Утративший силу
| РАЗРАБОТАН взамен СТО СМК 4.2-001-2009 «Управление документацией. Общие положения» от 27.03.09 ДАТА ВВЕДЕНИЯ В ДЕЙСТВИЕ: «27» октября 2009 г. С изменением № 2 от "26" июля 2010 г. С изменением № 3 от "15" октября 2010 г. С изменением № 4 от "13" сентября 2013 г. С изменением № 5 от "18" февраля 2013 г. |
1.1. Настоящий Стандарт системы менеджмента качества (далее – СТО) устанавливает требования к управлению документацией в целях своевременного информационного обеспечения и поддержки управленческих решений.
1.2. Требования данного СТО обязательны для исполнения сотрудниками консалтинговых организаций, сотрудников структурного подразделения консалтинговой организации, осуществляющего функции по приему, обработке, отправке документации (далее - Управления ДОУ) и cтруктурного подразделения консалтинговой организации, осуществляющего централизованное хранение всей документации (далее - Архив), а также сотрудниками организаций, заключивших договоры оказания услуг с консалтинговыми организациями.
2.2. При пользовании настоящим СТО целесообразно проверить действие ссылочных стандартов, указанных в нем. Если ссылочный документ заменен (изменен), то при пользовании настоящим СТО следует руководствоваться замененным (измененным) стандартом. Если ссылочный документ отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, применяется в части, не затрагивающей эту ссылку.
3.1.2. внутренний документ: Официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.
3.1.5. дело: Совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
3.1.6. документационное обеспечение управления, ДОУ: Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
3.1.7. документ: Зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.
3.1.8. документооборот: Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
3.1.10. запись по качеству: Документ, содержащий сведения о достигнутых результатах или свидетельство осуществлённой деятельности в результате функционирования основного процесса организации.
3.1.11. заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
3.1.15. копия документа: Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.
3.1.16. номенклатура дел: Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
3.1.17. организация: Юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, образованное в соответствии с законодательством Российской Федерации.
3.1.19. официальный документ: Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
3.1.20. оформление документа: Проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.
3.1.23. регистрация: Присвоение идентификационных номеров внутренним и внешним документам; запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
3.1.25. руководитель: Ответственное лицо, организующее работу и несущее ответственность за ее выполнение подчиненными специалистами, служащими и рабочими.
3.1.26. система документации: Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
3.1.27. система электронного документооборота, СЭД: Это система автоматизации работы с документами на протяжении всего их жизненного цикла (создание, изменение, хранение, поиск, классификация и пр.), а также процессов взаимодействия между сотрудниками.
3.1.28. согласование: Проверка возможности выполнения требований, установленных документом, всеми заинтересованными подразделениями, должностными лицами.
3.1.29. управление документами: Область управления, ответственная за эффективный и систематический контроль создания, получения, сохранения, использования и размещения документов, в том числе процессы включения в систему и сохранения (в форме документов) доказательств и информации о деловой деятельности и деловых операциях.
3.1.30. шаблон: Совокупность параметров документа, предназначенных для многократного пользования. Набор шаблонов, отражающих повторяющиеся управленческие ситуации, позволяет значительно сократить время на подготовку документов, улучшить их оформление, добиться унификации, и облегчить восприятие документов.
3.1.31. электронная цифровая подпись, ЭЦП: Реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.
3.1.32. электронный документ: Документ, созданный с помощью системы электронного документооборота, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.