3.4. Архивные документы, вопрос об отнесении которых к Архивному фонду Российской Федерации не решен, не могут учитываться как документы Архивного фонда Российской Федерации. Собственники таких документов могут браться на учет как возможные источники комплектования государственного, районного, городского архива.

3.5. Документы негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, переданные в собственность государства на постоянное хранение в государственные, районные, городские архивы, государственные музеи и библиотеки, включаются в состав государственной части Архивного фонда Российской Федерации и учитываются в порядке, определенном п. 2.4. Регламента.

3.6. Документы негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, переданные собственниками на временное и депозитарное хранение в государственные, районные и городские архивы, государственные музеи и библиотеки учитываются отдельно от документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации в порядке, определенном п. 2.4. Регламента по формам Приложений 1, 2, 3 к Регламенту.

__________________________________________________________

Наименование и адрес получателя

Кем представляется _______________________________________

наименование и адрес

__________________________________________________________

отчитывающейся организации

Паспорт _________________________________________________________________

______________________________________________ архива на 1 января .... г.

(название архива)

1. Состав и объем архивных документов

┌─────────────────┬────┬──────┬──────────────────────────────┬──────────┐
│Показатели       │Код │Кол-во│     Количество ед.хр.        │Количество│
│                 │стро│фондов├────┬─────────────────────────┤ед.хр.при-│
│                 │ ки │      │Все-│     в том числе         │нятых на  │
│                 │    │      │ го ├─────────┬──────┬────────┤временное │
│                 │    │      │    │внесенных│секре-│учтенных│хранение  │
│                 │    │      │    │в описи  │тных* │особо   │          │
│                 │    │      │    │         │      │ценных  │          │
├─────────────────┼────┼──────┼────┼─────────┼──────┼────────┼──────────┤
 │       А         │  Б │   1  │  2 │    3    │  4   │   5    │    6     │
├─────────────────┼────┼──────┼────┼─────────┼──────┼────────┼──────────┤
 │Док-ты на бум.   │    │      │    │         │      │        │          │
│основе. Всего:   │101 │      │    │         │      │        │          │
├─────────────────┼────┼──────┼────┼─────────┼──────┼────────┼──────────┤
 │в т.ч.:          │    │      │    │         │      │        │          │
│Управленческая   │    │      │    │         │      │        │          │
│документация     │102 │      │    │         │      │        │          │
├─────────────────┼────┼──────┼────┼─────────┼──────┼────────┼──────────┤
 │Док-ты личного   │    │      │    │         │      │        │          │
│происхождения    │103 │      │    │         │  Х   │        │          │
├─────────────────┼────┼──────┼────┼─────────┼──────┼────────┼──────────┤
 │НТД              │104 │      │    │         │      │        │          │
├─────────────────┼────┼──────┼────┼─────────┼──────┼────────┼──────────┤
 │Документы по     │    │      │    │         │      │        │          │
│личному составу  │105 │      │    │         │      │    Х   │          │
├─────────────────┼────┼──────┼────┼─────────┼──────┼────────┼──────────┤
 │Кинодокументы    │106 │      │    │         │      │        │          │
├─────────────────┼────┼──────┼────┼─────────┼──────┼────────┼──────────┤
 │Фотодокументы    │107 │      │    │         │      │        │          │
├─────────────────┼────┼──────┼────┼─────────┼──────┼────────┼──────────┤
 │Фонодокументы    │108 │      │    │         │      │        │          │
├─────────────────┼────┼──────┼────┼─────────┼──────┼────────┼──────────┤
 │Видеофонограммы  │109 │      │    │         │      │        │          │
├─────────────────┼────┼──────┼────┼─────────┼──────┼────────┼──────────┤
 │МЧД              │110 │      │    │         │      │        │          │
├─────────────────┼────┼──────┼────┼─────────┼──────┼────────┼──────────┤
 │Микроформы на    │    │      │    │         │      │        │          │
│правах подлинни- │    │      │    │         │      │        │          │
│ков              │111 │      │    │         │  Х   │        │          │
├─────────────────┼────┼──────┼────┼─────────┼──────┼────────┼──────────┤
 │Итого:           │112 │      │    │         │      │        │          │
└─────────────────┴────┴──────┴────┴─────────┴──────┴────────┴──────────┘

┌─────────────────┬────┬──────┬──────────────────────────────┬──────────┐

Примечания.

