III. Организация хранения комплектования, учета и использования научно-технической документации в государственных и муниципальных организациях

23. Хранение конструкторской, технологической, программной документации обеспечивается организацией-разработчиком, организацией-заказчиком (государственным заказчиком), организацией-изготовителем, эксплуатирующей организацией в соответствии с условиями договоров (государственных, муниципальных контрактов).

24. Хранение проектной документации обеспечивается застройщиком, техническим заказчиком, лицом, ответственным за эксплуатацию здания, сооружения, либо специализированной некоммерческой организацией, которая осуществляет деятельность, направленную на обеспечение проведения капитального ремонта общего имущества в многоквартирных домах (далее - региональный оператор) ¹⁶.

25. Хранение научно-исследовательской документации осуществляется организацией-исполнителем научно-исследовательской работы, организацией-заказчиком (при наличии).

26. Организация осуществляет хранение НТД раздельно по видам документов (научно-исследовательская, проектная, конструкторская, технологическая, программная).

27. Подлинники, дубликаты и копии проектной документации должны храниться с соблюдением последовательности проектирования (проектная документация, рабочая документация) по номерам (шифрам) объектов проектирования. Хранение проектной документации, выполненной на стадии "проектная документация" должно осуществляться по томам в соответствии с составом проекта по разделами# и подразделам. Хранение проектной документации, выполненной на стадии "рабочая документация" должно осуществляться по основным комплектам рабочих чертежей по условным обозначениям (маркам). При осуществлении хранения документов в несброшюрованном виде документы должны помещаться в папку.

28. Подлинники извещений об изменении и разрешений на внесение изменений подлежат учету при поступлении и служат основанием для внесения изменений в документы.

Подлинники извещений об изменении и разрешений на внесение изменений формируются в дела в порядке поступления.

Копии извещений об изменении, разрешений на внесение изменений брошюруются в альбомы в соответствии с шифром проекта, объекта и составом проекта.

29. Подлинники аннулированных и замененных документов (листов документов) на бумажном носителе хранятся отдельно от действующих подлинников, приведенных к формату А4 или A3.

30. Хранение подлинников конструкторской документации на бумажных носителях осуществляется в соответствии с классификационными характеристиками в порядке возрастания обозначения документов в пределах каждого формата и кода организации-разработчика, или поформатно.

В пределах изделия или составных частей изделия хранение осуществляется в следующей последовательности:

спецификация изделия;

документы основного комплекта изделия (в порядке записи их в спецификации);

спецификации составных частей изделия и документы основного комплекта составных частей изделия (в порядке возрастания обозначений);

чертежи деталей, записанные в спецификации основного изделия, и всех его составных частей (в порядке возрастания обозначений).

31. Подлинники технологических документов хранятся по методам обработки и сборки изделия без учета форматов в порядке возрастания их обозначений в пределах каждого вида технологического процесса по методу выполнения или комплектами по возрастанию обозначений, указанных в основной надписи технологических документов.

32. Допускается хранить подлинники конструкторских документов вместе с подлинниками технологических документов по комплектам, по возрастанию обозначений, указанных в основной надписи технологических документов.

33. Подлинники аннулированных и замененных документов (листов документов) на бумажном носителе хранятся отдельно от действующих подлинников, сложенными на форматы А4 и A3.

34. Подлинники извещений об изменении или аннулировании документа подлежат учету при поступлении и служат основанием для внесения изменений в документы.

Подлинники извещений об изменении или аннулировании документа формируются в дела в порядке поступления.

35. Копии конструкторских документов, созданных в организации на бумажном носителе, складываются на формат A3 или А4 и хранятся вложенными в папки, сброшюрованными в альбомы или полистно.

36. Копии укладываются в папки (альбомы) в порядке, определенном для подлинников.

37. Комплекты копий технологических документов, созданных в организации на бумажном носителе, укладываются в папки или брошюруются в альбомы.

В папку (альбом) помещаются все технологические документы, разработанные на одно изделие при единичном технологическом процессе, или на несколько изделий при типовом или групповом технологическом процессе, или на часть изделия.

38. Подлинники научно-исследовательской документации хранятся организацией-исполнителем научно-исследовательской работы, организацией-заказчиком (при наличии) если иное не определено условиями договора на создание научно-исследовательской работы.

39. Подлинникам научных (научно-исследовательских) документов на бумажном носителе присваивается учетный инвентарный (архивный) номер. Хранение осуществляется в порядке возрастания инвентарных (архивных) номеров.

40. Микрофильмы-подлинники хранятся в горизонтальном положении в металлических коробках, которые размещаются в металлических шкафах или на стеллажах.

41. Микрофильмы страхового фонда и фонда пользования должны иметь стандартные и защитные ракорды, которые наматываются в рулон на сердечники фотослоем наружу.

Микрофильмы на плоских пленочных носителях помещаются в конверты и кассеты и хранятся в коробках или папках.

42. В целях обеспечения сохранности НТД должны проводиться проверки наличия и состояния документов ¹⁷. В ходе проверки наличия и состояния документов:

а) устанавливается:

соответствие итоговой записи в инвентарной книге (описи) и (или) информационной системе фактическому наличию НТД, внесенной в инвентарную книгу (опись) и (или) информационную систему;

соответствие имеющейся в наличии НТД сведениям, указанным в спецификациях или во внутренней описи тома, папки;

б) проводится контроль физического и технического состояния электронных документов:

определяются воспроизводимость документов;

потребность в миграции и конвертировании;

наличие вредоносного программного обеспечения;

состояние упаковки и наличие (отсутствие) внешних повреждений.

43. Проверка наличия документов проводится комиссией в порядке, установленном локальным нормативным актом организации. Результаты проверки наличия НТД оформляется актом проверки наличия. Акт проверки наличия НТД утверждается руководителем организации.

44. При утрате документов или невозможности их восстановления должен составляться акт о списании пришедших в негодность или утерянных подлинников.

45. Проверка наличия и состояния НТД считается завершенной после внесения выявленных изменений в учетные документы.

46. Подлинники, пришедшие в негодность или утерянные, должны быть восстановлены. Для восстановления подлинников используются копии и дубликаты документов с внесением в них соответствующих изменений (по разрешениям на внесение изменений), выпущенных до момента его восстановления. Восстановленный подлинник должен иметь инвентарный номер восстанавливаемого подлинника. О восстановлении подлинника делается отметка в инвентарной книге.

Восстановленные подлинники должны быть подписаны работником, выполняющим процедуру восстановления.

При восстановлении подлинника электронной НТД создается его новая версия, в метаданные (реквизитную часть) вносятся сведения о восстановлении.

Правильность восстановленного подлинника электронного документа должна подтверждаться электронной подписью ответственного лица.

47. Учету в организации подлежат:

все поступающие на хранение подлинники, дубликаты и копии документов;

движение документов (изготовление и учет копий, внесение изменений, применяемость, использование, уничтожение, передача на хранение);

все виды извещений об изменении документов.