В заявке указываются следующие данные: наименование отправителя (с указанием почтового и телеграфного адресов с индексами или факса с кодом выхода); станция и дорога отправления; наименование и количество грузов, подлежащих перевозке (если на вагон грузится два и более грузов, то необходимо дополнительно указать общее количество грузов и количество вагонов); страна назначения; станция назначения; наименование грузополучателя; пограничные станции передачи грузов по маршруту следования стран, участвующих в перевозке (сведения о пограничных станциях передачи грузов берутся из контракта, договора или заказ-наряда, куда они вносятся после согласования между отправителем (экспедитором) и получателем грузов при подписании контракта, договора или заказ-наряда); номер контракта, договора, заказ-наряда, маркировки (если она имеется) и сроки поставки грузов.

К письму должны быть приложены схемы погрузки (статья 5 СМГС и СИ к СМГС) в следующем количестве:

- по два экземпляра - центральным органам железной дороги назначения и транзитных железных дорог третьих стран, участвующих в перевозке и осуществляющих перегрузочные операции;

- по одному экземпляру - центральным органам транзитных железных дорог третьих стран, участвующих в перевозке, но не осуществляющих перегрузочных операций.

Схемы погрузки могут быть выполнены в формате, обеспечивающем передачу их по факсу.

8.3.1.1. На схемах погрузки экспортных грузов, направляемых за границу, должны быть указаны: масса, длина, наружные размеры груза, а на торцевой проекции координаты всех выступающих точек груза относительно уровня головок рельсов и оси пути (с обязательным выделением размера высоты пола вагона); координаты центра тяжести груза по высоте (относительно основания) и по отношению к ширине и длине груза, а также расстояния от выступающих точек до центра тяжести груза в продольном направлении.

Контур каждого груза на вагоне должен быть обведен четкой линией. При размещении нескольких грузов на одном вагоне допускается в отдельных случаях обводить контур цветными линиями (тушью, карандашами).

8.4. Департамент управления перевозками МПС России (Отдел специальных перевозок) в соответствии со статьей 5 СМГС и СИ к СМГС производит запрос на предварительное согласование перевозки с направлением третьим странам писем с приложением схем погрузки или по телеграфу с составлением заявки в формализованном виде (Приложение 19).

8.5. Департамент управления перевозками МПС России (Отдел специальных перевозок) информирует железнодорожную администрацию (железную дорогу), станцию отправления и грузоотправителя о получении согласия железных дорог третьих стран на прием негабаритных, тяжеловесных и длинномерных грузов, следующих на экспорт.

8.5.1. После получения уведомления Департамента управления перевозками МПС России (Отдела специальных перевозок) о согласии железных дорог третьих стран на прием негабаритных, тяжеловесных и длинномерных грузов, которые ранее не перевозились по железной дороге, грузоотправитель должен согласовать погрузочную документацию установленным порядком: для грузов габаритных (п. 1.3) - в соответствии с главой 1 ТУ, для негабаритных на платформах и в полувагонах (п. 1.5) и всех грузов на транспортерах - в соответствии с главой 2 настоящей Инструкции.

8.6. Станция отправления имеет право принять к перевозке на экспорт в третьи страны грузы, перечисленные в п. 8.2, только при наличии:

- уведомления Департамента управления перевозками МПС России (Отдела специальных перевозок) о согласовании перевозки с железными дорогами третьих стран;

- чертежа (схемы) размещения и крепления груза, согласованного установленным порядком в соответствии с главой 2 настоящей Инструкции или Техническими условиями (ТУ);

- плана погрузки грузов на экспорт, оформленного установленным порядком, через пограничную станцию, указанную в телеграмме (факсе) Департамента управления перевозками МПС России (Отдела специальных перевозок) о согласовании перевозки с железными дорогами третьих стран.

8.6.1. При предъявлении к перевозке на экспорт в третьи страны на платформах или в полувагонах грузов, на которые не имеется уведомления Департамента управления перевозками МПС России (Отдела специальных перевозок) о согласовании приема данных грузов железными дорогами третьих стран, грузоотправитель по требованию станции должен представить эскизы с обоснованием, что эти грузы по размерам в транспортном положении не превышают габаритов погрузки третьих стран по маршруту следования грузов, а также не являются для них длинномерными или тяжеловесными.

8.6.2. При приеме к перевозке грузов, указанных в п. 8.2, станция проверяет выполнение отправителем всех указанных в телеграмме (факсе) Департамента управления перевозками МПС России (Отдела специальных перевозок) условий перевозки, согласованных с железными дорогами третьих стран.

