Список подписывающих формируется автоматически из тех лиц, которые были указаны как представители при создании электронного документа, для них указана следующая информация:

• Сторона – Поставщик/Покупатель,
• Представитель – представитель компании (физлицо или юрлицо), который будет указана в печатной форме (данные синхронизируются с учетной системой, подробнее см. СТО МИ пользователя "Интеграция с облачной СЭД Папир"),
• ФИО – пользователь портала, соответствующий представителю. Если представитель физическое лицо, то колонка заполнена автоматически. Если представителем является юридическое лицо, то необходимо выбрать представителя из списка, отфильтрованному по указанному юр.лицу.

Автоматически добавленных пользователей удалить нельзя. Появится предупреждающее сообщение (рисунок 79).

У автоматически добавленных пользователей можно дозаполнить пустые ячейки в строке ФИО.

Автоматически добавленный список можно отредактировать, добавив новых пользователей или удалив их. Добавить новых пользователей можно с помощью кнопки . На открывшейся форме необходимо выбрать сторону и представителя данной стороны. Значение в ячейке ФИО подставляется автоматически, если в выпадающем списке одно значение, иначе необходимо заполнить ячейку самостоятельно (рисунок 80).

Нажать «Сохранить».

Выбрать два раза одно и то же лицо для передачи на подписание невозможно, появится предупреждающее сообщение (рисунок 81).

По кнопке «Сохранить список» окно закрывается, документ меняет статус на «Обсуждается (на подписании)».

Автоматически выбранным пользователям добавляется роль доступа «Редактор», и им становится доступно подписание электронного документа (рисунок 82).

Добавленным пользователям отправляется email-уведомление c целью их информирования о необходимости произвести подписание.

Система отображает список подписывающих сторон со следующей информацией:

• Дата направления на подпись,
• Участник,
• Статус подписания (подписано / не подписано),
• Дата подписания,
• Комментарий.

Справа от раздела «Подписание» появляется счетчик, показывающий направлен ли документ на подписание, количество подписывающих и количество подписавших документ (рисунок 83).

Редактирование списка подписывающих сторон

Отредактировать участников, подписывающих документ, можно только у документа в статусе «Обсуждается (на подписании)». Для редактирования необходимо нажать кнопку «Изменить список подписывающих сторон» (рисунок 84).

В открывшемся окне «Список подписывающих» пользователь может добавить новых участников или исключить участников из списка, кроме участников, добавленных системой автоматически. Сохранение происходит по кнопке «Сохранить список».

После редактирования списка подписывающих сторон добавленным пользователям отправляется email-уведомление c целью их информирования об изменении участников.

Подписание электронного документа

Подписать можно документ, имеющий статус «Обсуждается (на подписании)».

Системные требования

Программные средства, требуемые для обеспечения возможности подписания документов электронной подписью:

• Браузер Internet Explorer 10 и выше. Остальные браузеры для работы не поддерживаются: при попытке подписать документ в другом браузере система будет выводить ошибку (рисунок 85),

• Операционная система Windows XP и выше,
• Плагин КриптоПро – плагин, необходимый для создания и проверки электронной подписи (установка плагина описана в СТО МИ пользователя «Папир: Управление профилем»).
• Сертификат, выданный Удостоверяющим центром (добавление сертификата в список доверенных описана в СТО МИ пользователя «Папир: Управление профилем»), или смарт-карта.

Подписание документа

В разделе «Подписание» необходимо нажать кнопку «Подписать».

Важно!

Может появиться сообщение Security Alert (рисунок 86), в котором сообщается, что порталу требуется доступ к личным сертификатам ЭЦП, зарегистрированным в Вашей системе. Нажмите на кнопку «Yes», иначе операция будет прервана, и Вы не сможете подписать документ.

Далее, открывается окно «Подписание документа» со списком сертификатов, которые разрешено использовать для подписи документов в информационной системе, и полем для ввода комментария (рисунок 87). Необходимо выбрать сертификат, содержащий информацию о пользователе и компании, представителем которой пользователь является.

Важно!

Если подписание происходит с помощью смарт-карты, то она должна быть установлена в картридер, иначе будет доступен только просмотр сертификатов в хранилище локального компьютера.

Важно!

Сертификат должен быть добавлен в список во вкладке «Сертификаты» приложения «Управление профилем», иначе появится предупреждающее сообщение вида «Не удалось подписать документ. Сертификат, которым производится подписание, не зарегистрирован для текущего пользователя».

Необходимо выбрать нужный сертификат из списка, при необходимости добавить комментарий и нажать кнопку «Подписать». Возможно появление предупреждающего окна (рисунок 88).

Необходимо нажать «Да». При необходимости отметить «Не показывать диалог в следующий раз». Если пользователь подписывает документ с помощью смарт-карты, то система предложит ввести пароль (рисунок 89). Необходимо ввести пароль и нажать «ОК».

После подписания электронного документа электронной подписью пользователь отмечается как подписавший документ. Подпись может быть загружена по кнопке (рисунок 90).

Скачиваемый документ и файл подписи позволяют проходить проверку в сервисе https://www.gosuslugi.ru/pgu/eds/ (см. Проверка электронной подписи на подлинность).

После подписания документа пользователю недоступно для выполнения редактирование документа и сценарии, связанные с согласованием документа (определение списка участников, редактирование списка участников, перезапуск согласования, отмена текущего согласования).