Действующий
Если установлен чекбокс «Уведомлять инициатора согласования об изменении статусов согласования сторон», то при каждом изменении «Сторон согласования» инициатору согласования будет приходить уведомление.
При сохранении параметров согласования, если активный цикл согласования находится в статусах «На рассмотрении», «Согласован», «Не прошел согласования» и при этом ответственный за цикл согласования изменился, то отправляется два уведомления – новому и предыдущему ответственному (рисунок 171). Сообщение дублируется на e-mail (рисунок 172).
Определение круга участников согласования документа осуществляется по нажатию кнопки «Запустить цикл согласования» (рисунок 173), которая доступна для пользователей с ролью «Ответственный менеджер» для данной стороны, при условии, что у пользователя также есть доступ к документу.
В открывшемся окне «Параметры цикла согласования» доступно изменение списка участников и наблюдателей организации.
Для добавления участника согласования необходимо начать ввод данных (ФИО) участника согласования. В выпадающем списке выбрать необходимого участника и нажать кнопку «Добавить в список» (рисунок 174) или кнопку Enter на клавиатуре.
Невозможно отправить документ на согласование, если не выбран хотя бы один участник, ответственный за согласование документа.
В колонке «Роль» указывается роль участника согласования при работе с документом. При добавлении пользователя в список участников согласования вручную роль по умолчанию устанавливается в значении «Не задано». Пользователь может выбрать роль пользователя как участника согласования из вариантов: «Не задано», «Координатор», «Техзаказчик».
открывается подробная информация об участнике согласования (рисунок 175).
В список участников согласования запрещено повторное добавление пользователя, при попытке продублировать уже выбранного пользователя появится сообщение об ошибке (рисунок 176).
Если в профиле организации задано правило «Обязательное участие организации в согласовании документов» или Участие ответственных сотрудников организации в согласовании по запросу» или организация второй стороны занесена в черный список или не является аккредитованной, а для организации-Заказчика настроены правила «Участие ответственных сотрудников организации в согласовании документов если контрагент-поставщик не аккредитован или находится в черном списке» или «Контроль аккредитации и черного списка», по которым группа пользователей для данной организации является Участником (подробнее см. СТО МИ пользователя «Папир: Управление организацией» раздел «Работа с приложением «Управление правилами доступа»), то:
- Если пользователь в группе один, то он автоматически подставится в табличную часть «Участники согласования»,
- Если пользователей в группе несколько, то необходимо выбрать пользователя из списка группы, при этом если пользователя не выбрать, то запустить согласование нельзя (рисунок 177),
- Нельзя указать «Очередь» пока не выбран пользователь группы,
- Если участник добавлен по правилу, то роль в согласовании определяется в этом правиле и не доступна для редактирования.
Допускается дублирование пользователя как участника нескольких правил, при этом очередность согласования пользователем будет единая и изменяться будет сразу для всех записей (рисунок 178).
|
|
| 1000 × 390 пикс. Открыть в новом окне | Единое значение очередности для одного пользователя как участника разных групп. |
Если шаблон корневого документа указан в правиле согласования как исключение, то правило согласование не распространяется на документ, в котором запущено согласование.
Столбец «Очередность» устанавливает очередность согласования документа. По умолчанию выставляется «1», то есть согласование осуществляется в параллельном цикле. При установке чисел отличных от «1» согласование данному пользователю будет доступно только после того, как согласуют все пользователи с меньшей очередностью (последовательный цикл согласования).
При установке признака «Повторять рассылку уведомлений о необходимости внесения визы каждые» становится доступным для редактирования окошко с выбором интервала уведомления. После сохранения пользователям, не проставившим резолюцию, будет инициирована рассылка уведомлений о необходимости внесения визы, уведомления с напоминанием о согласовании документа будут приходить через заданный промежуток времени в соответствии с минимальной очередью.
В разделе «Наблюдатели» аналогичным образом можно добавить пользователей с ролью «Наблюдатель» (рисунок 180). Инициатор согласования автоматически добавляется к наблюдателям с пометкой «Добавлен автоматически».
Возможно автоматическое внесение пользователей в списки участников и наблюдателей при помощи правил доступа к циклу согласования (см. СТО МИ пользователя «Папир: Управление организацией» раздел «Работа с приложением «Управление правилами доступа»).
Для окончания изменения списка участников и наблюдателей и запуска согласования необходимо нажать кнопку «Сохранить». Статус согласования стороны примет значение «На рассмотрении», статус документа останется «На согласовании». В историю изменений вносится запись о согласовании документа сторонами (рисунок 181).
Выбранные участники и наблюдатели, в том числе автоматически выбранные, получают доступ к электронному документу в роли «Читатель», а также включаются в участники основного обсуждения.
Участникам согласования в соответствии с очередностью станет доступна кнопка для внесения резолюции.
Кнопки перезапуска и отмены цикла согласования и изменения параметров цикла согласования доступны пользователям с ролью «Ответственный менеджер».
Если при определении участников согласования был установлен признак «Уведомлять о необходимости согласования», то пользователь получит уведомление (рисунок 182). Также данная информация будет продублирована по электронной почте.
Редактирование списка ответственных лиц доступно для документа в статусе согласования «На согласовании» пользователям с ролью «Ответственный менеджер» стороны цикла согласования.
Необходимо выполнить команду «Параметры цикла согласования». В открывшемся окне с ранее выбранными участниками и наблюдателями согласования возможно редактирование списка (удаление старых и добавление новых участников). После произведенных действий нажать кнопку «Сохранить».
При установленном чекбоксе «Повторять рассылку уведомлений о необходимости внесения визы каждые … дней» система инициирует рассылку уведомлений о необходимости внесения визы всем участникам с минимальной очередью, отсчет начинается сначала. По истечении указанного периода рассылка повторяется, исключая часть участников минимальной очереди, которые внесли визу.
При изменении участников цикла согласования происходит проверка ролей участников. Если пользователь уже поставил резолюцию по циклу согласования и при редактировании параметров цикла согласования у него появились в новые роли (например, при редактировании участника в группе, добавленной по правилу согласования, заменили пользователя на проголосовавшего), то при сохранении параметров выводится предупреждение (рисунок 183).