8.6.3. Комиссионная проверка размещения, крепления и отправление следующих на экспорт грузов, перечисленных в п. 8.2, производится порядком, предусмотренным ТУ и главой 2 настоящей Инструкции (пп. 2.6.1-2.6.7).

8.7. Станция отправления обязана на основании телеграммы (факса) Департамента управления перевозками (Отдела специальных перевозок) о согласовании перевозки с железными дорогами третьих стран сделать запись в накладной в графе "Отметки железной дороги":

"Перевозка согласована железными дорогами ___________ номер __________от _________".

8.7.1. Если в уведомлении Департамента управления перевозками МПС России (Отдела специальных перевозок) о согласовании перевозки указано наименование станций фактического пути следования по железным дорогам третьих стран, то станция погрузки обязана потребовать от отправителя вписать этот путь в графу накладной "Особые заявления отправителя".

8.8. После погрузки грузов, негабаритных для третьих стран, отправитель должен на обеих сторонах груза сделать надпись несмываемой яркой краской или прикрепить щитки, обрамленные красной рамкой, с текстом "Внимание! Негабаритный груз на ________ железных дорогах" (наименования железных дорог могут быть указаны сокращенно).

Станция отправления дополнительно должна сделать в накладной в графе "Наименование груза" отметку "Негабаритный груз на ___________ (наименование железных дорог)" и указать высоту груза от пола вагона и его ширину.

8.9. При необходимости осуществления в текущем году повторных перевозок одинаковых грузов в ту же страну согласование с железными дорогами третьих стран требуется производить вновь.

8.9.1. Для согласования повторной перевозки отправитель должен представить в Департамент управления перевозками МПС России (Отдел специальных перевозок) письмо-заявку с указанием: отгрузочных реквизитов по п. 8.3.1 для каждой новой перевозки, номеров схем погрузки, подписного (регистрационного) номера телеграммы (факса) Департамента управления перевозками МПС России (Отдела специальных перевозок) о согласовании предыдущей перевозки грузов. При этом, если указанные схемы погрузки были высланы железным дорогам третьих стран в текущем году, то повторно прикладывать их к заявке не требуется.

8.9.2. Повторное согласование перевозки с железными дорогами третьих стран требуется и в случаях изменения хотя бы одного из следующих отгрузочных реквизитов: станции назначения, пограничных станций, количества грузов, получателя груза, срока поставки, контракта (заказ-наряда).

Необходимость повторного согласования перевозки в указанных выше случаях отправитель должен учесть при планировании сроков поставки оборудования.

8.10. Все перевозки следующего года должны согласовываться вновь в соответствии с пп. 8.3.1, 8.3.3 настоящей Инструкции.

8.11. Для отправки грузов, перевозка которых по каким-либо причинам не состоялась в указанный согласованием срок, отправитель должен обратиться в Департамент управления перевозками МПС России (Отдел специальных перевозок) с просьбой согласовать с железными дорогами третьих стран продление срока действия их согласий на прием этих грузов.

Заявка на продление срока может подаваться телеграммой (факсом) или письмом с указанием подписного (регистрационного) номера уведомления Департамента управления перевозками МПС России (Отдела специальных перевозок) о согласовании перевозки данного груза (грузов) и нового срока поставки.

Если перевозке подлежало несколько грузов по разным чертежам, а также по разным реквизитам, то необходимо указать конкретно на какие грузы, в каком количестве, по каким чертежам и реквизитам требуется продление срока действия согласий железных дорог третьих стран.

8.12. Перевозка грузов на экспорт через порты с перевалкой их на морской или речной транспорт выполняется с соблюдением требований главы 2 настоящей Инструкции.

8.13. Перевозка на экспорт негабаритных (для Болгарии), тяжеловесных (массой в одном месте более 60 тонн) и длинномерных (см. параграф 6 ТУ) грузов через паромную переправу Ильичевск-Варна производится только после согласования с железными дорогами Болгарии, а также пароходствами Украины и Болгарии возможностей и условий перевозки. Порядок согласования такой же, как и при перевозке аналогичных грузов через сухопутные пограничные станции (пп. 8.2-8.11). Документация на согласование представляется в Департамент управления перевозками МПС России (Отдел специальных перевозок) в семи экземплярах, из них три экземпляра чертежей с расчетами крепления, согласованных установленным порядком, и четыре экземпляра схем погрузки, подготовленных для направления за границу.

При определении вписывания грузов в габарит погрузки железных дорог Болгарии принимается высота пола от уровня головок рельсов для платформы - 1300 мм, для полувагона - 1420 мм.

8.14. Перевозка на экспорт негабаритных (для Германии), тяжеловесных (массой в одном месте более 60 тонн) и длинномерных грузов через паромную переправу Клайпеда-Мукран производится порядком как и при перевозке аналогичных грузов через сухопутные пограничные станции (пп. 8.2-8.11).

