Упоминание группы пользователей

В комментарии можно упоминать группы пользователей. Для этого перед вводом названия группы используется символ ! (восклицательный знак).

Система выводит список совпадений в следующем виде:

Выбираем нужную группу, система автоматически подставляет ссылку на группу.

Для того чтобы дополнительно отфильтровать группы еще и по названию организации, необходимо через запятую начать вводить ее наименование. Например,

При добавлении упоминания пользователям из группы предоставляется доступ к обсуждению.

Если упоминание добавлено в основном обсуждении документа, то группа автоматически добавляется в список доступа для электронного документа в роли «Участник». Также всем участникам упомянутой группы отправляется email-уведомление об упоминании.

Добавление ссылки на документ

В списке договоров находим кнопку «Получить код для вставки» .

Копируем ссылку на документ:

Далее, вставляем ее в комментарий обсуждения. Система автоматически определяет и подставляет название документа.

После опубликования сообщения текущее обсуждение появится в списке обсуждений указанного электронного документа.

Создание нового обсуждения, связанного с данным документом

Для создания нового обсуждения, связанного с данным электронным документом, необходимо нажать кнопку «Новое обсуждение», расположенную над списком всех обсуждений электронного документа.

Откроется форма, на которой:

• выбрать тип обсуждения (при выборе Закрытого типа обсуждения добавить пользователей; при выборе Открытого типа выбор пользователей будет недоступен);
• заполнить тему;
• заполнить текст сообщения;
• при необходимости по кнопке «Добавить вложение» прикрепить файлы;
• нажать кнопку «Опубликовать».

После сохранения обсуждение автоматически свяжется с документом и появится в разделе «Обсуждения».

Согласование документа

Раздел «Согласование» содержит информация о процедуре согласования электронного документа:

• статус согласования документа;
• список участников согласования
• ФИО участника;
• решение – резолюция, которую вынес участник согласования (одобрено / отклонено / не определен);
• дата решения – дата установки резолюции;
• комментарий.

Определение списка участников согласования документа

Система позволяет начать согласование только для документов, находящихся в статусе «Обсуждается (на редактировании)». Невозможно отправить на согласование документ, находящийся на подписании или подписанный.

Чтобы выбрать участников, выполняем команду «Определить участников согласования». Открывается окно «Участники согласования», в котором с помощью кнопки «Добавить в список» осуществляем выбор ответственных за согласование лиц и нажимаем «Сохранить список»:

Важно!

Невозможно отправить документ на согласование, если не выбран хотя бы один участник, ответственный за согласование документа.

После определения согласующих статус согласования примет значение «На согласовании», а статус документа – «Обсуждается (на согласовании)».

Автоматически выбранные пользователи добавляются в список участников электронного документа, а также включаются в участники обсуждения. Участникам согласования станет доступна кнопка для внесения резолюции.

Кнопки редактирования списка участников, отмены и перезапуска согласования доступны только ответственным менеджерам и контролерам ответственных менеджеров.