Действующий
объектам культурного наследия (памятникам истории и культуры); архивным фондам, содержащим документацию, являющуюся национальным, научным, культурным и историческим наследием, и хранящимся в государственном учреждении "Объединенный государственный архив Челябинской области (далее именуется - государственный архив) и муниципальных архивах Челябинской области.
9. Подготовку документов объектов повышенного риска (потенциально опасных объектов) и систем жизнеобеспечения населения к микрофильмированию осуществляет комиссия (рабочая группа) страхового фонда документации организации (объекта). Комиссия (рабочая группа) создается приказом руководителя организации (объекта).
Основой для создания страхового фонда на объекты повышенного риска и объекты систем жизнеобеспечения населения являются аварийные комплекты документации. На каждый объект разрабатывается только один аварийный комплект документации, в который входит документация на все подобъекты, здания и сооружения.
С целью экономии материальных средств на создание и поддержание страхового фонда отбору для микрофильмирования подлежит проектная и другая документация в минимальном объеме, обеспечивающем разработку, другая документация в минимальном объеме, обеспечивающем разработку проектов восстановления разрушенных зданий и сооружений в предельно короткие сроки.
В соответствии с утвержденным планом работы по созданию и сохранению страхового фонда комиссия (рабочая группа) страхового фонда документации организации (объекта) разрабатывает ведомости аварийных комплектов документации.
В состав ведомости аварийного комплекта документации на объекты повышенного риска (потенциально опасные объекты), объекты систем жизнеобеспечения населения включаются комплекты проектной, эксплуатационной, конструкторской, нормативной документации, планы ликвидации аварийных ситуаций, паспорта безопасности объектов и другая документация, необходимая для проведения аварийно-спасательных и аварийно-восстановительных работ.
В комплекты документации при необходимости включаются также документы, оригиналы которых находятся в иных организациях (проектных институтах, архивах).
Ведомость аварийного комплекта документации на объекты повышенного риска и объекты систем жизнеобеспечения населения составляется в четырех экземплярах, утверждается руководителем организации (объекта) и представляется на согласование в Главное управление МЧС России по Челябинской области.
После согласования в Главном управлении МЧС России по Челябинской области первый экземпляр ведомости аварийного комплекта документации на объект повышенного риска (потенциально опасный объект) и объект систем жизнеобеспечения населения передаётся в Государственный комитет по делам архивов Челябинской области, три экземпляра ведомости аварийного комплекта документации возвращаются организации (объекту).
Подготовленные комплекты документов и ведомости аварийного комплекта документации организация (объект) отправляет в государственный архив на микрофильмирование.
При большом количестве документов их отправка на микрофильмирование может осуществляться партиями. К каждой партии документов, отправляемой на микрофильмирование, прилагается сопроводительный перечень аварийного комплекта документации. Сопроводительный перечень аварийного комплекта документации составляется в трех экземплярах, первый и второй экземпляры направляются в государственный архив с партией документации, третий экземпляр остается в организации для контроля. Ведомость аварийного комплекта документации в трёх экземплярах направляется в государственный архив с первой партией комплекта документации.
В случае внесения изменений в отдельные документы из состава аварийного комплекта документации, исключения из состава аварийного комплекта документации отдельных документов, введения в состав аварийного комплекта документации новых документов (реконструкция, перепрофилирование, переоборудование, передислокация оборудования) организация (объект) доводит до сведения Государственного комитета по делам архивов Челябинской области о произошедших изменениях.
Организация (объект) проводит работу по подготовке изменений к ведомости аварийного комплекта документации и комплектов документов для микрофильмирования в соответствии с пунктом 9 настоящего Порядка.
10. Подготовку документов на объекты культурного наследия (памятники истории и культуры) к микрофильмированию осуществляет государственное учреждения культуры "Государственный научно-производственный центр по охране культурного наследия Челябинской области".
