112. При проведении второго этапа включению в опись дел постоянного хранения подлежат следующие стадии НТД:

заключительные и этапные отчеты по научно-исследовательским работам;

стадия "Проект" (для проектной документации);

стадия "Рабочая документация" (для конструкторской и технологической документации);

стадия "Технический проект" (для программной документации).

113. Описи составляются раздельно на каждый вид НТД, согласовываются ЭК (ЦЭК) организации, после чего утверждаются ЭПК архивного учреждения и руководителем организации.

114. Уничтожение документов, не подлежащих хранению, осуществляется после утверждения руководителем организации актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

VII. Передача научно-технической документации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив

115. Государственные органы, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные организации, включенные в списки источников комплектования государственных (муниципальных) архивов, обеспечивают подготовку и передачу в упорядоченном состоянии на постоянное хранение в соответствующие государственные (муниципальные) архивы НТД, отнесенную к составу Архивного фонда Российской Федерации ²¹.

116. Обязательной передаче на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив подлежат результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, учтенные в единой государственной информационной системе учета научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ.

117. НТД, относящаяся к составу Архивного фонда Российской Федерации, хранится в организации временно до передачи документов на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого является организация, в течение установленных сроков:

проектная документация по капитальному строительству, конструкторская и технологическая документация, патентная документация на изобретения, полезные модели, промышленные образцы - 20 лет;

научная документация - 15 лет ²².

118. Продление сроков временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в организации-источнике комплектования государственного (муниципального) архива допускается по решению ЭПК федерального государственного архива, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, ЭПК научной организации.

119. Сроки и условия депозитарного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации устанавливаются в договорах, заключаемых федеральными органами исполнительной власти и организациями с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства ²³.

120. Организации-источники комплектования государственных (муниципальных) архивов составляют и согласовывают с соответствующим государственным (муниципальным) архивом план-график отбора, подготовки и передачи документов на постоянное хранение.

121. НТД, подлежащая передаче в государственный (муниципальный) архив, формируется в единицы хранения в соответствии с пунктами 19-21, 53 Правил и учитывается в описи единиц хранения НТД постоянного хранения.

122. В единице хранения, сформированной из документов на бумажных носителях, не должно быть более 50 листов чертежей, приведенных к формату А4, или 200 листов текстовой документации, толщина дела не должна превышать 4 см.

123. Техническое оформление дел НТД на бумажном носителе предусматривает:

фальцовку чертежей;

переплет (подшивку) документов текстовой документации;

нумерацию листов единицы хранения;

составление внутренней описи;

заполнение листа-заверителя;

оформление обложки.

124. Единицы хранения НТД, состоящие из документов на бумажном носителе (кроме рабочей документации), помещаются в обложку из твердого картона или переплетаются. Крупноформатные листы подшиваются за один край с учетом сохранения возможности свободного разворачивания листов.

Применение металлических или пластмассовых сшивателей и липкой ленты не допускается.

125. Все листы в единицах хранения НТД, кроме чистых листов, подлежат учету. Количество листов единицы хранения фиксируется в заверительном листе, количество документов, включенных в единицу хранения учитывается по внутренней описи.

126. Листы нумеруются в правом верхнем углу лицевой стороны, а сфальцованные чертежи в правом нижнем углу за пределами углового штампа (под угловым штампом или над ним). Крупноформатные листы, не имеющие углового штампа, нумеруются в правом нижнем углу. Фальцовка чертежей и крупноформатных листов производится таким образом, чтобы был виден номер листа. Если в единице хранения НТД встречаются фотографии, графики, схемы, рисунки, наклеенные на лист, нумеруется сам лист.

127. Для единиц хранения НТД, сформированных из неподшитых документов, составляется внутренняя опись, в которой указываются:

порядковый номер документа;

обозначение (индекс) документа;

название документа;

номер листа (листов).

128. Лист-заверитель помещается в конце единицы хранения и не подлежит нумерации.

129. На обложку единиц хранения выносятся следующие реквизиты:

наименование организации-разработчика по последней дате документов, включенных в единицу хранения;

название вышестоящей организации по последней дате документов, находящихся в единице хранения (при наличии);

местонахождение организации-разработчика;

шифр и название проекта (объекта), проблемы, темы;

стадия разработки;

название единицы хранения;

год окончания разработки документов;

количество листов в единице хранения и количество листов внутренней описи.

При оформлении обложки единицы хранения НТД, содержащей документы организации-соразработчика, наименование организации-соразработчика пишется в скобках вслед за названием организации разработчика.

Обложки или заменяющие их заглавные листы сброшюрованных единиц хранения НТД не оформляются, если имеются все необходимые элементы.

130. Организации обеспечивают сохранность единиц хранения НТД, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации.

131. Прием-передача НТД на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив осуществляется по утвержденным описям единиц хранения НТД постоянного хранения на основании акта приема-передачи документов на постоянное хранение.

132. При передаче документов ограниченного доступа, а также объектов интеллектуальной собственности организация определяет условия доступа к ним и их использования.

При передаче документов, сроки ограничения доступа к которым истекли, организация осуществляет снятие соответствующих грифов (отметок) или устанавливает срок, на который продлеваются ограничения доступа.