В случае, когда вы сами являетесь Редактором организации, выбранный сервис сразу же переместится в раздел «Сервисы, подключенные в выбранной организации». Далее необходимо выбрать пользователей, которые также получат доступ к сервису «Электронные документы»:

В появившемся окне выберите сотрудника, которому выдается доступ к сервису. Нажмите кнопку «Добавить» и назначьте роль Пользователь:

В случае, когда Редактором организации Вам уже предоставлен доступ к сервису, выберите его и нажмите кнопку «Войти в сервис»:

Справочник «Электронные документы» имеет следующий вид:

В зависимости от выбранного узла картотеки слева список документов имеет разные столбцы для отображения. По данным полям можно осуществлять фильтрацию, вводя наименование запроса или его часть.

Фильтрацию по стороне договора можно производить в зависимости от типа стороны, как по каждому полю в отдельности (Название роли/Тип стороны/Наименование), так и по всем полям сразу:

В столбце «Теги» указана информация о выгрузке документа в 1С. Если электронный документ был успешно выгружен в учетную систему, то в данном столбце будет отображаться иконка . Отфильтровать документы можно по наименованию тега «Экспортировано в 1С» или по его части.

В столбце «Прогресс подписания» отображается информация о подписании документа данным пользователем. Возможные следующие варианты иконок:

	– документ пописан пользователем;
	– документ не направлен на подписание или данного пользователя нет в списке подписывающих;
	– пользователь находится в списке подписывающих, документ требует подписания данного пользователя.

В столбце «Прогресс согласования» отображается информация о согласовании документа данным пользователем. Возможные следующие варианты иконок:

	– документ согласован пользователем;
	– документ еще не направлен на согласование или данного пользователя нет в списке согласующих;
	– пользователь находится в списке согласующих, документ требует согласования данного пользователя.

После сохранения электронный документ появляется в общем списке документов приложения «Электронные документы».

Перейти в карточку только что созданного электронного договора можно по двойному щелчку мыши или с помощью кнопки «Подробно».

Добавление договора

Договор в форме СТД-СМК 003-2014

Для создания нового договора открываем приложение «Электронные документы» и нажимаем кнопку «Добавить электронный документ».

Открывается вкладка со списком шаблонов электронных документов. Выбираем шаблон договора в форме СТД СМК 003-2014.

После нажатии на кнопку «Продолжить», открывается форма для заполнения данных по договору со следующими полями:

Название поля	Примечания
Электронный документ
Шаблон документа	– заполняется автоматически «СТД СМК 003-2014»;
Номер	– номер договора;
Дата создания	– автоматически заполняется текущей датой, может быть изменена;
Тип документа	– автоматически установлен тип «Договор», но доступен выбор иного типа;
Параметры договора СТД СМК 003-2014
Дата начала действия	– дата начала действия договора;
Дата окончания действия	– дата окончания действия договора;
Способ поставки	– выбирается из списка возможных значений: самовывоз покупателем, доставка поставщиком, не указано;
Размер аванса, %	– указывается размер аванса;
Поставщик
Юридическое лицо	– выбирается из справочника юридических лиц;
Представитель	– выбирается из справочника сотрудников организации, справочник синхронизирован с 1С:Каталоги;
Должность	– заполняется автоматически в зависимости от выбранного представителя;
Документ-основание	– заполняется автоматически в зависимости от выбранного представителя;
Покупатель
Юридическое лицо	– выбирается из справочника юридических лиц;
Представитель	– выбирается из справочника сотрудников организации, справочник синхронизирован с 1С:Каталоги;
Должность	– заполняется автоматически в зависимости от выбранного представителя;
Документ основание	– заполняется автоматически в зависимости от выбранного представителя.

Важно!

Для заполнения полей договора «Поставщик» и «Покупатель» необходимо удостовериться, что в приложение «Управление организацией» внесена информация о сотруднике, его должности и документе, на основании которого он представляет интересы организации (подробнее об этом см. СТО СМК МТ. Инструкция по работе с приложением «Управление организацией»).

После заполнения полей нажимаем кнопку «Перейти далее». Переход в карточку документа осуществляется автоматически.

Карточка договора содержит общую информацию: номер, дату создания, статус, тип, автор, шаблон и стороны договора.

Система автоматически присвоила электронному документу статус «Обсуждается (На редактировании)». Электронный документ содержит следующие разделы:

• Общие сведения – общая информация по договору;
• Дочерние документы – список приложений к документу (спецификации);
• Печатные формы – печатные формы договора и приложений;
• Вложения – прикрепленные к договору файлы;
• Список доступа – перечень пользователей и их ролей по отношению к данному документу;
• Обсуждения – главное обсуждение договора и обсуждения, в которых упоминается данный договор;
• Согласование – раздел, в котором производится процедура согласования документа;
• Подписание – раздел, в котором производится процедура подписания документа электронной подписью;
• История изменений статусов.

Оригинальный договор