Важно!

Дочерний документ может быть выгружен только после выгрузки корневого документа.

Кнопка для выгрузки статуса электронного документа «Экспорт состояния в 1С» становится доступна сразу после успешной выгрузки документа в учетную систему.

После обновления статуса в учетной системе появляется соответствующая запись (рисунок 97).

История изменений

В разделе «История изменений» отображается история изменения документа: смена статусов документа, список доступа и история изменения содержания документа (рисунок 98).

История изменений представляет собой таблицу с полями:

• Пользователь – инициатор изменения,
• Дата и время изменения – указано в часовом поясе пользователя,
• Тема – краткое описание внесенного изменения:
  • «Статус документа» – при смене статуса документа,
  • «Регистрационный учет» – при смене данных регистрационного учета,
  • «Изменение содержания документа» – при редактировании электронной формы документа,
  • «Доступ к документу» – при изменении списка доступа к электронному документу,
  • «Подписание» – при изменении статусов документа, связанных с подписанием,
• Старое значение – полный перечень полей и их значений, которые были до изменения данных,
• Новое значение – полный перечень полей и их значений, которые были созданы в результате изменения.

Важно!

При изменении содержания электронного документа поля «Старое значение» и «Новое значение» не заполняются.

Все строки с изменениями отсортированы по убыванию даты сверху вниз.

Изменение статусов электронного документа

Каждый документ, созданный в сервисе «Электронные документы» может иметь ограниченное количество различных статусов, определяющихся согласно схеме, изображенной на рисунке 99. После создания статус электронного документа принимает значение «Обсуждается (на редактировании)». Подробнее о смене статусов каждого электронного документа см. в СТО МИ пользователя «Папир: Формы электронных документов».

Для документов в статусе «Согласован» доступна кнопка «Редактировать», при нажатии на которую открывается форма электронного документа. После сохранения необходимых изменений статус документа становится «На редактировании».

Ручной перевод документов в статус «Действует (вручную)»

Электронные документы типа «Договор», «Спецификация», «ПУД», «Приложение» в СЭД Папир можно перевести в действующие на основании скана подписанного документа, даже если одна из сторон не работает в Папир.

Перевести документ в статус «Действует (вручную)» могут пользователи с ролью «Регистратор» (см. Управление правами доступа к документу). Данная роль выдается только сотрудникам ДОУ, включенным в группу «Канцелярия. Входящие. Исходящие» ООО «Экспертиза» через правило доступа (см. СТО МИ пользователя «Папир: Управление организацией»).

Для перевода документа в статус «Действующие (вручную)» необходимо нажать кнопку «Перевести в состояние действует (вручную)» и подтвердить действие, по необходимости оставив комментарий (рисунок 100).

Для того чтобы кнопка «Перевести в состояние действует (вручную)» была доступна, необходимо выполнений условий:

• Документ должен находиться в статусе «Согласован»,
• К документу должно быть прикреплено вложение.

Связанные документы

Раздел «Связанные документы» в карточке документа позволяет просмотреть перечень связанных и дочерних документов, создать дочерние документы, добавить и удалить связь с документом.

Список связанных документов содержит таблицу с колонками (рисунок 101):

• Наименование документа – иерархическое дерево, по умолчанию развернута вся цепочка родительских документов до текущего,
• Статус – статус электронного документа,
• Ссылка на просмотр печатной формы.

При нажатии на ссылку для просмотра печатной формы открывается окно с печатной формой (рисунок 102). Подробнее о работе с просмотрщиком см. в разделе Просмотрщик документов.

Если документ содержит дочерние и(или) связанные документы, то напротив заголовка раздела «Связанные документы» будет отображаться цифра в скобках с указанием числа таких документов. В случае, если в документе нет ни одного связанного или дочернего документа, то число в скобках отображаться не будет.

Создание дочернего документа

Для создания дочернего документа необходимо нажать кнопку «Создать новый дочерний документ». В открывшемся окне выбрать необходимый шаблон дочернего документа и нажать кнопку «Выбрать» (рисунок 103). Заполнение шаблонов документов описано в СТО МИ пользователя «Папир: Формы электронных документов».

Добавление/удаление связи с документом

Добавление связи осуществляется по нажатию кнопки «Связать с документом». Система выводит картотеку электронных документов в модальном окне. В данном окне выбирается электронный документ и нажимается кнопка «Выбрать» (рисунок 104).

Выбранный электронный документ добавляется на один уровень иерархии с тем, к которому осуществлялась привязка. Аналогичная запись добавляется в раздел «Связанные документы» электронного документа, к которому была осуществлена привязка (рисунок 105).

Для удаления связи с документом (не дочерним к данному) выбирается строчка с наименованием документа и нажимается кнопка «Удалить связь с документом». Система удаляет строки из разделов «Связанные документы» текущего документа и связанного.

При попытке удалить дочерний документ появится служебное сообщение (рисунок 106).

Просмотреть печатную форму можно, нажав пиктограмму напротив нужного документа. Система откроет просмотрщик в отдельном окне. Данное окно можно развернуть на весь экран.

Управление папками в картотеке

Создание папки в картотеке

В картотеке электронных документов имеется возможность сортировать, откладывать на дальнейшую обработку, присваивать различные теги документам: срочно, важно и т.д.

Для добавления собственного тега в картотеке необходимо нажать кнопку «Добавить папку» (рисунок 107).

Система выводит диалоговое окно, в котором необходимо ввести наименование папки и нажать кнопку «Добавить».