┌─────────────────────┬─────┬───────────────────────────────────────────┐
│Показатели           │Код  │ Количество ед. учета                      │
│                     │стро-├───────────┬───────────────────────────────┤
│                     │ки   │Всего      │в том числе внесенных в описи  │
├─────────────────────┼─────┼───────────┼───────────────────────────────┤
│          А          │  Б  │    2      │               3               │
├─────────────────────┼─────┼───────────┼───────────────────────────────┤
│Кинодокументы        │106  │           │                               │
├─────────────────────┼─────┼───────────┼───────────────────────────────┤
│Фонодокументы        │108  │           │                               │
├─────────────────────┼─────┼───────────┼───────────────────────────────┤
│Видеофонограммы      │109  │           │                               │
├─────────────────────┼─────┼───────────┼───────────────────────────────┤
│МЧД                  │110  │           │                               │
└─────────────────────┴─────┴───────────┴───────────────────────────────┘

┌─────────────────────┬─────┬───────────────────────────────────────────┐

┌─────────────────────┬─────┬───────────┐
│Микроформы на правах │111  │           │
│подлинников (кадров) │     │           │
└─────────────────────┴─────┴───────────┘

┌─────────────────────┬─────┬───────────┐

┌─────────────────────┬─────┬───────────┐
│Док-ты л/п не внесен-│103  │           │
│ные в описи (док-тов)│     │           │
└─────────────────────┴─────┴───────────┘

┌─────────────────────┬─────┬───────────┐

2. Состав и объем страхового фонда копий архивных документов

┌─────────────────┬────┬────────────────────────┬───────────────────────┐
 │Показатели       │Код │ Количество ед. хр.     │Объем страхового фонда │
│                 │стро├───────────┬────────────┼──────────┬────────────┤
│                 │ ки │скопирован-│имеющих фонд│Кол-во ка-│Кол-во ед.  │
│                 │    │ных для    │пользования │дров нега-│хр. страхо- │
│                 │    │страхового │            │тива      │вого фонда  │
│                 │    │фонда      │            │          │            │
├─────────────────┼────┼───────────┼────────────┼──────────┼────────────┤
│       А         │  Б │     1     │      2     │     3    │      4     │
├─────────────────┼────┼───────────┼────────────┼──────────┼────────────┤
 │Док-ты на бум.   │    │           │            │          │            │
│основе. Всего:   │201 │           │            │          │            │
├─────────────────┼────┼───────────┼────────────┼──────────┼────────────┤
 │в т.ч.:          │    │           │            │          │            │
│Управленческая   │    │           │            │          │            │
│документация     │202 │           │            │          │            │
├─────────────────┼────┼───────────┼────────────┼──────────┼────────────┤
 │Док-ты личного   │    │           │            │          │            │
│происхождения    │203 │           │            │          │            │
├─────────────────┼────┼───────────┼────────────┼──────────┼────────────┤
 │НТД              │204 │           │            │          │            │
├─────────────────┼────┼───────────┼────────────┼──────────┼────────────┤
 │Документы по     │    │           │            │          │            │
│л/с              │205 │     Х     │            │     Х    │      Х     │
├─────────────────┼────┼───────────┼────────────┼──────────┼────────────┤
 │Кинодокументы    │206 │           │            │     Х    │            │
├─────────────────┼────┼───────────┼────────────┼──────────┼────────────┤
 │Фотодокументы    │207 │           │            │     Х    │            │
├─────────────────┼────┼───────────┼────────────┼──────────┼────────────┤
 │Фонодокументы    │208 │           │            │     Х    │            │
├─────────────────┼────┼───────────┼────────────┼──────────┼────────────┤
 │Видеофонограммы  │209 │           │            │     Х    │            │
├─────────────────┼────┼───────────┼────────────┼──────────┼────────────┤
 │МЧД              │210 │           │            │     Х    │            │
├─────────────────┼────┼───────────┼────────────┼──────────┼────────────┤
 │Микроформы на    │    │           │            │          │            │
│правах подлинни- │    │           │            │          │            │
│ков              │211 │           │            │          │            │
├─────────────────┼────┼───────────┼────────────┼──────────┼────────────┤
 │Итого:           │212 │           │            │          │            │
└─────────────────┴────┴───────────┴────────────┴──────────┴────────────┘

