Вручную продлить закупку можно в разделе Информация → Общие сведения с помощью кнопки «Продлить закупку», изменив дату и время окончания закупки (рисунок 25).

Продлевать можно закупки со статусами «Проводится закупка», «Закупка не состоялась». Продлевать закупки со статусами «Подводятся итоги», «Закупка завершена» и «Закупка отменена» нельзя.

Продлевать закупку можно только вперед (т.е. не раньше текущей даты и текущего времени + 10 минут).

После продления закупка автоматически:

• Меняется статус закупки на «Проводится закупка»,
• Происходит рассылка уведомления о продлении всем пользователям, которые не отписались от рассылки и у которых есть в прайсе ТРУ по коду закупаемого ресурса (рисунок 26).

Подведение итогов

В момент окончания закупки процедура подведения итогов по Закупке происходит следующим образом:

• Устанавливается запрет на редактирование коммерческих предложений, созданных на основании данной закупки,
• Открываются для просмотра названия юридических лиц поставщиков, подававших коммерческие предложения,
• Закупка принимает статус «Подводятся итоги»,
• Представителю заказчика приходит уведомление о том, что ему необходимо выбрать победителя.

В момент подведения итогов коммерческие предложения не могут быть исправлены поставщиками, то есть данные уже не изменятся и их можно использовать для анализа. Для этого в разделе «Предложения» есть возможность по кнопке «Экспорт в Excel» выгрузить все поступившие коммерческие предложения в Excel файл, который попадает в раздел «Файлы» (рисунок 27). На сайте «Закупки» этот файл отображаться не будет.

После появления сообщения об успешном экспорте предложений в файл, документ появится в разделе «Файлы» (рисунок 28).

Загрузить файл можно с помощью кнопки . В нем представлена общая информация по всем поступившим предложениям и по каждому предложению в отдельности (рисунок 29).

Выбор победителя

Выбор победителя можно осуществить в разделе «Предложения» у закупки со статусом «Подводятся итоги». Для этого необходимо нажать кнопку «Определить победителей». В открывшемся окне отобразится список всех поступивших коммерческих предложений в виде таблицы (рисунок 30).

К выбору доступны строки с контрагентами вне зависимости от статуса. Выбрав необходимые строки, нажать кнопку «Выбрать». После нажатия на кнопку данные фиксируются и отредактировать их нельзя.

После выбора победителя закупки:

• Закупка переходит в статус «Закупка завершена»,
• Всем участникам закупки рассылается уведомление об итогах проведенной закупки со ссылкой на электронную карточку закупки, где пользователь может ознакомиться с итогами и выбранным поставщиком (рисунок 31),

• напротив выбранных победителей отображаются пиктограммы и кнопка для создания черновика договора со спецификацией (рисунок 32).

Формирование договора и спецификации «Поставка к сроку» из закупки

По результатам закупки может быть создано несколько черновиков спецификаций с победителем закупки. Для того чтобы сформировать договор со спецификацией или спецификацию на основании уже созданного ранее договора, необходимо запустить процесс создания по кнопке (рисунок 33).

Появится окно с выбором (рисунок 34):

• Создать черновик договора со спецификацией,
• Добавить спецификацию в существующий договор.

При создании черновика договора со спецификацией произойдет создание на основании проведенной закупки договора и дочернего к нему документа – спецификации.

При выборе варианта «Добавить спецификацию в существующий договор» появится окно с возможностью выбора ранее созданного договора между Покупателем и Продавцом-победителем. В открывшемся окне найти нужный договор и перейти далее (рисунок 35).

Просмотреть список договоров можно в разделе «Электронные документы» (рисунок 36).

Процесс работы с приложением «Электронные документы» описан в СТО МИ пользователя "Папир: Электронные документы".

Сайт «Закупки»

Сайт «Закупки» располагается на портале «Маркетинговые технологии» (рисунок 37).

После ввода наименования покупателя и нажатия на кнопку «Найти» открывается каталог по покупателям (рисунок 38).

Выбрав наименование покупателя, открывается список закупок (рисунок 39).

Реквизиты:

• Дата начала закупки,
• Дата окончания закупки,
• Наименование закупки,
• Статус – текущий статус закупки,
• Покупатель – организация-заказчик,
• Продавец – победитель закупки, организация-поставщик.

Статусы Закупки:

• Проводится закупка – статус присваивается закупке с момента создания закупки и до момента ее окончания,
• Подводятся итоги – статус присваивается закупке после дедлайна, по которой поступило хотя бы одно коммерческое предложение,
• Закупка не состоялась – статус присваивается закупке после дедлайна, по которой не поступило ни одного коммерческого предложения,
• Закупка отменена – статус присваивается закупке, которая была отменена представителем покупателя,
• Закупка завершена – статус присваивается закупке, после того как определен поставщик-победитель.

Вместе с началом процесса подачи Коммерческих предложений поставщиками на сайте «Закупки» происходит отображение поданных полных и неполных предложений с указанием стоимости, даты и времени подачи Коммерческого предложения. Во время проведения закупки наименования юридических лица, участвующих в коммерческом предложении, скрыты для просмотра (рисунок 40).