Отмена текущего согласования документа

Отменить согласование возможно у документа со статусом «На согласовании» и статусом согласования «Согласован» и статусом стороны согласования «На согласовании», «Согласован», «Не прошел согласование».

Кнопка отмены согласования доступна:

• Ответственный менеджер,
• Контролер ответственного менеджера.

Для отмены текущего согласования документа и его результатов необходимо выполнить команду «Отменить согласование» и подтвердить свое решение (рисунок 70).

После отмены согласования статус согласования документа, список предметов и сторон согласования очищается.

Перезапуск согласования документа

Перезапустить согласование электронного документа, сохранив список участников текущего или завершенного согласования, можно у документа в статусе «Обсуждается (на согласовании)» и статусом согласования «Согласован», «Не прошел согласование», «На рассмотрении». Для этого необходимо выполнить команду «Перезапустить согласование». Откроется окно, в котором можно изменить состав участников согласования или оставить прежний, и выполнить команду «Перезапустить согласование».

После перезапуска согласования текущее согласование отменяется и статус стороны согласования документа принимает значение «На рассмотрении». Для участников становится доступна кнопка «Добавить резолюцию».

Пакетное согласование документов

СЭД Папир позволяет проводить пакетное согласование документов: выбранного электронного документа и всех его дочерних и связанных документов, находящихся в статусе «На редактировании» (рисунок 71).

Документы, находящиеся в статусе, который не позволяет согласовывать данный документ (отличный от «На редактировании»), отображаются серым цветом.

В случае, когда для документов, входящих в пакет, заданы правила доступа к циклу согласования (см. СТО МИ пользователя «Папир: Управление организацией» раздел «Правила доступа к электронным документам»), то они применяются к пакету наравне с правилами основного документа, из которого запускалось согласование. Если пользователь должен согласовать только один документ из пакета, контроллер при выставлении визы может указать комментарием, что он согласовывал конкретный документ.

При инициации согласования все документы переходят в статус «На согласовании». Внешний вид раздела «Согласование» связанного документа представлен на рисунке 72.

Важно!

После того как электронный документ переведен в статус «На согласовании», над ним возможно только проведение непосредственно процедуры согласования или отмены согласования. Любые другие действия с электронным документом недоступны.

При согласовании всех активных циклов согласования статус всех документов меняется на «Согласован», у пакетного документа раздел согласование принимает вид, представленный на рисунке 73.

При отмене согласования статус всех документов меняется на «На редактировании» и связь документов в пакете удаляется. Отмена согласования доступна только в документе, в котором была инициирована процедура согласования.

Редактирование любого документа в статусе «Согласован», который входил в пакетное согласование, приводит к переводу данного документа в статус «На редактировании» и очистке раздела согласования, остальные документы пакета сохраняют статус «Согласован». Отредактированный документ удаляется из списка «Предмет согласования» в документе-пакетере.

Подписание ЭЦП

Определение списка подписывающих сторон

Определить список участников для подписания может пользователь в роли «Ответственный менеджер» и только у документа в статусе «Обсуждается (на редактировании)», «Обсуждается (согласован)». В данных статусах кнопка «Определить список подписывающих сторон» будет активна (рисунок 74).

Для ряда электронных документов кнопка «Определить список подписывающих сторон» доступна лишь после согласования:

• Универсальный договор,
• СТД ИСП-40,
• СТД ИСП-50,
• СТД ИСП-51,
• Универсальная спецификация,
• Акт сдачи-приемки выполненных работ,
• Товарная накладная,
• Транспортная накладная.

Если список подписывающих сторон пустой (подписание было отменено или еще не было инициировано), то выводится сообщение «Документ не направлен на подписание сторонами».

Для выбора участников подписания необходимо нажать кнопку «Определить список подписывающих сторон». Откроется окно «Список подписывающих» (рисунок 75).

Список подписывающих формируется автоматически из тех лиц, которые были указаны как представители при создании электронного документа, для них указана следующая информация:

• Сторона – Поставщик/Покупатель,
• Представитель – представитель компании (физлицо или юрлицо), который будет указана в печатной форме (данные синхронизируются с учетной системой, подробнее см. СТО МИ пользователя "Интеграция с облачной СЭД Папир"),
• ФИО – пользователь портала, соответствующий представителю. Если представитель физическое лицо, то колонка заполнена автоматически. Если представителем является юридическое лицо, то необходимо выбрать представителя из списка, отфильтрованному по указанному юр.лицу.

Автоматически добавленных пользователей удалить нельзя. Появится предупреждающее сообщение (рисунок 76).

У автоматически добавленных пользователей можно дозаполнить пустые ячейки в строке ФИО.

Автоматически добавленный список можно отредактировать, добавив новых пользователей или удалив их. Добавить новых пользователей можно с помощью кнопки . На открывшейся форме необходимо выбрать сторону и представителя данной стороны. Значение в ячейке ФИО подставляется автоматически, если в выпадающем списке одно значение, иначе необходимо заполнить ячейку самостоятельно (рисунок 77).

Нажать «Сохранить».

Выбрать два раза одно и то же лицо для передачи на подписание невозможно, появится предупреждающее сообщение (рисунок 78).

По кнопке «Сохранить список» окно закрывается, документ меняет статус на «Обсуждается (на подписании)».

Автоматически выбранным пользователям добавляется роль доступа «Ответственный менеджер», и им становится доступно подписание электронного документа (рисунок 79).

Добавленным пользователям отправляется email-уведомление c целью их информирования о необходимости произвести подписание.

Система отображает список подписывающих сторон со следующей информацией:

• Дата направления на подпись,
• Участник,
• Статус подписания (подписано / не подписано),
• Дата подписания,
• Комментарий.

Справа от раздела «Подписание» появляется счетчик, показывающий направлен ли документ на подписание, количество подписывающих и количество подписавших документ (рисунок 80).