219) и на e-mail о результатах согласования.

На вкладке «История согласования» отображается история (рисунок 220).