┌─────────────────┬────┬────────────────────────┬───────────────────────┐

3. Состав и объем научно-справочного аппарата к архивным документам

3.1. Описи, каталоги, базы данных

┌─────────────────┬────┬───────────┬────────────────────────┬───────────┐
 │Показатели       │Код │Кол-во опи-│Закаталогизировано      │Создано баз│
│                 │стро│сей (книг  ├─────┬─────┬────────────┤данных о   │
│                 │ ки │учета и    │Кол- │Кол- │Кол-во сос- │составе и  │
│                 │    │описания)  │во   │во   │тавленных   │содержании │
│                 │    ├───┬───────┤фон- │ед.  │карточек    │документов │
│                 │    │ В │из них │дов  │хр.  ├──┬─────────┼─────┬─────┤
│                 │    │ с │в пол- │     │ед.  │В │из них   │Кол- │Инфо-│
│                 │    │ е │ном ко-│     │уч.  │с │включен- │во   │рм.  │
│                 │    │ г │мплекте│     │     │е │ных в    │БД   │объем│
│                 │    │ о │       │     │     │г │каталоги │     │(в   │
│                 │    │   │       │     │     │о │         │     │МБайт│
│                 │    │   │       │     │     │  │         │     │)    │
├─────────────────┼────┼───┼───────┼─────┼─────┼──┼─────────┼─────┼─────┤
│       А         │  Б │ 1 │   2   │  3  │  4  │5 │    6    │  7  │  8  │
├─────────────────┼────┼───┼───────┼─────┼─────┼──┼─────────┼─────┼─────┤
 │Док-тов на бум.  │    │   │       │     │     │  │         │     │     │
│основе. Всего:   │301 │   │       │     │     │  │         │     │     │
├─────────────────┼────┼───┼───────┼─────┼─────┼──┼─────────┼─────┼─────┤
 │в т.ч.:          │    │   │       │     │     │  │         │     │     │
│Управленческая   │    │   │       │     │     │  │         │     │     │
│документация     │302 │   │       │     │     │  │         │     │     │
├─────────────────┼────┼───┼───────┼─────┼─────┼──┼─────────┼─────┼─────┤
 │Док-ты личного   │    │   │       │     │     │  │         │     │     │
│происхождения    │303 │   │       │     │     │  │         │     │     │
├─────────────────┼────┼───┼───────┼─────┼─────┼──┼─────────┼─────┼─────┤
 │НТД              │304 │   │       │     │     │  │         │     │     │
├─────────────────┼────┼───┼───────┼─────┼─────┼──┼─────────┼─────┼─────┤
 │Документы по л/с │305 │   │       │     │     │  │         │     │     │
├─────────────────┼────┼───┼───────┼─────┼─────┼──┼─────────┼─────┼─────┤
 │Кинодокументы    │306 │   │       │     │     │  │         │     │     │
├─────────────────┼────┼───┼───────┼─────┼─────┼──┼─────────┼─────┼─────┤
 │Фотодокументы    │307 │   │       │     │     │  │         │     │     │
├─────────────────┼────┼───┼───────┼─────┼─────┼──┼─────────┼─────┼─────┤
 │Фонодокументы    │308 │   │       │     │     │  │         │     │     │
├─────────────────┼────┼───┼───────┼─────┼─────┼──┼─────────┼─────┼─────┤
 │Видеофонограммы  │309 │   │       │     │     │  │         │     │     │
├─────────────────┼────┼───┼───────┼─────┼─────┼──┼─────────┼─────┼─────┤
 │МЧД              │310 │   │       │     │     │  │         │     │     │
├─────────────────┼────┼───┼───────┼─────┼─────┼──┼─────────┼─────┼─────┤
 │Микроформы на    │    │   │       │     │     │  │         │     │     │
│правах подлинни- │    │   │       │     │     │  │         │     │     │
│ков              │311 │   │       │     │     │  │         │     │     │
├─────────────────┼────┼───┼───────┼─────┼─────┼──┼─────────┼─────┼─────┤
 │Итого:           │312 │   │       │     │     │  │         │     │     │
└─────────────────┴────┴───┴───────┴─────┴─────┴──┴─────────┴─────┴─────┘

