Вход в сервис «Электронные документы»

Если пользователю Редактором организации уже предоставлен доступ к сервису «Электронные документы», то в списке сервисов необходимо выбрать его и нажать кнопку «Войти в сервис» (рисунок 6).

Откроется окно рабочего стола, которое состоит из виджетов:

• Мои приложения – содержит список доступных пользователю приложений. Все приложения разбиты на группы. Для удобства работы группы можно сворачивать или разворачивать. Для открытия приложения необходимо выбрать его в списке щелчком мыши.
• Мои обсуждения – содержит список разделов обсуждений, при нажатии на раздел осуществляется переход в приложение «Обсуждения» в выбранный раздел,
• Мои уведомления – служит для быстрого просмотра списка уведомления, отображает то, какие изменения произошли в системе с электронными документами (подробнее о работе сервиса «Мои уведомления» см. СТО МИ пользователя «Папир: Центр уведомлений»).

По умолчанию приложение «Картотека электронных документов» открыто в соседней вкладке (рисунок 7).

Внешний вид содержимого вкладки представлен на рисунке 8.

По умолчанию в картотеке отображаются неотмененные документы (подробнее о фильтре см. Фильтрация в картотеке).

В зависимости от выбранного узла картотеки слева список документов имеет разные столбцы для отображения. По данным полям можно осуществлять фильтрацию, вводя наименование запроса или его часть. Пользователь может самостоятельно настроить отображение столбцов (ширину столбца, скрыть лишние столбцы, изменить порядок), данные настройки будут сохранены в рамках браузера и режима, то есть при открытии на другом компьютере, в другом браузере или при включении приватного режима настройки будут свои независимые.

Для отображения и скрытия столбцов необходимо навести указать мышки на название любого столбца и нажать на появившуюся стрелочку , в выпадающем списке выбрать «Столбцы» и установить для отображения или снять для скрытия галочку напротив соответствующих наименований (рисунок 9).

Наименование электронного документа определяется следующим образом: Шаблон документа + Номер + «от» + Дата создания.

После сохранения электронный документ появляется в общем списке документов приложения «Электронные документы» (рисунок 10).

Переход в карточку электронного договора осуществляется по двойному щелчку мыши или с помощью кнопки «Подробно» . Электронный документ открывается в новой вкладке приложения «Электронные документы».

Фильтрация в картотеке электронных документов

В картотеке отображаются электронные документы в соответствии с доступом пользователя, выбранным узлом картотеки и настроенными фильтрами.

По умолчанию в сервисе предоставлен список предустановленных системных папок (подробнее о работе с шаблонами электронных документов см. в СТО МИ пользователя «Папир: Формы электронных документов»):

• Все документы – отображаются все электронные документы, к которым у текущего пользователя есть доступ,
  • Договоры – отображаются электронные документы типа «Договор»,
    • Приложения – отображаются электронные документы типа «Приложение»,
    • Спецификации – отображаются электронные документы типа «Спецификация»,
  • Документация по проекту – отображаются электронные документы типа «Документация по проекту»,
    • 3D–модель – отображаются электронные документы типа «3D-модель»,
    • Проектная документация – отображаются электронные документы типа «Проектная документация»,
    • Рабочая документация – отображаются электронные документы типа «Рабочая документация»,
  • Исполнительная документация – отображаются электронные документы типа «Исполнительная документация»,
  • Первичные учетные документы – отображаются электронные документы типа «Первичны»,
  • Письма – отображаются электронные документа типа «Письмо», «Входящее письмо», «Исходящее письмо»,
    • Входящие – отображаются электронные документы типа «Входящее письмо»,
    • Исходящие – отображаются электронные документы типа «Исходящее письмо»,
  • Я – автор – отображаются электронные документы, созданные текущим пользователем.

Важно!

Письма, созданные до 31.12.2016, в фильтрах «Входящие» и «Исходящие» не отображаются.

Фильтрация документов доступна по всем столбцам картотеки.

При фильтрации по дате документа отображаются все электронные документы, созданные в указанный день или период. Доступны следующие типы фильтра:

• Фиксированный день – указывается конкретный день (рисунок 11),

• Предустановленный вариант – выбор из списка вариантов по умолчанию (рисунок 12):
  • Сегодня,
  • Вчера,
  • В этом месяце,

• Период – указывается начало и/или конец периода (рисунок 13).

Для сброса фильтра необходимо нажать кнопку «Очистить»: форма закроется и фильтр очистится.

Для столбцов «Дата регистрации вх. номера» и «Дата регистрации исх. номера» фильтрация выполняется аналогично.

Фильтрация по стороне документа возможна вводом необходимого текста в поле фильтра (полнотекстовым поиском) или через расширенный фильтр. В расширенном фильтре поиск настраивается по типу стороны и осуществляется как по каждому полю в отдельности (Название роли/Тип поиска/Наименование), так и по всем полям сразу (рисунок 14).

В поле «Название роли» указывается полное или частичное наименование роли в электронном документе («Получатель», «Поставщик» и т.д.) (рисунок 15), выполняется полнотекстовый поиск.

В поле тип поиска выбирается вариант поиска:

• «По части наименования» – поиск осуществляется из справочников юридических и физических лиц на основании введенных символов, значение установлено по умолчанию (рисунок 16),

• «По каталогу юр. лиц» – поиск осуществляется по справочнику юр. лиц по введенному наименованию или ИНН, при этом пользователю предлагается выбрать необходимую организацию (рисунок 17),

• «По каталогу физ. лиц» – поиск осуществляется по справочнику физических лиц, при это пользователю предлагается выбрать необходимое физ. лицо (рисунок 18).

По кнопке «Добавить сторону» появляются дополнительные поля для поиска по двум и более сторонам (рисунок 19). Максимум можно добавить три стороны для поиска. Для удаления стороны из поиска необходимо нажать на значок раздела с данной стороной.

Аналогично работает фильтрация в остальных папках.

В папке «Письма» фильтрация «По физическому лицу», «По юридическому лицу» и «По части наименования» доступна для столбцов «Отправитель», «Представитель отправителя», «Получатель» и «Представитель получателя». Использование нескольких фильтров позволяет сузить поиск до нескольких писем.

Например, для поиска писем от всех организаций, в которых в качестве представителя указано юридическое лицо «ИП Кагирова Галия Фаниловна» в адрес физического лица Золкин Д.В. необходимо указать (рисунок 20):

• В столбце «Представитель отправителя» в расширенном фильтре выбрать тип поиска «по каталогу юр.лиц», в поле «Наименование» ввести в строку поиска «ИП Кагирова Галия Фаниловна», выбрать нужное юр.лицо в появившемся списке и нажать «Ок»,
• В столбце «Получатель» в расширенном фильтре выбрать тип поиска «по каталогу физ.лиц», в поле «Наименование» ввести в строку поиска «Золкин», выбрать нужное физ.лицо в появившемся списке и нажать «Ок».