Утративший силу
Для наведения справок о размере заработной платы используются лицевые счета, а при их отсутствии - ведомости на выдачу зарплаты, машинограммы на выдачу зарплаты, расчетные листки.
Архивные справки о заработной плате для назначения государственной пенсии составляются по установленной органами социального обеспечения форме.
В случаях, когда сведения, включаемые в архивные справки, не умещаются на одном листе справки, включая его оборотную сторону, справки продолжаются на втором и последующих листах. При этом каждый лист справок заверяется гербовыми печатями таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.
Архивные справки и подлинные личные документы выдаются заявителям или их доверенным лицам на руки по предъявлении паспорта или удостоверения личности под расписку (на копии архивной справки). Доверенные лица кроме того, при получении ими подлинного документа, предъявляют в архив доверенность, заверенную нотариусом или организацией.
Если заявитель или его доверенное лицо не могут явиться для получения архивной справки или подлинного личного документа, то справка или документ направляются в адрес заявителя по почте. Архивные справки посылаются заявителям заказными, а подлинные личные документы - ценными письмами.
Учет выданных архивных справок, копий и выписок из документов ведется в специальном журнале регистрации архивных справок, копий и выписок из документов.
Учет количества выданных для использования дел ведется по книге выдачи дел из хранилища (приложение 42).
15.9.1. Работа архива организуется в соответствии с положением об архиве, в котором фиксируются: правовой статус архива; состав документов, поступающих на хранение; задачи, функции архива и его права, необходимые для их осуществления. Положения об архивах утверждаются начальниками управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.
Для лица, ответственного за архив, разрабатывается должностная инструкция (приложение 55), которая должна быть оформлена в соответствии с приказом ГТК России от 16.02.98 N 80.
15.9.2. В архиве составляются: годовые планы работы и годовые (с поквартальной разбивкой) планы-графики приема дел, передачи дел на государственное хранение, представления годовых разделов сводных описей дел на рассмотрение ЭПК соответствующего госархива.
Планы-графики передачи дел на государственное хранение и представления годовых разделов сводных описей дел на рассмотрение ЭПК госархива утверждаются совместно руководством таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица и соответствующего госархива.
Годовое планирование работы архива проводится на основе определения главных задач работы архива на планируемый год и с учетом бюджета рабочего времени в планируемом году.
Годовой план составляется с указанием конкретных видов работ по установленной форме (приложение 56).
По каждому виду работы определяется его объем; отдельные виды работ могут не иметь объемных показателей, в таком случае их трудоемкость выражается только затратой времени.
Планы подписываются заведующим архивом (лицом, ответственным за архив) и утверждаются начальником отдела (отделения) документационного обеспечения.
В начале плана указывается общий бюджет рабочего времени с учетом непроизводительных затрат времени (на учебные отпуска, временную нетрудоспособность и т.д.).
15.9.3. Учет труда в архивах управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица ведется в дневниках учета труда, в которых ежедневно учитывается плановая и внеплановая работа.
В дневнике записываются: даты, виды и объем работ; затраченное на каждый вид работы время в часах. В конце каждого месяца, квартала, года подводится итог по видам работы и затраченному времени в рабочих днях.
15.9.4. По итогам работы архивом составляется отчет о выполнении годового плана. В годовой отчет включаются сведения о выполнении планов-графиков (п.15.9.2.), а также сведения о выполнении мероприятий, не включенных в годовой план.
15.10. Порядок передачи архивами управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица документов на государственное хранение.
Передача документов от таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица в государственный архив, как правило, проводится ежегодно в соответствии с графиками, утвержденными руководством указанных таможенных органов и соответствующего госархива.
Документы указанных таможенных органов передаются в государственный архив по описям, утвержденным в установленном порядке. Прием документов на государственное хранение оформляется актом приема-передачи (приложение 57), составляемым в двух экземплярах.
Перед передачей документов от таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица на государственное хранение представитель государственного архива осуществляет в указанных таможенных органах проверку физического и санитарно-гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов государственным архивом составляются акты; устранение обнаруженных дефектов проводится силами управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.
При передаче документов в государственный архив передается 2 экземпляра описи, помимо контрольного экземпляра, передаваемого в государственный архив после утверждения описи ЭПК. Передача дел проводится поединично по описям. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в государственный архив. Четвертые экземпляры описей вместе с экземплярами акта остаются в управлении, таможне, таможенном посте со статусом юридического лица.
Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел оговариваются в актах приема-передачи документов на государственное хранение; причины их отсутствия - в прилагаемых к актам справках таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица. Указанные таможенные органы обязаны принять меры к розыску отсутствующих дел.
15.11. Порядок приема-передачи документов при смене начальников таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица, заведующих архивами (лиц, ответственных за архивы), а также при реорганизации или ликвидации указанных таможенных органов.
15.11.1. При смене начальников управления, таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица наличие и состояние документов, находящихся в делопроизводстве и архиве, а также учетно-справочного аппарата к ним отражается в актах приема-передачи указанных таможенных органов.
В соответствии с учетными данными отдела (отделения, группы) документационного обеспечения и архива в акте указываются раздельно количество документов, находящихся в делопроизводстве, и количество дел, хранящихся в архиве.
15.11.2. При смене заведующего архивом (лица, ответственного за архив) прием-передача документов и учетно-справочного аппарата к ним, а также помещений архива, инвентаря и оборудования производится по акту (приложение 58).
Для приема-передачи дел заведующими архивами приказами начальников управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица назначаются комиссии и составе не менее 3-х человек. В состав комиссии включается представитель отдела (отделения, группы) документационного обеспечения.
Прием-передача дел лицами, ответственными за архивы, вновь назначаемым лицам производится в присутствии третьих должностных лиц, назначаемых начальниками управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.
учетных документов и ИСА к документам (паспорта архива, описей дел, листов фонда, дела фонда и карточек фондов, книг поступлений и выбытия документов, справочных картотек);
Акты приема-передачи документов при смене заведующих архивами (лиц, ответственных за архивы) подписываются сдающими и принимающими документы архива, членами комиссии (третьими лицами) и утверждаются начальниками управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.
В случае обнаружения при приеме-передаче документов их недостачи об этом немедленно информируется руководство указанных таможенных органов и принимаются меры к их розыску.
15.11.3. Порядок передачи и дальнейшего использования документов таможенного управления, таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица при реорганизации или ликвидации последних предусматривается приказами о реорганизации или ликвидации указанных таможенных органов.
Передача документов ликвидируемых указанных таможенных органов входит в обязанность комиссий, образованных для передачи дел и имущества.
При реорганизации указанных таможенных органов с передачей их функций другим организациям последние принимают по актам незавершенные делопроизводством дела управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица и их архивы.
Перед передачей документов ликвидируемых или реорганизованных указанных таможенных органов осуществляется проверка наличия и состояния дел, а также качества обработки документов, хранящихся в делопроизводстве и архиве. Если состояние и качество обработки документов не соответствуют требованиям настоящей Инструкции, то ликвидационная комиссия организует упорядочение документов в соответствии с настоящей Инструкцией.