Для отображения и скрытия столбцов необходимо навести указать мышки на название любого столбца и нажать на появившуюся стрелочку , в выпадающем списке выбрать «Столбцы» и установить для отображения или снять для скрытия галочку напротив соответствующих наименований (рисунок 9).

Наименование электронного документа определяется следующим образом: Шаблон документа + Номер + «от» + Дата создания.

После сохранения электронный документ появляется в общем списке документов приложения «Электронные документы» (рисунок 10).

Переход в карточку электронного договора осуществляется по двойному щелчку мыши или с помощью кнопки «Подробно» . Электронный документ открывается в новой вкладке приложения «Электронные документы».

Фильтрация в картотеке электронных документов

В картотеке отображаются электронные документы в соответствии с доступом пользователя, выбранным узлом картотеки и настроенными фильтрами.

По умолчанию в сервисе предоставлен список предустановленных системных папок (подробнее о работе с шаблонами электронных документов см. в СТО МИ пользователя «Папир: Формы электронных документов»):

• Все документы – отображаются все электронные документы, к которым у текущего пользователя есть доступ,
  • Договоры – отображаются электронные документы типа «Договор»,
    • Приложения – отображаются электронные документы типа «Приложение»,
    • Спецификации – отображаются электронные документы типа «Спецификация»,
  • Документация по проекту – отображаются электронные документы типа «Документация по проекту»,
    • 3D–модель – отображаются электронные документы типа «3D-модель»,
    • Проектная документация – отображаются электронные документы типа «Проектная документация»,
    • Рабочая документация – отображаются электронные документы типа «Рабочая документация»,
  • Исполнительная документация – отображаются электронные документы типа «Исполнительная документация»,
  • Первичные учетные документы – отображаются электронные документы типа «Первичны»,
  • Письма – отображаются электронные документа типа «Письмо», «Входящее письмо», «Исходящее письмо»,
    • Входящие – отображаются электронные документы типа «Входящее письмо»,
    • Исходящие – отображаются электронные документы типа «Исходящее письмо»,
  • Я – автор – отображаются электронные документы, созданные текущим пользователем.

Важно!

Письма, созданные до 31.12.2016, в фильтрах «Входящие» и «Исходящие» не отображаются.

Фильтрация документов доступна по всем столбцам картотеки.

При фильтрации по дате документа отображаются все электронные документы, созданные в указанный день или период. Доступны следующие типы фильтра:

• Фиксированный день – указывается конкретный день (рисунок 11),

• Предустановленный вариант – выбор из списка вариантов по умолчанию (рисунок 12):
  • Сегодня,
  • Вчера,
  • В этом месяце,

• Период – указывается начало и/или конец периода (рисунок 13).

Для сброса фильтра необходимо нажать кнопку «Очистить»: форма закроется и фильтр очистится.

Для столбцов «Дата регистрации вх. номера» и «Дата регистрации исх. номера» фильтрация выполняется аналогично.

Фильтрация по стороне документа возможна вводом необходимого текста в поле фильтра (полнотекстовым поиском) или через расширенный фильтр. В расширенном фильтре поиск настраивается по типу стороны и осуществляется как по каждому полю в отдельности (Название роли/Тип поиска/Наименование), так и по всем полям сразу (рисунок 14).

В поле «Название роли» указывается полное или частичное наименование роли в электронном документе («Получатель», «Поставщик» и т.д.) (рисунок 15), выполняется полнотекстовый поиск.

В поле тип поиска выбирается вариант поиска:

• «По части наименования» – поиск осуществляется из справочников юридических и физических лиц на основании введенных символов, значение установлено по умолчанию (рисунок 16),

• «По каталогу юр. лиц» – поиск осуществляется по справочнику юр. лиц по введенному наименованию или ИНН, при этом пользователю предлагается выбрать необходимую организацию (рисунок 17),

• «По каталогу физ. лиц» – поиск осуществляется по справочнику физических лиц, при это пользователю предлагается выбрать необходимое физ. лицо (рисунок 18).

По кнопке «Добавить сторону» появляются дополнительные поля для поиска по двум и более сторонам (рисунок 19). Максимум можно добавить три стороны для поиска. Для удаления стороны из поиска необходимо нажать на значок раздела с данной стороной.

Аналогично работает фильтрация в остальных папках.

В папке «Письма» фильтрация «По физическому лицу», «По юридическому лицу» и «По части наименования» доступна для столбцов «Отправитель», «Представитель отправителя», «Получатель» и «Представитель получателя». Использование нескольких фильтров позволяет сузить поиск до нескольких писем.

Например, для поиска писем от всех организаций, в которых в качестве представителя указано юридическое лицо «ИП Кагирова Галия Фаниловна» в адрес физического лица Золкин Д.В. необходимо указать (рисунок 20):

• В столбце «Представитель отправителя» в расширенном фильтре выбрать тип поиска «по каталогу юр.лиц», в поле «Наименование» ввести в строку поиска «ИП Кагирова Галия Фаниловна», выбрать нужное юр.лицо в появившемся списке и нажать «Ок»,
• В столбце «Получатель» в расширенном фильтре выбрать тип поиска «по каталогу физ.лиц», в поле «Наименование» ввести в строку поиска «Золкин», выбрать нужное физ.лицо в появившемся списке и нажать «Ок».

Фильтрация по инвестиционному проекту возможна либо по наименованию инвестиционного проекта, либо по отсутствию связи с инвестиционным проектом (рисунок 21).

При вводе данных в фильтры столбцов «Дата создания», «Стороны» («Отправитель» и «Получатель» для папки «Письма»), «Инвестиционные проекты» и «Объект» для применения фильтра действует горячая клавиша Enter.

В столбце «Метки» указана информация о присвоенных документу метках, при наведении курсора мышки на метку появится всплывающая подсказка:

• электронный документ был успешно выгружен в учетную систему,
• – электронный документ отменен.
• – электронному документу присвоена пользовательская метка.

Фильтрация возможна по наличию/отсутствию метки или нескольких меток у документа, для отображения всех документов необходимо выбрать вариант «Все» (рисунок 22). Для сброса фильтра – кнопка «Очистить».

Важно!

При открытии картотеки по умолчанию установлен фильтр «Неотмененные» в столбце «Метки». Для просмотра всех документов, в том числе отмененных, необходимо снять данный фильтр.

Для фильтра «Письма», а также «Входящие» и «Исходящие» доступна фильтрация по дополнительной метке электронных и бумажных писем (рисунок 23) (подробнее см. СТО МИ пользователя «Папир: Формы электронных документов»).