Действующий
3.6. Все подлинные подписи, визы и даты, имеющиеся на подлиннике (в том числе на титульном листе, листе утверждения и листе регистрации изменений), в восстановленном подлиннике должны быть написаны чертежным шрифтом и заключены в круглые скобки.
Взамен неразборчивых подписей в круглых скобках пишется слово "Подпись". Таким же образом должны быть воспроизведены записи в графе "Подпись и дата" на поле для подшивки.
В случае изготовления восстановленного подлинника с ранее восстановленного подлинника (или снятой с него копии) имеющуюся на последнем надпись о восстановлении подлинника не воспроизводят.
3.7. Восстановленные подлинники должны быть заверены ответственным лицом по указанию руководителя подразделения, выпустившего подлинники или ведущего наблюдение за изготовлением изделия. Надпись, подтверждающую правильность восстановленного подлинника, проставляют на листе утверждения.
3.8. Восстановленный подлинник программного документа сохраняет инвентарный номер восстанавливаемого подлинника, при этом в инвентарной книге и в карточке учета документов делают отметку о восстановлении.
Ранее снятые с восстанавливаемого подлинника копии, находящиеся в бюро (группе) копий и у абонентов, заменять не обязательно.
3.9. На подлиннике или копии, с которых производилось восстановление, ставят отметку "ЗАМЕНЕН ВОССТАНОВЛЕННЫМ ПОДЛИННИКОМ N ...".
4.1. Дубликаты программных документов должны изготовляться только с подлинников предприятия - держателя подлинников.
4.2. Изготовление дубликатов с подлинников, утвержденных заказчиком, допускается только по согласованию с заказчиком.
4.3. Дубликаты программных документов действуют на правах подлинников только для снятия с них копий.
4.4. Изготовление и оформление дубликатов должно производиться в соответствии с требованиями, установленными для восстановления подлинников программных документов, выполненных на различных носителях данных.
4.5. Учет, хранение и обращение дубликатов должны соответствовать правилам, установленным для подлинников программных документов.
4.6. Дубликаты учитывают в инвентарной книге учета дубликатов по формам учета подлинников, приведенным в ГОСТ 2.501-88.
4.7. Дубликаты нумеруются по каждому документу отдельно. Место для отметки "ДУБЛИКАТ" определяется в соответствующих стандартах ЕСПД для программных документов, выполненных на различных носителях данных. Отметку "ДУБЛИКАТ" проставляют на каждой из частей документов, выполненных на различных носителях данных.
4.10. Не допускается восстанавливать дубликаты. Взамен пришедших в негодность дубликатов предприятие - держатель подлинников должно выслать новые дубликаты.
4.11. При отсутствии надобности в дубликатах составляют акт об уничтожении дубликатов. Копию акта направляют предприятию - держателю подлинников для снятия дубликатов с учета.
5.1. Копии программных документов, изготовленные на данном предприятии, должны поступать в бюро (группу) копий.
5.2. Копии, поступившие из группы изготовления копий, должны сопровождаться нарядом на изготовление копий (форма наряда в соответствии с требованиями п. 2.10).
5.3. Сотрудник бюро (группы) копий при приеме копий обязан проверить их качество, комплектность документов в соответствии с сопроводительными документами.
5.4. Копии, служащие для справок или сверки программных документов (контрольные копии), хранятся отдельно от других копий и из бюро (группы) не выдаются. В бюро (группе) рекомендуется хранить одну контрольную копию.
5.5. На контрольной копии должна быть отметка "КОНТРОЛЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР". Место простановки отметки определяют в соответствии с требованиями стандартов ЕСПД для программных документов, выполненных на различных носителях данных.
5.6. Учет выдачи и возврата копий производят по распискам, абонентским карточкам или ведомостям рассылки по формам ГОСТ 2.501-88.
5.7. Все поступившие в ОТД (БТД) копии подлежат учету в карточках учета копий по ГОСТ 2.501-88, при этом в графе "Обозначение" указывают вид носителя данных.
5.8. Копии, изготовленные на предприятии, учитывают по инвентарным номерам, присвоенным их подлинникам или дубликатам, в инвентарных книгах не регистрируют.
5.9. Копии программных документов, аннулированные или замененные в связи с внесением изменений, уничтожают после составления акта.
6.1. Копии программных документов, получаемые от других предприятий и организаций, должны учитываться и храниться в бюро (группе) копий.
Документы, поступившие от других организаций, хранят скомплектованными по каждой организации и по каждой программе. Скомплектованные документы должны быть включены в опись в последовательности их расположения.
6.2. Копии программных документов, полученные от других организаций, регистрируют в отдельной инвентарной книге. На каждой регистрируемой копии (комплекте) ставят отметку с указанием инвентарного номера, номера экземпляра, даты регистрации, подписи сотрудника ОТД (БТД).
Место простановки отметки определяется в соответствии с требованиями стандартов ЕСПД для программных документов, выполненных на различных носителях данных.
6.3. Копии программных документов должны быть учтены в карточках учета в соответствии с ГОСТ 2.501-88. В графе "Обозначение" указывают вид носителя данных.
6.4. Копии документов других организаций хранят в порядке возрастания инвентарных номеров или обозначений по каждому различительному индексу.
6.5. В случае износа или утери копий документов, держателем подлинников или дубликатов которых являются другие предприятия, ОТД (БТД) обязан запросить новые копии и выслать акты о списании или утере старых.
В случае прекращения применяемости учтенных копий в данной организации держатель подлинников ставится в известность для снятия их с учета.
"ИНВ. N ..., ЭКЗ. N ..., 19 ... г." (с указанием инвентарного номера, номера экземпляра и даты регистрации) - на копиях программных документов;
"ПОДЛИННИК НА ПРЕДПРИЯТИИ ..." (с указанием кода предприятия, которому переданы подлинники) - на копиях программных документов, снятых с переданных подлинников;
"ЗАМЕНЕН ВОССТАНОВЛЕННЫМ ПОДЛИННИКОМ N ..., 19 ... г." (с указанием порядкового номера восстановленного подлинника и даты принятия его в ОТД (БТД) - на подлинниках, с которых изготовлены восстановленные подлинники;
"АННУЛИРОВАН, ЗАМЕНЕН ... извещ. N ... от 19 ... г." (с указанием номера даты выпуска извещения и подписи) - на аннулированных по извещениям подлинниках, дубликатах и копиях программных документов, а также на карточках учета;