 Во вкладке Задачи» нажать кнопку «Действия».

 В появившемся меню выбрать действие «Заявка на открытие доступа к документу»

400 × 382 пикс.     Открыть в новом окне

Рис. 1

 выбрать «Вид заявки», см. п. 5.5. настоящего СТО.

Если выбран вид заявки «Доступ к виду документа», то выбрать из списка вид документа и указать период, к которому эти документы относятся (рис. 2).

988 × 198 пикс.     Открыть в новом окне

Рис. 2

Если выбран вид заявки «Доступ к списку документов», то необходимо открыть в соседнем окне журнал документов и перетащить их в табличную часть запроса путем захвата мышью из журнала документов (рис. 3).

899 × 576 пикс.     Открыть в новом окне

Рис. 3

Если выбран вид «Доступ для он-лайн обмена» или «Доступ к типовой бухгалтерии», то указать причину открытия доступа из справочника (рис. 4).

372 × 542 пикс.     Открыть в новом окне

Рис. 4

 из списка выбрать наименование организации, по которой необходимо запросить открытие доступа;

 указать срок открытия доступа в формате «дата и время»;

 нажать кнопку «Запрос на открытие доступа», появится диалоговое окно для выбора настроек и определения списка согласующих (рисунок 5).

Рис. 5

 в появившейся форме Инициатор заявки выбирает доступную настройку согласно п. 5.6. настоящего СТО;

 указывает текстовые пояснения в поле «Ваше пояснение» для исключения вероятности отказа в согласовании открытия доступа;

 нажимает кнопку «Отправить» (рисунок 6).

433 × 393 пикс.     Открыть в новом окне

Рис. 6

- если заявка заполнена корректно, в т.ч. с учетом п. 5.7 и 5.8, то запускается бизнес-процесс. Если не корректно, то выходят служебные сообщения, которые могут препятствовать запуску бизнес-процесса или носят рекомендательный характер;

- после завершения цикла рассмотрения заявки на предоставление доступа к документам закрытого периода Инициатору заявки приходит уведомление о принятом решении. Если открытие согласовано, то доступ откроется по указанным в заявке параметрам. При отказе в открытии доступа необходимо направить новую заявку, устранив замечания.

- в установленный срок согласно п. 5.3 настоящего СТО открывает поступившую заявку на открытие доступа, проверяет на корректность ее заполнение

- для изменения срока открытия нажимает кнопку «Открыть параметры» и редактирует графу «Срок открытия» (рисунок 7), после закрывает диалоговое окно;

776 × 494 пикс.     Открыть в новом окне

Рис. 7

- проверяет отсутствие противоречий и посредством отметки напротив принятого решения оставляет свою визу «Утвердить» или «Отказать» (рисунок 8). При выборе варианта «Отказать» обязательно указываются пояснения в текстовом поле «Ваше пояснения»;

634 × 529 пикс.     Открыть в новом окне

Рис. 8

- нажимает кнопку «Выполнить».

6.4. Руководитель группы БУ и НУ формирует Отчет о нарушении графика документооборота (примерная форма приведена на рисунке 9).

Отчет о нарушении сроков документооборота

Рис. 9

Ежеквартально проводится анализ:

- инициаторов открытия доступа.

Инициаторы делятся на две группы:

- сотрудник Управления по внедрению и сопровождению корпоративных систем;

- иные инициаторы.

Если количество заявок по группе инициаторов «иные» по одному заказчику превышает 3 шт., то информация направляется ЕИО Заказчика посредством отправки Отчета о нарушении сроков документооборота через «Рассылку уведомлений» (Подсистемы-Система предупреждения нарушений-Обработки-Универсальная обработка рассылки уведомлений).

Если были заявки с инициатором - по группе «Сотрудник Управления по внедрению и сопровождению корпоративных систем» анализируется с учетом роли, если инициатор - Исполнитель 4.1, то в Чек-лист по подготовке финансовой и налоговой отчетности по Заказчику делается отметка о нарушении Графика документооборота. Если инициатор иной сотрудник, то оценивается объем заявок и причины. Если причина в несвоевременном предоставлении ПУД Заказчиками для отражения ПУД, то информация выборочно направляется ЕИО Заказчика, если причина в нарушении сроков со стороны сотрудника, то отметка о нарушении вносится в ЧЛ по Заказчику.

Накопленная информация используется для планирования сроков закрытия периода, разработке мероприятий, направленных на исключение нарушения сроков документооборота.