Действующий
2.5. Подлинники, принятые на хранение, регистрируются в инвентарной книге подлинников по форме, приведенной в ГОСТ 2.501-88. При этом в графе "Примечание" должны указываться виды носителей данных, на которых представлены подлинники.
2.6. Одновременно с регистрацией подлинников в инвентарной книге проставляют и (или) заполняют штамп для учета, который располагают на поле для подшивки листа утверждения или титульного листа в левом нижнем углу. Образец штампа приведен на чертеже.
"Штамп для учета подлинников"
2.8. На каждый подлинник, которому присвоен инвентарный номер, составляют карточку учета в соответствии с требованиями ГОСТ 2.501-88. При этом в графе "Обозначение" указывают вид носителя данных.
2.9. Подлинники программных документов хранят в ОТД (БТД) в порядке возрастания обозначений или обозначений по каждому различительному индексу.
для снятий копий и изготовления дубликатов - по наряду на изготовление копий. Форма наряда на изготовление копий должна соответствовать требованиям ГОСТ 2.501-88 (приложение 3). При этом в графе "Обозначение" указывают, помимо обозначения, вид носителя данных с указанием количества носителя данных. В графе "Всего форматов (11). Общая площадь, 
" указывается общее необходимое количество носителя данных в единицах измерения, оговоренных в соответствующих стандартах ЕСПД для программных документов, выполненных на конкретных носителях данных;
" указывается общее необходимое количество носителя данных в единицах измерения, оговоренных в соответствующих стандартах ЕСПД для программных документов, выполненных на конкретных носителях данных;
для восстановления подлинников и внесения изменений по извещениям - по расписке или абонентской карточке согласно требованиям ГОСТ 2.501-88, приложение 3.
2.11. Не допускается совместное хранение в ОТД (БТД) аннулированных и действующих подлинников программных документов.
3.1. Подлинники программных документов, пришедшие в негодность или утерянные, должны быть восстановлены, если это необходимо.
3.2. Восстановленный подлинник может быть изготовлен только после составления акта о списании пришедшего в негодность или утерянного подлинника, который должен соответствовать требованиям ГОСТ 2.501-88 (приложение 3), где в графе "Обозначение", помимо наименования документа, указывают вид носителя данных, на котором выполнен программный документ.
В восстановленный подлинник должны быть внесены изменения в соответствии со всеми извещениями, выпущенными до момента его восстановления. Восстановление подлинника оформляют без выпуска извещения об изменении.
3.4. По техническому содержанию восстановленный подлинник программного документа должен представлять точную копию восстанавливаемого подлинника.
3.6. Все подлинные подписи, визы и даты, имеющиеся на подлиннике (в том числе на титульном листе, листе утверждения и листе регистрации изменений), в восстановленном подлиннике должны быть написаны чертежным шрифтом и заключены в круглые скобки.
Взамен неразборчивых подписей в круглых скобках пишется слово "Подпись". Таким же образом должны быть воспроизведены записи в графе "Подпись и дата" на поле для подшивки.
В случае изготовления восстановленного подлинника с ранее восстановленного подлинника (или снятой с него копии) имеющуюся на последнем надпись о восстановлении подлинника не воспроизводят.
3.7. Восстановленные подлинники должны быть заверены ответственным лицом по указанию руководителя подразделения, выпустившего подлинники или ведущего наблюдение за изготовлением изделия. Надпись, подтверждающую правильность восстановленного подлинника, проставляют на листе утверждения.
3.8. Восстановленный подлинник программного документа сохраняет инвентарный номер восстанавливаемого подлинника, при этом в инвентарной книге и в карточке учета документов делают отметку о восстановлении.
Ранее снятые с восстанавливаемого подлинника копии, находящиеся в бюро (группе) копий и у абонентов, заменять не обязательно.
3.9. На подлиннике или копии, с которых производилось восстановление, ставят отметку "ЗАМЕНЕН ВОССТАНОВЛЕННЫМ ПОДЛИННИКОМ N ...".
4.1. Дубликаты программных документов должны изготовляться только с подлинников предприятия - держателя подлинников.
4.2. Изготовление дубликатов с подлинников, утвержденных заказчиком, допускается только по согласованию с заказчиком.
4.3. Дубликаты программных документов действуют на правах подлинников только для снятия с них копий.
4.4. Изготовление и оформление дубликатов должно производиться в соответствии с требованиями, установленными для восстановления подлинников программных документов, выполненных на различных носителях данных.
4.5. Учет, хранение и обращение дубликатов должны соответствовать правилам, установленным для подлинников программных документов.
4.6. Дубликаты учитывают в инвентарной книге учета дубликатов по формам учета подлинников, приведенным в ГОСТ 2.501-88.
4.7. Дубликаты нумеруются по каждому документу отдельно. Место для отметки "ДУБЛИКАТ" определяется в соответствующих стандартах ЕСПД для программных документов, выполненных на различных носителях данных. Отметку "ДУБЛИКАТ" проставляют на каждой из частей документов, выполненных на различных носителях данных.
4.10. Не допускается восстанавливать дубликаты. Взамен пришедших в негодность дубликатов предприятие - держатель подлинников должно выслать новые дубликаты.
4.11. При отсутствии надобности в дубликатах составляют акт об уничтожении дубликатов. Копию акта направляют предприятию - держателю подлинников для снятия дубликатов с учета.
5.1. Копии программных документов, изготовленные на данном предприятии, должны поступать в бюро (группу) копий.
5.2. Копии, поступившие из группы изготовления копий, должны сопровождаться нарядом на изготовление копий (форма наряда в соответствии с требованиями п. 2.10).
5.3. Сотрудник бюро (группы) копий при приеме копий обязан проверить их качество, комплектность документов в соответствии с сопроводительными документами.
5.4. Копии, служащие для справок или сверки программных документов (контрольные копии), хранятся отдельно от других копий и из бюро (группы) не выдаются. В бюро (группе) рекомендуется хранить одну контрольную копию.
5.5. На контрольной копии должна быть отметка "КОНТРОЛЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР". Место простановки отметки определяют в соответствии с требованиями стандартов ЕСПД для программных документов, выполненных на различных носителях данных.
5.6. Учет выдачи и возврата копий производят по распискам, абонентским карточкам или ведомостям рассылки по формам ГОСТ 2.501-88.
5.7. Все поступившие в ОТД (БТД) копии подлежат учету в карточках учета копий по ГОСТ 2.501-88, при этом в графе "Обозначение" указывают вид носителя данных.