1.4. Персональный состав ЭК утверждается приказом Департамента из числа наиболее квалифицированных работников структурных подразделений, под председательством заместителя руководителя. В состав комиссии в обязательном порядке включается работник делопроизводственной службы и лицо, ответственное за архив. В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители сторонних организаций, в том числе Главархива Москвы.

2. Основные задачи экспертной комиссии

Основными задачами ЭК являются:

2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.

2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии их подготовки к хранению в Департаменте.

2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в Главархив Москвы.

3. Основные функции экспертной комиссии

В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:

3.1. Совместно с делопроизводственной службой и лицом, ответственным за архив организует и проводит ежегодный отбор документов Департамента для дальнейшего их хранения или выделения к уничтожению, осуществляет контроль за организацией документов в делопроизводстве Департамента.

3.2. Организует и осуществляет методическое руководство работой по проведению экспертизы ценности и подготовке к последующему хранению документов Департамента, подготовке и рассмотрению номенклатуры дел Департамента.

3.3. Совместно со службами делопроизводства и кадров проводит для работников Департамента консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.

3.4. Рассматривает, принимает решения о согласовании и представляет:

3.4.1. На утверждение экспертно-проверочных органов Главархива Москвы, а затем на утверждение руководителя Департамента:

- описи дел постоянного хранения управленческой документации, подлежащей передаче на постоянное хранение в Главархив Москвы;

3.4.2. На согласование экспертно-проверочных органов Главархива Москвы, а затем на утверждение руководителя Департамента:

- положения об архиве и ЭК Департамента;

- номенклатуру дел Департамента;

- описи дел по личному составу;

- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения с отметкой "ЭПК", указанных в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000), и отраслевых перечнях, а также в номенклатуре дел Профсоюза;

- акты об утрате и неисправимом повреждении документов постоянного хранения и по личному составу;

- акты о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны.

3.4.3. На рассмотрение экспертно-проверочных органов Главархива Москвы:

- предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем;

- другие вопросы, входящие в компетенцию экспертно-проверочных органов Главархива Москвы.

3.4.4. На утверждение руководителя Департамента без рассмотрения экспертно-проверочных органов Главархива Москвы:

- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (кроме перечисленных в п. 3.4.2);

- графики по подготовке и передаче документов Департамента на постоянное хранение в Главархив Москвы;

- другие документы, рассматриваемые ЭК, (кроме перечисленных в пп. 3.4.1-3.4.3).

4. Права экспертной комиссии

При выполнении возложенных на нее функций ЭК имеет право:

4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным работникам Департамента, отвечающим за ведение дел, по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.

4.2. Требовать от руководителей структурных подразделений Департамента розыска отсутствующих дел, подлежащих передаче на постоянное хранение в Главархив Москвы, и предоставления письменного объяснения в случае их утраты.

4.3. Запрашивать от руководителей структурных подразделений Департамента: сведения, предложения и заключения, необходимые для определения ценности и сроков хранения документов.

4.4. Заслушивать на своих заседаниях информацию руководителей делопроизводственной службы и лица, ответственного за архив Департамента о качестве оформления документов и формирования дел в делопроизводстве, о ходе подготовки документов к архивному хранению, о состоянии учета, условиях хранения и обеспечения сохранности дел постоянного и временного хранения, о причинах утраты документов.

4.5. Приглашать на заседание комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений Департамента, а также представителей Главархива Москвы.

4.6. Информировать руководителя Департамента по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.

4.7. В установленном порядке представлять Департамент в Главархиве Москвы.

5. Организация работы экспертной комиссии

5.1. ЭК работает по плану, утвержденному руководителем Департамента, и отчитывается перед ним о своей работе.

5.2. ЭК Департамента осуществляет свою деятельность в непосредственном контакте с экспертно-проверочными органами Главархива Москвы и получает от них необходимые организационно-методические указания.

5.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Все заседания комиссии протоколируются.

5.4. Заседания ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины членов ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют. Решение принимается большинством голосов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК (в необходимых случаях по согласованию с Главархивом Москвы).

Протоколы заседания ЭК утверждаются руководителем Департамента.

5.5. ЭК в лице председателя, его заместителя имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать на доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

5.6. Ведение делопроизводства ЭК и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также за исполнением решений принятых ЭК возлагается на секретаря комиссии.

Состав
постоянно действующей экспертной комиссии Департамента здравоохранения города Москвы