Другие обсуждения в списке обсуждений электронного документа могут появляться в случаях:

• Если в комментариях появившегося обсуждения кем-то из участников добавлена ссылка на данный документ (рисунок 35),

• Если создано новое обсуждение, автоматически связанное с данным документом.

Обсуждения будут видны только тем пользователям, у которых есть доступ к ним.

Справа от раздела «Обсуждение» отображается счетчик, показывающий количество доступных пользователю обсуждений и количество непрочитанных обсуждений (рисунок 36).

При открытии непрочитанного обсуждения все его непрочитанные сообщения сразу становятся прочитанными.

Добавление/удаление участников обсуждения

Добавление/удаление участников обсуждения описано в СТО МИ пользователя «Папир: Обсуждения".

В главное обсуждение электронного документа автоматически добавляются участники – автор документа и группы пользователей, добавляемые автоматически согласно настроенным правилам доступа (рисунок 37).

Выбранные пользователи и группы пользователей автоматически добавятся в список участников электронного документа.

Удалять участников из обсуждения может только автор документа. Удаленный участник потеряет возможность просматривать обсуждение до тех пор, пока его снова не добавят в участники или не упомянут в сообщении.

Важно!

Если удалить участника из основного Обсуждения, то из Списка доступа он не удалится. Но по сути его работа будет заблокирована, поскольку почти на любое действие в системе пишется сообщение в основное Обсуждение. А раз нет доступа к основному обсуждению, то и сделать ничего пользователь в системе не сможет (в том числе согласовывать и подписывать документ).

Добавление комментария

Добавление комментария описано в СТО МИ пользователя «Папир: Обсуждения».

Создание нового обсуждения, связанного с данным документом

Для создания нового обсуждения, связанного с данным электронным документом, необходимо нажать кнопку «Новое обсуждение», расположенную над списком всех обсуждений электронного документа (рисунок 38).

В открывшейся форме необходимо (рисунок 39):

• Выбрать тип обсуждения (при выборе Закрытого типа обсуждения добавить пользователей; при выборе Открытого типа выбор пользователей будет недоступен),
• Заполнить тему,
• Заполнить текст сообщения,
• При необходимости по кнопке «Добавить вложение» прикрепить файлы,
• Нажать кнопку «Опубликовать».

После сохранения обсуждение автоматически свяжется с документом и появится в разделе «Обсуждения» (рисунок 40).

Уведомление пользователей об электронном документе

Оповещение пользователя о существовании какого-либо электронного документа доступно при помощи кнопки «Уведомить» (рисунок 41).

Направить уведомление о документе можно другому пользователю или группе (рисунок 42). Отправить уведомление без получателей нельзя. При необходимости к уведомлению можно добавить комментарий.

Указанным получателям отправляется оповещение в центр уведомлений (см. СТО МИ пользователя «Папир: Центр уведомлений») и на email (рисунок 43).

Если указанные участники не имели доступа к данному документу, то они получают доступ с ролью «Участник».

Согласование документа

Используемые термины

Согласование – процедура, проводимая с целью достижения договоренности и общего согласия между лицами, участвующими в согласовании конкретного проекта документа (визирующими лицами) по поводу условий данного документа.

Предмет согласования – электронный документ или пакет электронных документов (несколько электронных документов, связанных между собой), которые проходит процедуру согласования.

Стороны согласования – конечные стороны (физические и юридические лица) электронного документа, который проходит процедуру согласования (например, «Получатель» и «Отправитель» для электронного документа типа «Письмо (простое)», «Покупатель» и «Поставщик» для электронного документа типа «СТД ИСП-40 Договор поставки»).

Роли пользователей:

• Участник – пользователи с правами доступа «Участник» к электронному документу (см. Управление правами доступа к документу), видят статус согласования сторонами документа и предмет согласования,
• Ответственный менеджер – пользователи с правами доступа «Ответственный менеджер» к электронному документу (см. Управление правами доступа к документу), может инициировать, редактировать параметры и отменять согласование,
• Контролер ответственного менеджера – пользователи с правами доступа «Контролер ответственного менеджера» к электронному документу (см. Управление правами доступа к документу), может инициировать, редактировать параметры и отменять согласование
• Инициатор согласования – пользователь, запустивший процедуру согласования (нажавший кнопку «Определить параметры согласования»), автоматически присваивается роль «Наблюдатель»,
• Наблюдатель – пользователь, ответственный за ход согласования, но не участвующий в процедуре согласования непосредственно, может инициировать, редактировать и отменять согласования,
• Участник согласования – пользователь, который должен вынести резолюцию по предмету согласования.

Параметры согласования – настройки согласования, в которые входит:

• Предмет согласования,
• Стороны согласования,
• Уведомление сторон согласования при необходимости
• Уведомления инициатора согласования.

Цикл согласования – непосредственные настройки согласования для каждой стороны, в которые входит:

• Список согласующих, конечных пользователей системы,
• Список наблюдающих,
• Настройка уведомлений.

Начало работы с разделом «Согласование»

Раздел «Согласование» содержит информация о процедуре согласования электронного документа.

Функционально раздел разделен на три зоны (рисунок 44):

• Предмет согласования – список документов для согласования; при нажатии на пиктограмму открывается окно с печатной формой документа (см. Просмотрщик документов),
• Стороны согласования – отображаются стороны документа и статус согласования в зависимости от предмета согласования,
• Ход согласования – отображается история согласования для каждой стороны:
  • Сторона,
  • Цикл согласования,
  • Дата начала,
  • Инициатор цикла согласования,
  • Статус.