При нажатии на пиктограмму открывается окно просмотра печатной формы документа (см. Просмотрщик документов). Для переноса документов из нижней части окна в верхнюю необходимо выделить документ и нажать кнопку «Добавить». По нажатию кнопки «Добавить все» все отображаемые документы, статус которых позволяет согласовывать данный документ, будут перенесены в верхнюю часть окна.

Важно!

Текущий документ добавляется в список «Предмет согласования» по умолчанию без возможности его дальнейшего удаления.

По нажатию кнопки «Добавить все» переносятся только отображаемые документы, то есть если связанные документы какого-то из документов свернуты на дереве документов, то они в пакет согласования не попадут.

Для продолжения работы мастера нажать «Далее».

782 × 641 пикс.     Открыть в новом окне

На следующем шаге система выводит список сторон, участвующих в согласовании, и принудительно без возможности отмены включает участие сторон, для которых есть правило доступа к циклу согласования «Обязательное участие организации в согласовании документов» (см. СТО МИ пользователя «Папир: Управление организацией» раздел «Правила доступа к электронным документам»).

Важно!

В список стороны НЕ выводятся организации, НЕ работающие в системе Папир.

Если для организации включено правило «Обязательное участие организации в согласовании документов», в котором объявлены наблюдатели ИЛИ участники согласования организации, то участие в согласовании данной организации является обязательным (рисунок 88).

Пользователю необходимо выбрать организации, для которых будет проводиться согласование и указать ответственных лиц.

При установленном чекбоксе «Уведомлять инициатора согласования об изменениях статусов согласования сторон» инициатору согласования будут приходит уведомления при изменении статусов согласования сторон (рисунок 89). Уведомление будет дублироваться на e-mail (рисунок 90).

Важно!

Чекбокс «Уведомлять инициатора согласования об изменениях статусов согласования сторон» установлен по умолчанию.

Для окончания определения параметров цикла согласования нажать кнопку «Сохранить».

Указанному ответственному лицу для стороны приходит уведомление (о работе с уведомлениями см. СТО МИ пользователя «Папир: Центр уведомлений») о необходимости запустить согласование (рисунок 91). Сообщение дублируется на e-mail (рисунок 92).

Важно!

Если у пользователя нет доступа к электронному документу, то он не сможет открыть документ.

После определения параметров согласования статус документа изменится на «На согласовании», а статус выбранных сторон «Требуется согласование».

Важно!

После того как электронный документ переведен в статус «На согласовании», над ним возможно только проведение непосредственно процедуры согласования или отмены согласования. Любые другие действия с электронным документом недоступны.

Редактирование параметров согласования

Редактирование параметров согласования доступно пользователям с ролями:

• «Редактор»,
• «Администратор»,
• «Участник согласования» при наступлении очереди согласования,
• «Наблюдатель согласования» при условии, что у пользователя есть роль «Редактор» или «Администратор».

Для редактирования параметров согласования необходимо нажать кнопку «Изменить параметры согласования» (рисунок 93).

В открывшемся окне внести необходимые изменения и нажать кнопку «Подтвердить» (рисунок 94).

Важно!

Если сторона запустила согласование, то есть ее статус отличается от «Требует согласования» (см. Определение списка участников согласования документа), то ее удаление из сторон согласования и изменение ответственного менеджера невозможно.

Важно!

Если установлен чекбокс «Уведомлять инициатора согласования об изменении статусов согласования сторон», то при каждом изменении «Сторон согласования» инициатору согласования будет приходить уведомление.

Определение списка участников согласования документа

Важно!

Список участников согласования определяется для каждой стороны отдельно.

Определение круга участников согласования документа осуществляется по нажатию кнопки «Запустить цикл согласования» (рисунок 95), которая доступна для пользователей с ролью «Ответственный менеджер» для данной стороны, при условии, что у пользователя также есть роль «Редактор» или «Администратор».

В открывшемся окне «Параметры цикла согласования» доступно изменение списка участников и наблюдателей организации.

Для добавления участника согласования необходимо начать ввод данных (ФИО) участника согласования. В выпадающем списке выбрать необходимого участника и нажать кнопку «Добавить в список» (рисунок 96) или кнопку Enter на клавиатуре.

Важно!

Невозможно отправить документ на согласование, если не выбран хотя бы один участник, ответственный за согласование документа.

При нажатии на символ открывается подробная информация об участнике согласования (рисунок 97).

В список участников согласования запрещено повторное добавление пользователя, при попытке продублировать уже выбранного пользователя появится сообщение об ошибке (рисунок 98).