В момент окончания закупки процедура подведения итогов по Закупке происходит следующим образом:

• Устанавливается запрет на редактирование коммерческих предложений, созданных на основании данной закупки,
• Открываются для просмотра названия юридических лиц поставщиков, подававших коммерческие предложения,
• Закупка принимает статус «Подводятся итоги»,
• Представителю заказчика приходит уведомление о том, что ему необходимо выбрать победителя.

В момент подведения итогов коммерческие предложения не могут быть исправлены поставщиками, то есть данные уже не изменятся и их можно использовать для анализа. Для этого в разделе «Предложения» есть возможность по кнопке «Экспорт в Excel» выгрузить все поступившие коммерческие предложения в Excel файл, который попадает в раздел «Файлы» (рисунок 36). На сайте «Закупки» этот файл отображаться не будет.

После появления сообщения об успешном экспорте предложений в файл, документ появится в разделе «Файлы» (рисунок 37).

1143 × 428 пикс.     Открыть в новом окне	Экспортированный файл.

Загрузить файл можно с помощью кнопки . В нем представлена общая информация по всем поступившим предложениям и по каждому предложению в отдельности (рисунок 38).

Выбор победителя

Выбор победителя можно осуществить в разделе «Предложения» у закупки со статусом «Подводятся итоги». Для этого необходимо нажать кнопку «Определить победителей». В открывшемся окне отобразится список всех поступивших коммерческих предложений в виде таблицы (рисунок 39).

802 × 302 пикс.     Открыть в новом окне	Выбор победителей закупки.

К выбору доступны строки с контрагентами вне зависимости от статуса. Выбрав необходимые строки, нажать кнопку «Выбрать». После нажатия на кнопку данные фиксируются и отредактировать их нельзя.

После выбора победителя закупки:

• Закупка переходит в статус «Закупка завершена»,
• Всем участникам закупки рассылается уведомление об итогах проведенной закупки со ссылкой на электронную карточку закупки, где пользователь может ознакомиться с итогами и выбранным поставщиком (рисунок 40),

• напротив выбранных победителей отображаются пиктограммы (рисунок 41).

715 × 179 пикс.     Открыть в новом окне

Формирование договора и(или) спецификации из закупки

По результатам закупки может быть создано несколько черновиков спецификаций с победителями закупки. Для того чтобы сформировать договор со спецификацией или спецификацию на основании уже созданного ранее договора, необходимо запустить процесс создания по кнопке (рисунок 42).

В появившемся окне необходимо выбрать действие: создать черновик договора со спецификацией или использовать существующий договор (рисунок 43). Если покупателей закупки больше одного, то окно определения способа создания черновика должно появиться несколько раз (с уточнением Покупателя и Продавца-победителя, для которых делается выбор).

1107 × 542 пикс.     Открыть в новом окне

При создании черновика договора со спецификацией произойдет создание на основании проведенной закупки договора и дочернего к нему документа – универсальной спецификации.

Новый договор создается согласно формы договора закупки, в котором заполняются стороны договора согласно покупателя и продавца-победителя.

В универсальной спецификации заполняются:

• Стороны по договору,
• Вид ресурса,
• Инвестиционный проект,
• Объект, его адрес,
• Пакет работ верхнего уровня,
• Табличная часть согласно коммерческого предложения победителя (в нем могут быть не все ресурсы). В случае, если строка коммерческого предложения заполнена некорректно (отсутствует значение наименования ТРУ и Цена за ед.изм.), то в табличную часть строка попадать не будет.

Количество создаваемых универсальных спецификаций определяется количеством пакетов работ верхнего уровня, входящих в строки коммерческого предложения.

При выборе варианта «Добавить спецификацию в существующий договор» появится окно с возможностью выбора ранее созданного договора между Покупателем и Продавцом-победителем, а также формой договора равной форме закупки. Находим нужный договор и переходим далее (рисунок 44).

1047 × 581 пикс.     Открыть в новом окне

Просмотреть список созданных договоров можно в разделе «Электронные документы» (рисунок 45).

Описание процесса работы с приложением «Электронные документы» описаны в СТО МИ пользователя «Папир: Электронные документы».

Сайт «Закупки»

Сайт «Закупки» располагается на портале «Маркетинговые технологии» (рисунок 46).

После ввода наименования покупателя и нажатия на кнопку «Найти» открывается каталог по покупателям (рисунок 47).

Выбрав наименование покупателя, открывается список закупок (рисунок 48).

Реквизиты:

• Дата начала закупки,
• Дата окончания закупки,
• Наименование закупки,
• Статус – текущий статус закупки,
• Покупатель – организация-заказчик,
• Продавец – победитель закупки, организация-поставщик.

Статусы Закупки:

• Проводится закупка – статус присваивается закупке с момента создания закупки и до момента ее окончания,
• Подводятся итоги – статус присваивается закупке после дедлайна, по которой поступило хотя бы одно коммерческое предложение,
• Закупка не состоялась – статус присваивается закупке после дедлайна, по которой не поступило ни одного коммерческого предложения,
• Закупка отменена – статус присваивается закупке, которая была отменена представителем покупателя,
• Закупка завершена – статус присваивается закупке, после того как определен поставщик-победитель.

Вместе с началом процесса подачи Коммерческих предложений поставщиками на сайте «Закупки» происходит отображение поданных полных и неполных предложений с указанием стоимости, даты и времени подачи Коммерческого предложения. Во время проведения закупки наименования юридических лица, участвующих в коммерческом предложении, скрыты для просмотра (рисунок 49).

В карточке закупки отображается общая информация по ней:

• Форма договора,
• Условия договора,
• Начало и окончание закупки,
• Покупатель,
• Статус закупки,
• Контактное лицо.

После того как Закупка завершена имена поставщиков, добавившие коммерческие предложения, отображаются на сайте.

Победители закупки отображаются на сайте в поле «Победители» (рисунок 50).