Для документов в статусе «Согласован» доступна кнопка «Редактировать», при нажатии на которую открывается форма электронного документа. После сохранения необходимых изменений статус документа становится «На редактировании».

Ручной перевод документов в статус «Действует (вручную)»

Электронные документы типа «Договор», «Спецификация», «ПУД», «Приложение» в СЭД Папир можно перевести в действующие на основании скана подписанного документа, даже если одна из сторон не работает в Папир.

Перевести документ в статус «Действует (вручную)» могут пользователи с ролью «Контролер» (см. Управление правами доступа к документу). Данная роль выдается редактором организации через правило доступа (см. СТО МИ пользователя «Папир: Управление организацией»).

Для перевода документа в статусе «Согласован» в статус «Действующие (вручную)» необходимо нажать кнопку «Перевести в состояние действует (вручную)» и подтвердить действие, по необходимости оставив комментарий (рисунок 103).

Важно!

Кнопка «Перевести в состояние действует (вручную)» доступна только для документов в статусе «Согласован»,

Связанные документы

Раздел «Связанные документы» в карточке документа позволяет просмотреть перечень связанных и дочерних документов, создать дочерние документы, добавить и удалить связь с документом.

Список связанных документов содержит таблицу с колонками (рисунок 104):

• Наименование документа – иерархическое дерево, по умолчанию развернута вся цепочка родительских документов до текущего,
• Статус – статус электронного документа,
• Ссылка на просмотр печатной формы.

При нажатии на ссылку для просмотра печатной формы открывается окно с печатной формой (рисунок 105). Подробнее о работе с просмотрщиком см. в разделе Просмотрщик документов.

Если документ содержит дочерние и(или) связанные документы, то напротив заголовка раздела «Связанные документы» будет отображаться цифра в скобках с указанием числа таких документов. В случае, если в документе нет ни одного связанного или дочернего документа, то число в скобках отображаться не будет.

Создание дочернего документа

Для создания дочернего документа необходимо нажать кнопку «Создать новый дочерний документ». В открывшемся окне выбрать необходимый шаблон дочернего документа и нажать кнопку «Выбрать» (рисунок 106). Заполнение шаблонов документов описано в СТО МИ пользователя «Папир: Формы электронных документов».

Добавление/удаление связи с документом

Добавление связи осуществляется по нажатию кнопки «Связать с документом». Система выводит картотеку электронных документов в модальном окне. В данном окне выбирается электронный документ и нажимается кнопка «Выбрать» (рисунок 107).

Выбранный электронный документ добавляется на один уровень иерархии с тем, к которому осуществлялась привязка. Аналогичная запись добавляется в раздел «Связанные документы» электронного документа, к которому была осуществлена привязка (рисунок 108).

Для удаления связи с документом (не дочерним к данному) выбирается строчка с наименованием документа и нажимается кнопка «Удалить связь с документом». Система удаляет строки из разделов «Связанные документы» текущего документа и связанного.

При попытке удалить дочерний документ появится служебное сообщение (рисунок 109).

Просмотреть печатную форму можно, нажав пиктограмму напротив нужного документа. Система откроет просмотрщик в отдельном окне. Данное окно можно развернуть на весь экран.

Управление папками в картотеке

Создание папки в картотеке

В картотеке электронных документов имеется возможность сортировать, откладывать на дальнейшую обработку, присваивать различные теги документам: срочно, важно и т.д.

Для добавления собственного тега в картотеке необходимо нажать кнопку «Добавить папку» (рисунок 110).

Система выводит диалоговое окно, в котором необходимо ввести наименование папки и нажать кнопку «Добавить».

Пользовательские папки располагаются под системными, они упорядочены по алфавиту (рисунок 111).

Папка доступна только пользователю, добавившему её. Другие пользователи при входе в картотеку ее не видят.

Добавление документа в папку

Добавить документ в папку можно, нажав на значок в строке документа (рисунок 112).

В открывшемся окне необходимо ввести наименование папки (для вывода всех доступных папок можно использовать пробел). При поиске выводятся только папки, созданные вручную, системные папки не выводятся. Из выпадающего списка необходимо выбрать папку и нажать «Добавить в список» (рисунок 113).

Папка добавится в список папок для документа. При необходимости добавить документ можно сразу в несколько папок. После чего нажать кнопку «Сохранить» (рисунок 114).

Также возможно просто «перетащить» электронный документ указателем мыши в нужную папку (рисунок 115).

Система добавит документ в выбранные папки.

При выборе папки в дереве папок система фильтрует документы по тегу. Отображение в папке имеет набор столбцов аналогично представлению «Все документы» (рисунок 116).

Исключение документа из папки