составление перечня документов на объект культурного наследия (памятник истории и культуры) (приложение 3);
Государственное учреждение культуры "Государственный научно-производственный центр по охране культурного наследия Челябинской области" на основании плана работы по созданию и сохранению страхового фонда готовит комплект документов по каждому объекту культурного наследия (памятнику истории и культуры), разрабатывает перечень документов отдельно по каждому объекту. Перечень документов на объект культурного наследия (памятник истории и культуры) составляется в четырех экземплярах.
Перечни документов на объекты культурного наследия (памятники истории и культуры) согласовываются экспертной комиссией Министерства культуры Челябинской области.
После согласования экспертной комиссией Министерства культуры Челябинской области первый экземпляр перечня документов объекта культурного наследия (памятника истории и культуры) направляется в Государственный комитет по делам архивов Челябинской области, три экземпляра перечня документов объекта культурного наследия (памятников истории и культуры) и комплект документов данного объекта направляются на микрофильмирование в государственный архив.
11. Определение состава, учет и описание документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием, хранящейся в государственном архиве и муниципальных архивах, осуществляется в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19.
утверждение описи особо ценных документов на экспертно-проверочной комиссии Государственного комитета по делам архивов Челябинской области;
Государственный архив на основании плана работы по созданию и сохранению страхового фонда представляет на микрофильмирование особо ценные документы в соответствии с описями особо ценных дел, документов.
Микрофильмирование документов должно проводиться по фондам с соблюдением последовательности расположения дел в фонде по порядку описей и номеров дел.
12. Подлежащая микрофильмированию документация должна соответствовать требованиям стандартов, указанных в пункте 17 настоящего Порядка.
13. Утраченные или непригодные к микрофильмированию документы подлежат изготовлению или восстановлению.
14. В состав документации, представляемой на микрофильмирование, включаются подлинники, а также, в случае их утраты - дубликаты и учтенные копии документов.
15. При транспортировке документов соблюдаются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды путем применения специальных видов упаковок, обеспечивающих защиту документов от осадков, света, механических повреждений.
Транспортировка документов производится при плотной укладке документов, исключающей возможность их перемещения внутри упаковки, ударов и различных сотрясений, при этом фотофонодокументы упаковываются в вертикальном положении в коробки жесткой конструкции соответствующего размера, обернутые во влагонепроницаемую ткань. Другие аудиовизуальные и машиночитаемые (электронные) документы, графические и крупноформатные дела и документы перемещаются только в упаковке, в которой они хранятся, или предназначенных для их перемещения средствах.
16. Приём документации на микрофильмирование от организаций (объектов) в государственный архив оформляется актом приема-передачи документов на микрофильмирование. Акт составляется в двух экземплярах. Один экземпляр остается в государственном архиве, второй - в организации (объекте) (приложение 5).
17. Микрофильмирование и хранение страхового фонда осуществляются в государственном архиве в соответствии с национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 33.3 01-2006 "Единый российский страховой фонд документации. Общие требования к подготовке и поставке документов для страхового микрофильмирования", государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 33.505-2003 "Единый российский страховой фонд документации. Порядок создания страхового фонда документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием", другими государственными стандартами системы "Страховой фонд документации".
18. Государственный архив осуществляет обязательный входной контроль представленной документации на пригодность к микрофильмированию и соответствие ее состава комплектовочному документу (ведомости аварийного комплекта документации, перечню документов объекта культурного наследия (памятника истории и культуры), описи особо ценных дел).
19. Продолжительность микрофильмирования документации в государственном архиве не должна превышать 45 дней со дня ее получения. При несоответствии документации требованиям соответствующих стандартов и нормативно-методическим документам срок микрофильмирования корректируется с учетом времени, необходимого для доработки документов.
Одновременно с созданием страхового фонда создается фонд пользования на микропленке и других компактных носителях информации.
20. После завершения микрофильмирования документов государственный архив возвращает организации (объекту) - поставщику документации комплект документов вместе с комплектовочным документом в одном экземпляре, указав в нем обозначения микрофильмов.