В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", приказом государственной Архивной службы России от 19 января 1995 года N 2, нормативно-методическими документами Министерства культуры РФ, Федерального архивного агентства (Росархива), законом города Москвы от 28 ноября 2001 года N 67 "Об архивном фонде Москвы и архивах" приказываю:
1. Утвердить Положение о постоянно действующей Экспертной комиссии Департамента здравоохранения города Москвы (приложение 1).
2. Утвердить Состав постоянно действующей Экспертной комиссии Департамента здравоохранения города Москвы (приложение 2).
3. Приказ от 08.06.1995 г. N 334 "О создании постоянно действующей Экспертной комиссии" считать утратившим силу.
4. Контроль за выполнением приказа возложить на первого заместителя руководителя Плавунова Н.Ф.
| Руководитель | Л.М. Печатников |
1.1. Постоянно действующая Экспертная комиссия (далее - ЭК) создается в Департаменте здравоохранения города Москвы (далее - Департамент) для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовки к передаче на постоянное хранение документов в Архивный фонд Москвы, включая управленческую документацию, образующуюся в процессе деятельности и находящуюся на хранении в Департаменте.
1.2. Постоянно действующая ЭК является совещательным органом при Департаменте. Ее решения вступают в силу после их утверждения руководителем Департамента. В необходимых случаях (п. 3.4) решения ЭК вступают в силу только после их согласования или утверждения экспертно-проверочными органами Главного архивного управления города Москвы (далее - Главархива Москвы).
1.3. В своей работе ЭК руководствуется Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", нормативно-методическими документами Министерства культуры РФ, Федерального архивного агентства (Росархива), законом города Москвы от 28 ноября 2001 года N 67 "Об архивном фонде Москвы и архивах", постановлениями и распоряжениями Мэра и Правительства Москвы, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000), и отраслевыми перечнями, нормативно-методическими документами Главархива Москвы, распорядительными документами Департамента и настоящим Положением.
1.4. Персональный состав ЭК утверждается приказом Департамента из числа наиболее квалифицированных работников структурных подразделений, под председательством заместителя руководителя. В состав комиссии в обязательном порядке включается работник делопроизводственной службы и лицо, ответственное за архив. В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители сторонних организаций, в том числе Главархива Москвы.
Основными задачами ЭК являются:
2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.
2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии их подготовки к хранению в Департаменте.
2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в Главархив Москвы.
В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:
3.1. Совместно с делопроизводственной службой и лицом, ответственным за архив организует и проводит ежегодный отбор документов Департамента для дальнейшего их хранения или выделения к уничтожению, осуществляет контроль за организацией документов в делопроизводстве Департамента.
3.2. Организует и осуществляет методическое руководство работой по проведению экспертизы ценности и подготовке к последующему хранению документов Департамента, подготовке и рассмотрению номенклатуры дел Департамента.
3.3. Совместно со службами делопроизводства и кадров проводит для работников Департамента консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.
3.4. Рассматривает, принимает решения о согласовании и представляет:
3.4.1. На утверждение экспертно-проверочных органов Главархива Москвы, а затем на утверждение руководителя Департамента:
- описи дел постоянного хранения управленческой документации, подлежащей передаче на постоянное хранение в Главархив Москвы;
3.4.2. На согласование экспертно-проверочных органов Главархива Москвы, а затем на утверждение руководителя Департамента:
- положения об архиве и ЭК Департамента;
- номенклатуру дел Департамента;
- описи дел по личному составу;
- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения с отметкой "ЭПК", указанных в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000), и отраслевых перечнях, а также в номенклатуре дел Профсоюза;
- акты об утрате и неисправимом повреждении документов постоянного хранения и по личному составу;
- акты о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны.
3.4.3. На рассмотрение экспертно-проверочных органов Главархива Москвы:
- предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем;
- другие вопросы, входящие в компетенцию экспертно-проверочных органов Главархива Москвы.
3.4.4. На утверждение руководителя Департамента без рассмотрения экспертно-проверочных органов Главархива Москвы:
- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (кроме перечисленных в п. 3.4.2);
- графики по подготовке и передаче документов Департамента на постоянное хранение в Главархив Москвы;
- другие документы, рассматриваемые ЭК, (кроме перечисленных в пп. 3.4.1-3.4.3).
При выполнении возложенных на нее функций ЭК имеет право:
4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным работникам Департамента, отвечающим за ведение дел, по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.
4.2. Требовать от руководителей структурных подразделений Департамента розыска отсутствующих дел, подлежащих передаче на постоянное хранение в Главархив Москвы, и предоставления письменного объяснения в случае их утраты.
4.3. Запрашивать от руководителей структурных подразделений Департамента: сведения, предложения и заключения, необходимые для определения ценности и сроков хранения документов.
4.4. Заслушивать на своих заседаниях информацию руководителей делопроизводственной службы и лица, ответственного за архив Департамента о качестве оформления документов и формирования дел в делопроизводстве, о ходе подготовки документов к архивному хранению, о состоянии учета, условиях хранения и обеспечения сохранности дел постоянного и временного хранения, о причинах утраты документов.
4.5. Приглашать на заседание комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений Департамента, а также представителей Главархива Москвы.
4.6. Информировать руководителя Департамента по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.
4.7. В установленном порядке представлять Департамент в Главархиве Москвы.
5.1. ЭК работает по плану, утвержденному руководителем Департамента, и отчитывается перед ним о своей работе.
5.2. ЭК Департамента осуществляет свою деятельность в непосредственном контакте с экспертно-проверочными органами Главархива Москвы и получает от них необходимые организационно-методические указания.
5.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Все заседания комиссии протоколируются.
5.4. Заседания ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины членов ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют. Решение принимается большинством голосов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК (в необходимых случаях по согласованию с Главархивом Москвы).
Протоколы заседания ЭК утверждаются руководителем Департамента.
5.5. ЭК в лице председателя, его заместителя имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать на доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.
5.6. Ведение делопроизводства ЭК и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также за исполнением решений принятых ЭК возлагается на секретаря комиссии.
| Председатель комиссии | ||
| Плавунов Н.Ф. | - | Первый заместитель руководителя |
| Члены Комиссии: | ||
| Егорова Е.В. | - | Начальник отдела руководителя |
| Шаталова Л.М. | - | Начальник отдела государственной службы и кадров |
| Росанова Т.А. | - | Заведующий сектором правового обеспечения Департамента |
| По согласованию | - | Представитель Главархива Москвы |
| Цапук Н.В. | - | Директор Объединенного архива Департамента здравоохранения |