В открывшейся форме необходимо (рисунок 45):

• Выбрать тип обсуждения (при выборе Закрытого типа обсуждения добавить пользователей; при выборе Открытого типа выбор пользователей будет недоступен),
• Заполнить тему,
• Заполнить текст сообщения,
• При необходимости по кнопке «Добавить вложение» прикрепить файлы,
• Нажать кнопку «Опубликовать».

После сохранения обсуждение автоматически свяжется с документом и появится в разделе «Обсуждения» (рисунок 46).

Согласование документа

Используемые термины

Согласование – процедура, проводимая с целью достижения договоренности и общего согласия между лицами, участвующими в согласовании конкретного проекта документа (визирующими лицами) по поводу условий данного документа.

Предмет согласования – электронный документ или пакет электронных документов (несколько электронных документов, связанных между собой), которые проходит процедуру согласования.

Стороны согласования – конечные стороны (физические и юридические лица) электронного документа, который проходит процедуру согласования (например, «Получатель» и «Отправитель» для электронного документа типа «Письмо (простое)», «Покупатель» и «Поставщик» для электронного документа типа «СТД ИСП-40 Договор поставки»).

Роли пользователей:

• Читатель – пользователи с правами доступа «Читатель» к электронному документу (см. Управление правами доступа к документу), видят статус согласования сторонами документа и предмет согласования,
• Редактор – пользователи с правами доступа «Редактор» к электронному документу (см. Управление правами доступа к документу), может инициировать, редактировать параметры и отменять согласование,
• Администратор – пользователи с правами доступа «Администратор» к электронному документу (см. Управление правами доступа к документу), может инициировать, редактировать параметры и отменять согласование
• Инициатор согласования – пользователь, запустивший процедуру согласования (нажавший кнопку «Определить параметры согласования»), автоматически присваивается роль «Наблюдатель»,
• Наблюдатель – пользователь, ответственный за ход согласования, но не участвующий в процедуре согласования непосредственно, может инициировать, редактировать и отменять согласования,
• Участник согласования – пользователь, который должен вынести резолюцию по предмету согласования.

Параметры согласования – настройки согласования, в которые входит:

• Предмет согласования,
• Стороны согласования,
• Уведомление сторон согласования при необходимости
• Уведомления инициатора согласования.

Цикл согласования – непосредственные настройки согласования для каждой стороны, в которые входит:

• Список согласующих, конечных пользователей системы,
• Список наблюдающих,
• Настройка уведомлений.

Начало работы с разделом «Согласование»

Раздел «Согласование» содержит информация о процедуре согласования электронного документа.

Функционально раздел разделен на три зоны (рисунок 47):

• Предмет согласования – список документов для согласования; при нажатии на пиктограмму открывается окно с печатной формой документа (см. Просмотрщик документов),
• Стороны согласования – отображаются стороны документа и статус согласования в зависимости от предмета согласования,
• Ход согласования – отображается история согласования для каждой стороны:
  • Сторона,
  • Цикл согласования,
  • Дата начала,
  • Инициатор цикла согласования,
  • Статус.

Для каждой стороны, участвующей в согласовании, в ходе согласования отображается:

• Очередь,
• Участник,
• Решение – резолюция участника,
• Дата и время,
• Комментарий.

Записи в ходе согласования отсортированы по дате начала с учетом времени.

При снятии чекбокса «Показать завершенные циклы согласования» отображаются только активные циклы согласования. При установке чекбокса «Показать завершенные циклы согласования» отображаются все циклы согласования, в том числе завершенные (рисунок 48).

Каждый запущенный цикл для каждой стороны нумеруется по порядку. Незапущенные циклы согласования (при запущенном процессе согласования) не нумеруются.

Для удобства пользователь может изменить размеры зоны, но при повторном открытии документа зоны примут размеры, заданные по умолчанию.

Роли пользователей

Помимо стандартных ролей доступа к документу – читатель, редактор, администратор (подробнее см. Управление правами доступа к документу) – для согласования существуют роли:

• Участник согласования,
• Наблюдатель согласования,
• Инициатор согласования.

Все пользователи, имеющие доступ к карточке электронного документа, видят статус согласования сторонами документа и предмет согласования.

«Участник согласования» видит информацию о циклах согласования, в которых он участвует, а также вносит при наступлении своей очереди при последовательном цикле согласования или в любой момент при параллельном цикле согласования пока цикл согласования находится в статусе «На рассмотрении» вносит визу.

«Наблюдатель согласования» видит информацию о циклах согласования, в которых он является наблюдателем, но НЕ вносит резолюции согласования.

«Редактор» и «Администратор» могут видеть команды управления циклом согласования, если входят в список «Участников согласования» или «Наблюдателей согласования».

Определение параметров согласования

Система позволяет начать согласование только для документов, находящихся в статусе «Обсуждается (на редактировании)». Невозможно отправить на согласование документ, находящийся на подписании или подписанный.

В ходе определения параметров согласования необходимо:

• Указать документы для согласования,
• Выбрать стороны для согласования (в соответствии с электронными документами),
• Уведомить ответственное лицо каждой стороны.

Для этого необходимо нажать кнопку «Определить параметры согласования» (рисунок 49). Кнопка доступна пользователям с ролью «Редактор» или «Администратор».

В открывшемся окне визарда необходимо выбрать документы для согласования. В верхней части окна отображаются выбранные документы для согласования, в нижней – доступные к выбору: документ, его дочерние и связанные документы. При этом документы, находящиеся в статусе, который не позволяет согласовывать данный документ (отличный от «На редактировании»), и имеющие список сторон, отличный от основного документа, отображаются серым цветом (рисунок 50).

При нажатии на пиктограмму открывается окно просмотра печатной формы документа (см. Просмотрщик документов). Для переноса документов из нижней части окна в верхнюю необходимо выделить документ и нажать кнопку «Добавить». По нажатию кнопки «Добавить все» все отображаемые документы, статус которых позволяет согласовывать данный документ, будут перенесены в верхнюю часть окна.

Важно!

Текущий документ добавляется в список «Предмет согласования» по умолчанию без возможности его дальнейшего удаления.

По нажатию кнопки «Добавить все» переносятся только отображаемые документы, то есть если связанные документы какого-то из документов свернуты на дереве документов, то они в пакет согласования не попадут.

Для продолжения работы мастера нажать «Далее».

782 × 641 пикс.     Открыть в новом окне

На следующем шаге система выводит список сторон, участвующих в согласовании, и принудительно без возможности отмены включает участие сторон, для которых есть правило доступа к циклу согласования (см. СТО МИ пользователя «Папир: Управление организацией» раздел «Правила доступа к электронным документам»).