(Утративший силу) СТО МИ пользователя «Папир: Электронные документы»...

Докипедия просит пользователей использовать в своей электронной переписке скопированные части текстов нормативных документов. Автоматически генерируемые обратные ссылки на источник информации, доставят удовольствие вашим адресатам.

Утративший силу

Создание информационной квитанции

После подписания документа всеми участниками в разделе «Подписание» становится доступна кнопка «Сформировать информационную квитанцию» (рисунок 89).
Кнопка "Сформировать информационную квитанцию".
767 × 202 пикс.     Открыть в новом окне Кнопка "Сформировать информационную квитанцию".
По нажатию на данную кнопку формируется документ (рисунок 90).
Информационная квитанция.
684 × 440 пикс.     Открыть в новом окне Информационная квитанция.
Пользователь может скачать информационную квитанцию к подписанному электронному документу во вкладке «Вложения».

Проверка электронной подписи на подлинность

Для того, чтобы проверить электронный документ и подпись на подлинность необходимо:
  • В приложении «Электронные документы» в разделе «Подписание» скачать (рисунок 91):
    • Подпись,
    • Подписанный документ,
Необходимые файлы для скачивания.
976 × 248 пикс.     Открыть в новом окне Необходимые файлы для скачивания.
  • Открыть ссылку: https://www.gosuslugi.ru/pgu/eds/,
  • Открыть раздел «электронного документа. ЭП – отсоединенная, в формате PKCS#7» (рисунок 92),
Раздел на сайте "Госуслуги" для проверки электронного документа.
938 × 274 пикс.     Открыть в новом окне Раздел на сайте "Госуслуги" для проверки электронного документа.
  • Прикрепить в соответствующих раздела подписанный файл электронного документа и файл подписи, ввести код подтверждения и нажать кнопку «Проверить» (рисунок 93),
Выбор файлов подписанного документа и подписи.
934 × 1033 пикс.     Открыть в новом окне Выбор файлов подписанного документа и подписи.
После нажатия кнопки «Проверить» появится окно с результатами проверки (рисунок 94).
Важно!
Данная проверка позволяет лишь установить соответствие между подписывающим в СЭД Папир и владельцем ЭЦП.
Результат проверки.
936 × 467 пикс.     Открыть в новом окне Результат проверки.

Выгрузка документов в 1С

Подробнее о выгрузке различных шаблонов документов в 1С см. в СТО МИ пользователя "Интеграция с облачной СЭД Папир".
Раздел «Основная информация» содержит инструмент для выгрузки созданных документов в базу 1С. Кнопка «Экспорт в 1С» доступна для документов в статусе «Действует» (рисунок 95) пользователям в роли «Ответственный менеджер» и «Контролер ответственного менеджера».
Кнопка "Экспорт в 1С".
972 × 261 пикс.     Открыть в новом окне Кнопка "Экспорт в 1С".
После нажатия на кнопку «Экспорт в 1С» система в случае успешной выгрузки выводит информацию о том, когда и кем был выгружен документ (рисунок 96), а также идентификатор документа в учетной системе, в случае неуспешной попытки выгрузки – текст ошибки, при этом кнопка «Экспорт в 1С» будет доступна для повторной выгрузки.
Информация о публикации в учетной системе.
552 × 99 пикс.     Открыть в новом окне Информация о публикации в учетной системе.
Важно!
Дочерний документ может быть выгружен только после выгрузки корневого документа.
Кнопка для выгрузки статуса электронного документа «Экспорт состояния в 1С» становится доступна сразу после успешной выгрузки документа в учетную систему.
После обновления статуса в учетной системе появляется соответствующая запись (рисунок 97).
Обновление статуса документа в учетной системе.
639 × 155 пикс.     Открыть в новом окне Обновление статуса документа в учетной системе.

История изменений

В разделе «История изменений» отображается история изменения документа: смена статусов документа, список доступа и история изменения содержания документа (рисунок 98).
Раздел "История изменений".
1237 × 406 пикс.     Открыть в новом окне Раздел "История изменений".
История изменений представляет собой таблицу с полями:
  • Пользователь – инициатор изменения,
  • Дата и время изменения – указано в часовом поясе пользователя,
  • Тема – краткое описание внесенного изменения:
    • «Статус документа» – при смене статуса документа,
    • «Регистрационный учет» – при смене данных регистрационного учета,
    • «Изменение содержания документа» – при редактировании электронной формы документа,
    • «Доступ к документу» – при изменении списка доступа к электронному документу,
    • «Подписание» – при изменении статусов документа, связанных с подписанием,
  • Старое значение – полный перечень полей и их значений, которые были до изменения данных,
  • Новое значение – полный перечень полей и их значений, которые были созданы в результате изменения.
Важно!
При изменении содержания электронного документа поля «Старое значение» и «Новое значение» не заполняются.
Все строки с изменениями отсортированы по убыванию даты сверху вниз.

Изменение статусов электронного документа

Каждый документ, созданный в сервисе «Электронные документы» может иметь ограниченное количество различных статусов, определяющихся согласно схеме, изображенной на рисунке 99. После создания статус электронного документа принимает значение «Обсуждается (на редактировании)». Подробнее о смене статусов каждого электронного документа см. в СТО МИ пользователя «Папир: Формы электронных документов».
Смена статусов обсуждения электронного документа.
721 × 366 пикс.     Открыть в новом окне Смена статусов обсуждения электронного документа.
Для документов в статусе «Согласован» доступна кнопка «Редактировать», при нажатии на которую открывается форма электронного документа. После сохранения необходимых изменений статус документа становится «На редактировании».

Ручной перевод документов в статус «Действует (вручную)»

Электронные документы типа «Договор», «Спецификация», «ПУД», «Приложение» в СЭД Папир можно перевести в действующие на основании скана подписанного документа, даже если одна из сторон не работает в Папир.
Перевести документ в статус «Действует (вручную)» могут пользователи с ролью «Регистратор» (см. Управление правами доступа к документу). Данная роль выдается только сотрудникам ДОУ, включенным в группу «Канцелярия. Входящие. Исходящие» ООО «Экспертиза» через правило доступа (см. СТО МИ пользователя «Папир: Управление организацией»).
Для перевода документа в статус «Действующие (вручную)» необходимо нажать кнопку «Перевести в состояние действует (вручную)» и подтвердить действие, по необходимости оставив комментарий (рисунок 100).
Для того чтобы кнопка «Перевести в состояние действует (вручную)» была доступна, необходимо выполнений условий:
  • Документ должен находиться в статусе «Согласован»,
  • К документу должно быть прикреплено вложение.
Кнопка "Перевести в состояние действует (вручную)".
957 × 427 пикс.     Открыть в новом окне Кнопка "Перевести в состояние действует (вручную)".

Связанные документы

Раздел «Связанные документы» в карточке документа позволяет просмотреть перечень связанных и дочерних документов, создать дочерние документы, добавить и удалить связь с документом.