Электронный документ (ЭД) – документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Другие термины указаны в СТО УП «Реестр терминов develop-man».

3. Начало работы с сервисом «Электронные документы»

Выполните вход в систему PAPIR, используя логин и пароль. Если вы еще не зарегистрированы, то подробнее о регистрации можно прочитать в Инструкции по регистрации пользователей в системе PAPIR.

Откроется магазин сервисов, который представляет собой четыре раздела:

«Мой профиль» – информация о Пользователе, указанная при регистрации.

«Мои организации» – перечень организаций, от лица которых Пользователь может осуществлять работу в сервисах системы PAPIR. Если раздел пуст, необходимо добавить организацию с помощью соответствующей кнопки.

«Доступные для подключения сервисы» – перечень неактивных сервисов, которые Пользователь может выбрать для использования для каждой организации в отдельности.

«Сервисы, подключенные в выбранной организации» – перечень доступных для работы сервисов.

Выберите организацию, для которой необходимо подключить сервис [1], в списке доступных для подключения сервисов выберите «Электронные документы» и нажмите кнопку «Подключить сервис» [2].

Далее воспользуйтесь мастером подключения сервисов (доступен в двух вариантах):

1. Если вы являетесь редактором организации, нажмите кнопку «Подключить сервис»:

2. Если появилось сообщение о том, что вы не являетесь редактором организации и не можете подключить сервис, нажмите кнопку «Отправить запрос». Редактору организации придет запрос о подключении для Вас выбранного сервиса.

В случае, когда вы сами являетесь Редактором организации, выбранный сервис сразу же переместится в раздел «Сервисы, подключенные в выбранной организации». Далее необходимо выбрать пользователей, которые также получат доступ к сервису «Электронные документы»:

В появившемся окне выберите сотрудника, которому выдается доступ к сервису. Нажмите кнопку «Добавить» и назначьте роль Пользователь:

В случае, когда Редактором организации Вам уже предоставлен доступ к сервису, выберите его и нажмите кнопку «Войти в сервис»:

В открывшемся окне доступен ряд приложений, выберите среди них «Электронные документы» – загрузится соответствующий справочник:

Справочник «Электронные документы» имеет следующий вид:

1006 × 347 пикс.     Открыть в новом окне

В зависимости от выбранного узла картотеки слева список документов имеет разные столбцы для отображения. По данным полям можно осуществлять фильтрацию.

4. Добавление договора

4.1. Договор в форме СТД-СМК 003-2014

Для создания нового договора открываем приложение «Электронные документы» и нажимаем кнопку «Добавить электронный документ».

Открывается вкладка со списком шаблонов электронных документов. Выбираем шаблон договора в форме СТД СМК 003-2014.

После нажатии на кнопку «Продолжить», открывается форма для заполнения данных по договору со следующими полями:

Электронный документ

Шаблон документа (заполняется автоматически)

Номер

Дата создания (заполняется автоматически текущей датой, может быть изменена)

Тип документа (автоматически установлен тип «Договор», но доступен выбор иного типа)

Параметры договора СТД СМК 003-2014

Дата начала действия

Дата окончания действия