Присвоить документу метку можно, нажав на значок в строке документа (рисунок 70).

1244 × 488 пикс.     Открыть в новом окне	Кнопка для добавление/снятия метки.

В открывшемся окне необходимо ввести наименование метки (для вывода всех доступных меток можно использовать пробел). При поиске выводятся только метки, созданные вручную, системные фильтры не выводятся. Из выпадающего списка необходимо выбрать метку и нажать «Добавить в список» (рисунок 71).

996 × 587 пикс.     Открыть в новом окне	Добавление папок для документа.

Метка добавится в список меток для документа. При необходимости можно добавить сразу несколько меток для одного документа. После чего нажать кнопку «Сохранить».

993 × 585 пикс.     Открыть в новом окне	Выбранные папки для документа.

Также возможно просто «перетащить» электронный документ указателем мыши в нужную метку (рисунок 72).

1194 × 429 пикс.     Открыть в новом окне	Добавление метки документу.

Система присвоит документу выбранную метку. У документа в столбце «Метки» добавится значок .

При выборе метки в дереве папок система отфильтрует документы по данной метке (рисунок 73).

1194 × 392 пикс.     Открыть в новом окне	Фильтрация документов по метке.

Для снятия метки с документа необходимо нажать значок в строке документа.

В появившемся окне необходимо выбрать метку из списка меток документа и нажать кнопку «Удалить из списка» (рисунок 74).

993 × 586 пикс.     Открыть в новом окне	Удаление метки.

Метка удалится из списка меток документа. После нажатия кнопки «Сохранить» метка снимается с электронного документа.

Пользователь может переименовать созданную вручную метку. Для этого необходимо выбрать метку в дереве папок и нажать кнопку «Редактировать собственную метку» (рисунок 75). В появившемся окне ввести новое имя метки.

710 × 408 пикс.     Открыть в новом окне	Редактирование наименования метки.

Для удаления метки необходимо выбрать метку в дереве папок и нажать кнопку «Удалить собственную метку» (рисунок 76).

455 × 417 пикс.     Открыть в новом окне	Удаление метки.

После подтверждения действия метка удаляется из списка. Метка снимается со всех документов, где она была добавлена, при этом документы не удаляются.

Для создания нового электронного документа необходимо в картотеке электронных документов нажать кнопку «Добавить электронный документ»

241 × 32 пикс.     Открыть в новом окне

.

В открывшейся вкладке со списком шаблонов электронных документов необходимо выбрать нужный и нажать кнопку «Выбрать» (рисунок 77). Доступные к созданию шаблоны отсортированы по типу документа и по наименованию шаблона.

867 × 594 пикс.     Открыть в новом окне	Выбор шаблона электронного документа.

К документу в статусе «Отменен» или «Прекратил действие» запрещено создавать дочерние документы. При попытке добавить к отмененному или прекратившему действие документу дочерний появится окно с сообщением об ошибке (рисунок 78).

1222 × 566 пикс.     Открыть в новом окне	Ошибка при создании к отмененному документу дочергнего.

После нажатия кнопки «Выбрать» открывается электронная форма для заполнения данных по электронному документу. Подробное описание полей шаблонов электронных документов описано в СТО МИ пользователя «Папир: Формы электронных документов».

При заполнении электронной формы документа не рекомендуется использовать спецсимволы «точка с запятой» и «обратный слэш», так как при формировании печатной формы электронного документа данные спецсимволы автоматически исключаются.

После заполнения полей формы электронного документа необходимо нажать кнопку «Сохранить документ». В случае, если электронная форма документа не успевает сформироваться за период ответа сервера (30 сек.), то формирование электронной формы продолжается в фоновом режиме, появляется сообщение с предупреждением и вкладка создания электронного документа закрывается (рисунок 79).

600 × 161 пикс.     Открыть в новом окне	Предупреждение о длительном времени формирования документа.

При завершении процесса формирования электронной формы документа система отправляет сообщение с ссылкой на созданный электронный документ в центр уведомлений (рисунок 80). Сообщение дублируется на e-mail (рисунок 81).

1006 × 566 пикс.     Открыть в новом окне	Уведомление со ссылкой на созданный документ.

781 × 621 пикс.     Открыть в новом окне	Письмо со ссылкой на созданный документ.

При создании электронного документа формируется печатная форма документа, характерная для выбранного шаблона (список шаблонов см. в инструкции в СТО МИ пользователя «Папир: Формы электронных документов»). Есть шаблоны, в которых печатная форма добавляется пользователем вручную при заполнении электронной формы.

Данные с электронной формы добавляются в печатную форму. Изменить печатную форму можно только через редактирование электронной формы документа.

При формировании печатной формы документа в качестве наименования Инвестиционного проекта и Объекта используются официальные названия, указанные в карточке ИСП, а не системные (подробнее об официальных наименованиях см. в инструкции СТО МИ пользователя "Папир: Управление проектами", раздел Создание и удаление проекта).

Если в документе указывается ставка НДС «Без НДС», то в поле «Сумма НДС» на печатной форме будет выводится значение «Без НДС», а не ноль.

После создания электронного документа система проверяет настроенные правила доступа к документам у организаций-сторон и добавляет доступ к документу группам пользователей в соответствии с ними. Подробнее о ролях доступа и других автоматически срабатываемым правилах см. в разделе Управление правами доступа к документу. Правила доступа к документам и их настройка описаны в СТО МИ пользователя «Папир: Управление организацией»).

При сохранении документа осуществляются следующие проверки:

Если при сохранении документа были обнаружены незапоненные и неправильно заполненные обязательные поля, то появляется сообщение об ошибке, данные поля выделяются красным цветом и форма автоматически отображает именно ту часть, в которой найдена ошибка. Если ошибки обнаружены в табличной части, то сама таблица выделяется красной рамкой (рисунок 82).