В разделе с общей информацией по документу в общем случае содержится: номер, дата создания, статус, автор, тип, шаблон и стороны договора (рисунок 13).

После создания система автоматически присваивает электронному документу статус «Обсуждается (На редактировании)».

Панель навигации электронного документа содержит разделы (рисунок 14):

• Домашняя страница – набор основной информации по документу,
• Электронная форма – форма, содержащая набор атрибутов, заполнявшихся в момент создания документа,
• Связанные документы – список приложений к документу и связанных документов (спецификации, товарные накладные и т.д.),
• Печатные формы – печатные формы текущего документа и его связанных документов,
• Вложения – прикрепленные к документу файлы,
• Список доступа – перечень пользователей и их ролей по отношению к данному документу,
• Инвестиционные проекты – дерево инвестиционных проектов, связанных с данным документом,
• Обсуждение – главное обсуждение документа и обсуждения, в которых упоминается данный документ или которые связаны с ним,
• Согласование – раздел, в котором производится процедура согласования документа,
• Подписание – раздел, в котором производится процедура подписания документа электронной подписью,
• История изменений статусов.

Для удобства работы с документом данную панель навигации можно свернуть или развернуть с помощью кнопки .

Редактирование электронного документа

Редактирование электронного документа доступно пользователям в роли «Ответственный менеджер» и «Контролер ответственного менеджера». Данная операция доступна для документов в статусе «Обсуждается (На редактировании)». При иных статусах редактировать электронный документ невозможно (кнопка редактирования будет недоступна).

Открывается ранее заполненная форма выбранного электронного документа. В форме выполняется необходимое редактирование и необходимо нажать кнопку «Перейти далее». Основная информация по договору изменится, сформируется новая печатная форма.

Экспорт документов в Excel

Выгрузка в Excel доступных пользователю электронных документов осуществляется по кнопке «Экспорт в Excel».

Ссылка на полученный файл будет отправлена пользователю на адрес электронной почты, указанный в профиле (рисунок 15).

Файл будет содержать столбцы в соответствие с текущим узлом картотеки и попадут туда только те значения, которые удовлетворяют значениям введённых фильтров. Примененные фильтры также будут отображаться в файле.

Управление правами доступа к документу

Раздел «Список доступа» позволяет просмотреть список пользователей и групп пользователей, которые имеют доступ к электронному документу, а также их роли по отношению к данному документу (рисунок 16).

Возможны следующие роли:

• Ответственный менеджер,
• Контролер ответственного менеджера,
• Участник.

При создании электронного документа система автоматически добавляет автору роль «Ответственный менеджер», а представителям сторон документа – роль «Контролер ответственного менеджера». Если представителем стороны является юридическое лицо, то роль контролера присваивается директору юридического лица.

Также автоматически в список доступа добавляются те группы пользователей, для которых настроены соответствующие правила доступа. Правила доступа настраиваются редактором каждой организации в сервисе «Управление организацией» (см. СТО МИ пользователя «Папир: Управление Организацией»).

Автоматически добавленные группы пользователей удалить нельзя.

Добавление доступа к документу

Для добавления роли пользователю необходимо нажать на кнопку «Добавить участника». Откроется окно для поиска пользователя и роли (рисунок 17).

Выбранный пользователь будет добавлен в список доступа к документу, а также пользователю будет предоставлен доступ к основному обсуждению. В основное обсуждение добавится комментарий о добавлении пользователя в список участников (рисунок 18).

Для добавления доступа группе пользователей необходимо выбрать тип участника «Группа пользователей», организацию, группу в данной организации и роль, которая будет ей выдаваться (рисунок 19).

Выбранная группа пользователей будет добавлена в список доступа к документу, а также ей будет предоставлен доступ к основному обсуждению. В основное обсуждение добавится комментарий (рисунок 20).

Также добавленным пользователям или пользователям группы будет отправлено email-уведомление c целью их информирования.

Важно!

Добавить роль участника может ответственный менеджер или контролер ответственного менеджера. Роль контролера может добавить ответственный менеджер.

Удаление доступа к документу

Для удаления доступа к документу необходимо выбрать связку пользователь-роль или группа-роль из списка, нажать кнопку «Удалить участника» и подтвердить действие. Пользователь или группа пользователей удалятся из списка, и в основное обсуждение электронного документа добавится комментарий (рисунок 21).

Важно!

Удалять пользователей из списка доступа может ответственный менеджер и контролер ответственного менеджера.

Вложения

Раздел «Вложения» служит для прикрепления файлов к электронному документу. Для добавления документов необходимо нажать кнопку «Выбрать файлы» и загрузить их c компьютера. Файлы отобразятся в списке (рисунок 22).

После загрузки документа напротив заголовка раздела «Вложения» появится цифра в скобках с указанием числа не удаленных вложений (рисунок 23). В случае, если в документе нет ни одного вложения, число в скобках отображаться не будет.

Для удаления файла необходимо выделить файл из списка и нажать кнопку «Удалить файл», после чего файл попадает в корзину.

Увидеть все удаленные файлы можно по кнопке «Показать удаленные файлы » (рисунок 24). В списке отобразятся удаленные и не удаленные вложения. Удаленные вложения выделены красным цветом.