Действующий
11.4.4. Выдача дел сотрудникам структурного подразделения производится сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства под роспись в журнале учета выдачи дел.
11.4.5. Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения начальника территориального органа, командира воинской части, начальника (руководителя) организации системы МЧС России. При этом в обязательном порядке составляется акт об изъятии документов и производится соответствующая запись во внутренней описи дела в графе "Примечание". На выданное дело заводится карта-заместитель дела (приложение N 35).
11.4.6. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения начальника территориального органа, командира воинской части, начальника (руководителя) организации системы МЧС России.
11.4.7. Запрещается делать на документах, находящихся в деле, любые пометки или вносить в них какие-либо изменения.
XII. Подготовка и передача документов в архив органа управления, воинской части, организации системы МЧС России
12.1. Завершенные делопроизводством дела постоянного и долговременного хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы, а затем сдаются в архив. Дела со сроками хранения до 10 лет включительно могут передаваться в архив по согласованию с начальником территориального органа, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России.
12.2. Подготовка документов к сдаче в архив осуществляется в строгом соответствии с требованиями Инструкции по архивной работе в органах управления, соединениях, воинских частях войск гражданской обороны и организациях системы МЧС России, утвержденной приказом МЧС России от 16.03.2006 N 160).
XIII. Прием-передача документов, дел при смене руководителя структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства, или ответственного за ведение делопроизводства структурного подразделения, реорганизации или ликвидации территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России (структурного подразделения)
13.1. При смене ответственного за ведение делопроизводства производится полная проверка наличия документов и дел путем сверки их с учетными данными, что отражается в акте приема-передачи дел.
В акте приема-передачи дел отражается за каждый год в отдельности количество учтенных и имеющихся в наличии документов, дел по всем видам учета.
Акт подписывается лицом, передающим дела, лицом, принимающим их, и утверждается начальником (руководителем) территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России (руководителем структурного подразделения).
13.2. При ликвидации или реорганизации территориального органа, воинской части или организации системы МЧС России с передачей всех или части их функций другому органу управления, воинской части или организации системы МЧС России последняя принимает все передаваемые документы и дела текущего делопроизводства, а также архив по акту с утверждением его начальниками (руководителями) обоих территориальных органов, воинских частей или организаций системы МЧС России.
В случае если функции реорганизуемого территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России передаются нескольким органам управления, воинским частям, организациям системы МЧС России, документы и дела текущего делопроизводства передаются по принадлежности по актам в установленном порядке. Документы архива реорганизуемого территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России передаются в один из них или в архив вышестоящей организации.
13.3. При ликвидации территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России все дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат передаче в Центральный архив МЧС России по сводным описям в согласованные с Центральным архивом сроки. В этом случае дела временного (менее 10 лет) срока хранения, утратившие практическое значение, могут быть уничтожены в установленном порядке до истечения срока их хранения.
13.4. Все материалы по передаче документов и дел при ликвидации или реорганизации территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России включаются в ликвидационный акт, оформленный в установленном порядке, отдельным пунктом.
13.5. При ликвидации или реорганизации структурного подразделения территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России с передачей всех или части его функций другому структурному подразделению (подразделениям) документы и дела текущего делопроизводства передаются по принадлежности.
Прием-передача дел осуществляется по актам, подписываемым ответственными за делопроизводство и утверждаемым руководителями структурных подразделений.
При ликвидации структурного подразделения без передачи функций другим структурным подразделениям все дела текущего делопроизводства подлежат закрытию и сдаются в архив по описям.
13.6. При ликвидации или реорганизации территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России, структурного подразделения все дела с истекшими сроками хранения подлежат уничтожению.
*(1) Учет количества документов производится по произвольной форме. За единицу учета количества документов принимается сам документ с учетом размноженных экземпляров. Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно. Учет количества документов, как правило, производится ежемесячно и суммируется за год.
*(2) Прием и регистрация поступающей корреспонденции производится также в территориальных органах государственного пожарного надзора главных управлений МЧС России по субъектам Российской Федерации в соответствии с приказом МЧС России от 01.10.2007 N 517 "Об утверждении Административного регламента Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий по исполнению государственной функции по надзору за выполнением федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, организациями, а также должностными лицами и гражданами установленных требований пожарной безопасности".
*(5) Требования настоящего раздела распространяются на порядок обращения с документами на бумажной основе и иными материальными носителями служебной информации ограниченного распространения (фото-, кино-, видео- и аудиодокументами, машинными носителями информации и др.).