Действующий
2.2. При пользовании настоящим стандартом организации целесообразно проверить действие ссылочных стандартов, указанных в нем. Если ссылочный документ заменен (изменен), то при пользовании настоящим стандартом организации следует руководствоваться замененным (измененным) стандартом. Если ссылочный документ отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, применяется в части, не затрагивающей эту ссылку;
4.1. Ответственность за выполнение требований данного СТО СМК в бизнес-процессе учета ГСМ несут все участники процесса согласно п. 1.2. данного СТО СМК;
4.2. Контроль над соблюдением требований данного СТО СМК осуществляет Руководитель Управления по внедрению и сопровождению КС консалтинговой организации, оказывающая услуги в области IT-менеджмента;
5.1.1. Утверждение единого процесса регистрации документов по бизнес-процессу «Учет ГСМ» в учете организации – Заказчика;
5.1.3. Определение функциональных обязанностей и зоны ответственности каждого участника бизнес-процесса;
5.2.1. Своевременное и полное оприходование и списание ГСМ в сроки, установленные СТО СМК «Закрытие периода»;
5.2.2. Своевременное документальное оформление ФХЖ, обеспечение достоверных данных по приобретению и отпуску ГСМ;
5.2.3. Учет стоимости фактически приобретенных ГСМ, но не подтвержденных ПУД, осуществляется на основании ПУД «Приходный ордер», зарегистрированный в ИС и подписанный специалистом организации – Заказчика;
и списывается в расходы организации - Заказчика на последнее число месяца на основании документа «Отчет о движении горюче-смазочных материалов»;
Участник бизнес-процесса | Действия | Срок | Нормативные ссылки |
| Управляющий организации | 1.В ИС регистрирует и подписывает ПУД «Решение об утверждении норм расхода топлива и горюче-смазочных материалов» по ТС (машинам и механизмам), находящиеся на балансе организации и (или) в аренде на следующий календарный год; | - Ежегодно, в срок до 01 декабря текущего года; | -СТО СМК Методологическая инструкция «Регистрация и оформление в ИС документов на поступление основных средств»;- СТО СМК Методологическая инструкция «Регистрация и оформление в ИС документов по движению основных средств, предназначенных для проката»; |
| 2.В ИС вносит изменения в ПУД «Решение об утверждении норм расхода топлива и горюче-смазочных материалов» | В течении 2-х рабочих дней:- с момента регистрации ТС (машин и механизмов) на балансе организации-подписания ПУД «Акт приема-передачи имущества» по договору аренды ТС (машин и механизмов); | ||
| 3.Контролирует фактический расход ГСМ за отчетный период;4.Принимает решение по сверхнормативному расходу в течении 1-го этапа СТО СМК «Закрытие периода»;5.Контролирует своевременную регистрацию документов по движению ГСМ в программе 1С: Бухгалтерия предприятия и предоставление через ИС ПУД, подтверждающие зарегистрированные ФХЖ; | Ежемесячно в течении 1-го этапа СТО СМК «Закрытие периода» | - СТО СМК Система предупреждений контракта ЕИО;- СТО СМК «Закрытие периода»; | |
| Специалист организации –Заказчика, ответственный за поставку ГСМ | 1.В ИС заключает договор на поставку ГСМ; | - СТО СМК «Управление договорами»;- СТО МИ пользователя «Спецификация к договорам»; | |
| 2.В программе 1С: Бухгалтерия предприятия регистрирует документ «Спецификация к договору»; | В течении 1-го рабочего дня с момента регистрации договора на поставку ГСМ | ||
| В ИС3.Регистрирует и оформляет ПУД «Доверенность»;4.Направляет поручение специалисту Отдела сопровождения о необходимости зарегистрировать данные в справочнике «Склады (места хранения)»; | В течении 1-го рабочего дня с момента регистрации в ИС договора на поставку ГСМ | СТО СМК Методологическая инструкция «Регистрация и оформление в ИС документа «Доверенность» | |
| 5.Получает ПУД от организации- Поставщика ГСМ (товарная накладная, счет-фактура, отчет эмитента топливной карты о количестве ГСМ, отпущенного за период), передает в ДОУ для регистрации карточки ПУД в ИС; | В течении 1-го рабочего дня с момента получения ПУД | - СТО СМК «Закрытие периода»;- СТО СМК 82.19.13 Управление документацией. Общие положения; | |
| 6.Запрашивает ПУД у организации – поставщика ГСМ для закрытия неотфактурованной поставки материалов | В течении 1-го рабочего дня, с момента получения в ИС карточки ПУД «Приходный ордер» | - СТО СМК «Закрытие периода»;- СТО СМК Методологическая инструкция «Регистрация в ИС неотфактурованной поставки материалов»; | |