8.15. Перевозка импортных негабаритных грузов через сухопутные пограничные станции осуществляется следующим порядком:

8.15.1. Поступающие от железных дорог третьих стран заявки на согласование приема негабаритных, тяжеловесных и длинномерных грузов, следующих в межгосударственном сообщении, рассматриваются Департаментом управления перевозками МПС России (Отделом специальных перевозок). О согласии на прием таких грузов информация направляется железным дорогам третьих стран, включая транзитные, пограничным железнодорожным администрациям (пограничным железным дорогам) и станциям приема импортных грузов.

8.15.2. В случаях, когда грузы поступают с железных дорог третьих стран на перегрузочную пограничную станцию автомобильным транспортом, а также когда погрузка негабаритных, тяжеловесных и длинномерных грузов в вагоны колеи 1520 мм осуществляется на пограничной станции железной дороги третьей страны по ее просьбе, согласование приема таких грузов производится в каждом конкретном случае на особых условиях.

8.15.3. На пограничных станциях: Мукачево, Мостиска-2 (для грузов массой одного места до 20-ти тонн) Львовской, Унгены Молдавской, Брест-Северный Белорусской железных дорог чертежи (схемы) и расчеты размещения и крепления негабаритных, тяжеловесных и длинномерных грузов разрабатываются, как правило, инженерами технологических групп станций (отделений дорог) по негабаритным перевозкам и утверждаются главным инженером отделения или Управления железной дороги (при отсутствии отделений).

Утверждение чертежей (схем) и расчетов размещения и крепления грузов является окончательным согласованием погрузочной документации, по которой начальником станции разрешается погрузка грузов, кроме чертежей размещения и крепления грузов на транспортерах, имеющих 12 и более осей.

8.15.3.1. Пограничная железная дорога, которой подчинены технологические группы, несет ответственность за разработку чертежей (схем) и расчетов размещения и крепления негабаритных и тяжеловесных грузов в соответствии с требованиями нормативных документов, действующих на сети железных дорог государств-участников Содружества, Латвийской Республики, Литовской Республики, Эстонской Республики.

8.15.3.2. При перевозках грузов на транспортерах, имеющих 12 и более осей (кроме сочлененных), погрузочная документация разрабатывается указанными технологическими группами или специализированными конструкторскими организациями. В этом случае согласование погрузочной документации производится порядком, установленным главой 2 настоящей Инструкции.

8.15.3.3. При перевозках грузов на сочлененных транспортерах техническая документация на перевозку грузов разрабатывается и согласовывается порядком, предусмотренным главой 2 настоящей Инструкции.

8.15.4. Порядок разработки и согласования погрузочной документации на импортные негабаритные, тяжеловесные и длинномерные грузы, поступающие по станции Черняховск, их комиссионной проверки и отправления устанавливается МПС России.

8.15.5. Комиссионный прием и отправление импортных негабаритных, тяжеловесных и длинномерных грузов, поступающих по перечисленным в п. 8.15.3 станциям, производится в соответствии с ТУ и главой 2 настоящей Инструкции.

8.16. Согласование приема из Финляндии негабаритных, тяжеловесных и длинномерных грузов (с рассмотрением и согласованием погрузочной документации) производится следующим порядком:

8.16.1. Заявки железных дорог Финляндии на согласование перевозки с приложением чертежей (схем) размещения и расчетов крепления грузов рассматриваются и согласовываются:

8.16.1.1. Департаментом управления перевозками МПС России (Отделом специальных перевозок) с подтверждением телеграммой (факсом) в адрес Отдела специальных перевозок дороги, Отдела международных связей Октябрьской железной дороги и начальника станции при перевозке:

- грузов, имеющих негабаритность нижнюю 3-6-й, боковую 4-6-й степеней, верхнюю 3-й степени и сверхнегабаритных на платформах и в полувагонах; всех грузов на транспортерах;

- грузов на платформах и в полувагонах, являющихся негабаритными, тяжеловесными и длинномерными для третьих стран и следующих транзитом по территориям государств СНГ, Латвийской Республики, Литовской Республики, Эстонской Республики в третьи страны.

8.16.1.2. Управлением Октябрьской железной дороги для грузов, имеющих негабаритность нижнюю 1-2-й, боковую 1-3-й и верхнюю 1-2-й степеней на платформах и в полувагонах, а также тяжеловесных и длинномерных (п. 8.2), кроме транзитных для государств СНГ, Латвийской Республики, Литовской Республики, Эстонской Республики в третьи страны.