┌─────────────────┬────┬───────────┬────────────────────────┬───────────┐

3.2. Справочно-информационные издания:

┌───────────────────────────────┬─────────────┬─────────────────────────┐
│       Показатели              │Код строки   │ Количество              │
├───────────────────────────────┼─────────────┼─────────────────────────┤
│               А               │      Б      │          1              │
├───────────────────────────────┼─────────────┼─────────────────────────┤
 │Изданные справочники.          │             │                         │
│Всего:                         │    314      │                         │
├───────────────────────────────┼─────────────┼─────────────────────────┤
 │в т.ч.:                        │             │                         │
│Путеводители, краткие справоч- │             │                         │
│ники по фондам                 │    315      │                         │
├───────────────────────────────┼─────────────┼─────────────────────────┤
 │Других типов                   │    316      │                         │
├───────────────────────────────┼─────────────┼─────────────────────────┤
 │По административно-            │             │                         │
│территориальному делению       │    317      │                         │
├───────────────────────────────┼─────────────┼─────────────────────────┤
 │По истории учреждений          │    318      │                         │
└───────────────────────────────┴─────────────┴─────────────────────────┘

┌───────────────────────────────┬─────────────┬─────────────────────────┐

* Только для кинодокументов, фонодокументов, видеофонограмм, МЧД

4. Состав и объем научно-справочной библиотеки

┌───────────────────────────────┬─────────────┬─────────────────────────┐
│       Показатели              │Код строки   │ Количество              │
├───────────────────────────────┼─────────────┼─────────────────────────┤
│               А               │      Б      │          1              │
├───────────────────────────────┼─────────────┼─────────────────────────┤
 │Книги и брошюры                │    401      │                         │
├───────────────────────────────┼─────────────┼─────────────────────────┤
 │Газеты                         │    402      │                         │
├───────────────────────────────┼─────────────┼─────────────────────────┤
 │Журналы                        │    403      │                         │
├───────────────────────────────┼─────────────┼─────────────────────────┤
 │Др. виды печатной продукции    │    404      │                         │
└───────────────────────────────┴─────────────┴─────────────────────────┘

┌───────────────────────────────┬─────────────┬─────────────────────────┐

5. Условия хранения документов

┌───────────────────────────────┬─────────────┬─────────────────────────┐
│       Показатели              │Код строки   │ Количество              │
├───────────────────────────────┼─────────────┼─────────────────────────┤
│               А               │      Б      │          1              │
├───────────────────────────────┼─────────────┼─────────────────────────┤
 │Зданий (помещения)архива.      │             │                         │
│Всего:                         │    501      │                         │
├───────────────────────────────┼─────────────┼─────────────────────────┤
 │в т.ч.: специальные            │    502      │                         │
├───────────────────────────────┼─────────────┼─────────────────────────┤
 │приспособленные                │    503      │                         │
├───────────────────────────────┼─────────────┼─────────────────────────┤
 │Протяженность стеллажных полок │             │                         │
│(в пог. м.). Всего:            │    504      │                         │
├───────────────────────────────┼─────────────┼─────────────────────────┤
 │в т.ч. металлических           │    505      │                         │
├───────────────────────────────┼─────────────┼─────────────────────────┤
 │деревянных                     │    506      │                         │
├───────────────────────────────┼─────────────┼─────────────────────────┤
 │смешанных                      │    507      │                         │
├───────────────────────────────┼─────────────┼─────────────────────────┤
 │Степень загруженности (в %)    │    508      │                         │
├───────────────────────────────┼─────────────┼─────────────────────────┤
 │Оснащенность зданий сигнализа- │             │                         │
│цией (в %): охранная           │    509      │                         │
├───────────────────────────────┼─────────────┼─────────────────────────┤
 │пожарная                       │    510      │                         │
├───────────────────────────────┼─────────────┼─────────────────────────┤
 │Закартонировано ед. хр.        │    511      │                         │
└───────────────────────────────┴─────────────┴─────────────────────────┘

┌───────────────────────────────┬─────────────┬─────────────────────────┐

Руководитель ____________________________________________________________

подпись расшифровка подписи

" __ " __________________________

_________________________________

фамилия и телефон исполнителя