| 7.Контролирует регистрацию документа и оформление ПУД «Авансовый отчет» в программе 1С: Бухгалтерия предприятия в случае приобретения ГСМ за наличный расчет, либо регистрирует и оформляет ПУД «Авансовый отчет» за подотчетного лица (если подотчетное лицо не является участником ИС); | В срок согласно СТО СМК «Закрытие периода» | - СТО СМК «Закрытие периода»;- СТО СМК Методологическая инструкция «Регистрация в ИС документа «Авансовый отчет»; | |
| Специалист организации – Заказчика, ответственный за регистрацию ФХЖ | 1.В программе 1С: Бухгалтерия предприятия регистрирует и заполняет данные по фактическому поступлению и расходу ГСМ в документе «Путевой лист» | Ежедневно | СТО СМК Методологическая инструкция «Регистрация документов по движению ГСМ в ИС» |
| В программе 1С: Бухгалтерия предприятия:2.Регистрирует документ «Отчет по движению ГСМ», формирует ПУД «Отчет по движению горюче-смазочных материалов», контролирует своевременное согласование и подписание документа;3.Регистрирует неотфактурованную поставку ГСМ и оформляет ПУД «Приходный ордер»; | Ежемесячно в течении 1-го этапа СТО СМК «Закрытие периода» | - СТО СМК «Закрытие периода»;- СТО СМК Методологическая инструкция «Регистрация документов по движению ГСМ в ИС»;- СТО СМК Методологическая инструкция «Регистрация в ИС неотфактурованной поставки материалов»; | |
| Специалист Отдела сопровождения | 1.В программе 1С: Бухгалтерия предприятия настраивает параметры бизнес-процесса «Учет ГСМ» | В течении 1-го рабочего дня, с момента применения ПО «Учет ГСМ» организацией - Заказчиком | СТО СМК Методологическая инструкция «Порядок регистрации документов по учету ГСМ в ИС и контроль за завершением бизнес-процесса «Учет ГСМ»; |
| В программе 1С: Бухгалтерия предприятия:2.Регистрирует документ «Поступление товаров и услуг» в электронном журнале «Приходные накладные» на основании ПУД, полученного через ИС в статусе «В отдел учета и отчетности»;3.Регистрирует документ «Перемещение товаров» в электронном журнале документа «Перемещение товаров» между подотчетными лицами на основании заявки, полученной в ИС от специалиста организации –Заказчика;4.Подтверждает и закрывает неотфактурованую поставку ГСМ на основании предоставленного ПУД через ИС;5.Подтверждает поступление ГСМ за наличный расчет в документе «Авансовый отчет»; | В течении 2-х рабочих дней с момента получения:- карточки ПУД в ИС в статусе «В отдел учета и отчетности;- заявки через ИС;- задачи в программе 1С: Бухгалтерия предприятия; | - СТО СМК «Закрытие периода»;- Методологическая инструкция «Регистрация и сопровождение не автоматизированного учетного процесса, инициированного иной корпоративной системой (1 категория сложности);- СТО СМК Методологическая инструкция «Порядок регистрации документов по учету ГСМ в ИС и контроль за завершением бизнес-процесса «Учет ГСМ»;- СТО СМК Методологическая инструкция «Регистрация и оформление в ИС документа «Счет-фактура»;- СТО СМК Методологическая инструкция «Регистрация документа «Перемещение товаров» в ИС»;- СТО СМК Методологическая инструкция «Подтверждение и закрытие неотфактурованной поставки материалов в ИС»;-СТО СМК Методологическая инструкция «Подтверждение расходов в регистрах бухгалтерского учета по документу «Авансовый отчет»; | |
| 6.Контроль завершения бизнес-процесса «Учет ГСМ» | Ежемесячно | - СТО СМК «Закрытие периода»;- СТО СМК Методологическая инструкция «Порядок регистрации документов по учету ГСМ в ИС и контроль за завершением бизнес-процесса «Учет ГСМ»; |
7.1. Решение о внесении изменений в данный СТО СМК принимает Руководитель Управления по внедрению и сопровождению КС по представлению Разработчика. Внесение изменений в данный СТО СМК производится в порядке, установленном в СТО СМК 70.22.11 «Стандартизация. Порядок создания, управления и применения стандартов»;
7.2. Контрольный экземпляр СТО хранится в Архиве в условиях, исключающих его порчу, несанкционированный доступ или утерю;
7.3. Данный СТО СМК организации рассылается в электронном виде через ИС лицам, определенным настоящим СТО.
| Разработчик Зам. начальника Отдел внедрения, сопровождения и контроля автоматизированных учетных процессов ООО «Бизнес Инновации Консалтинг» | А.В. Мальцева |
| Управляющий ИП ООО Бизнес Инновации Консалтинг ООО «Бизнес Инновации Консалтинг» | Ю. В. Горшевикова |
| Руководитель Управление по внедрению и сопровождению корпоративных систем ООО «Бизнес Инновации Консалтинг» | О.Н. Воробьева |
| Начальник Отдел формирования отчетности в информационных системах | А. Г. Демин |
| Начальник Отдел внедрения, сопровождения и контроля автоматизированных учетных процессов | Н. А. Каурова |
| Начальник Отдел автоматизации и стандартизации учетных технологийНачальник Отдела регламентных операций вИнформационных системах | И.Ю. Архипова М.Н. Благинина |