Действующий
83. НТД передается в архив (технический архив) как после завершения проектов, разработки изделий, проведения научно-исследовательской работы, так и в процессе их разработки (поэтапно).
84. Перед передачей НТД в архив (технический архив) осуществляется ее нормоконтроль (проверка правильности оформления в соответствии с нормативными требованиями). Процедуры проверки правильности оформления осуществляются нормоконтролером или иным работником, на которого возложены такие полномочия, в соответствии с локальными нормативными актами организации. Вносить изменения в НТД, поступившую в архив (технический архив), разрешается только по извещениям об изменении (разрешениям на изменение).
85. При проведении конвертирования и миграции электронной НТД архив (технический архив) организует процедуру подписания электронной НТД электронной подписью, в соответствии с порядком, установленным локальным нормативным актом организации.
При преобразовании НТД не должны изменяться наименование документа и его вид в зависимости от способа выполнения и характера использования (подлинник, дубликат, копия). Документы, полученные в результате взаимного преобразования, должны иметь соответствующие ссылки друг на друга.
86. При передаче комплектов подлинников и дубликатов НТД, в том числе электронной НТД, из других организаций составляется акт приема-передачи НТД на хранение в архив (технический архив) с перечислением наименований, обозначений, стадий (этапов) и количества листов и (или) иных характеристик передаваемых документов.
Акт приема-передачи допускается не составлять при передаче копий электронной НТД из других организаций в процессе совместной разработки проектов, изделий, проведения научно-исследовательской работы.
комплект электронной НТД, состоящий из одного или нескольких контейнеров электронных документов, включающих основную часть и реквизитную часть (метаданные) документа(ов), файлы электронных подписей и визуализированные копии документов;
электронную структуру изделия, проекта (если предусмотрено государственными (межгосударственными) стандартами, применяемыми в организации);
справочники, наборы данных, подлежащих включению в НТД; электронные библиотеки, справочники и классификаторы (или их фрагменты), позволяющие представить в визуально воспринимаемом виде все кодированные элементы пакета электронных данных.
Пакет электронных данных заверяется электронной подписью работника, обеспечивающего передачу электронной НТД, в соответствии с локальными нормативными актами организации, договорами (соглашениями) об электронном взаимодействии.
комплектности документов, на основании ведомостей технических предложений, ведомостей эскизных проектов, ведомостей технических проектов, спецификаций, номенклатуры эксплуатационных документов и иных документов, свидетельствующих об НТД, составляющей один комплект документов; общих данных по рабочим чертежам;
При приеме электронной НТД формируется квитанция (подтверждение) о приеме. В случае если при проверке выявлены неполнота пакета электронных данных, различия в основной и реквизитной частях электронной НТД, невоспроизводимость электронных документов, наличие вредоносного программного обеспечения (вирусов), формируется квитанция (уведомление) об ошибке. Квитанция (уведомление) об ошибке пересылается отправителю для внесения исправлений в электронную НТД.
90. Подлинники листов для замены передаются вместе с извещениями об изменении (разрешениями на внесение изменений). Заменяемые листы НТД аннулируются, вместо них подкладываются новые.
Аннулированные и замененные листы НТД должны храниться отдельно не менее срока хранения самого документа. При формировании единицы хранения НТД аннулированные и замененные листы добавляются (подкладываются, подшиваются, переплетаются) к документу.
91. НТД возвращается разработчику, если при приеме в архив (технический архив) выявлены некомплектность документов, отсутствие подписей и дат, ошибки в оформлении, отсутствие листов, неудовлетворительное физическое состояние документов.
92. Для электронных копий бумажных документов проверяется соответствие документа, представленного в электронном виде, документу, выполненному на бумаге.
93. Организация обеспечивает доступ пользователей, а также представителей судебных, правоохранительных и иных уполномоченных органов к НТД с учетом требований, установленных законодательством Российской Федерации 20, локальными нормативными актами организации.
Должностные лица и сотрудники организации получают доступ к документам в соответствии со своими должностными обязанностями.
Работникам сторонних организаций - при наличии письменного разрешения руководителя организации, а также собственника (владельца) НТД; для проектно-планировочной документации - также при наличии письменного разрешения собственника (владельца) объекта.
94. Подлинники электронной НТД на физически обособленных носителях из хранилища не выдаются, выдаются ее дубликаты или копии фонда пользования.
95. Подлинники НТД на бумажном носителе выдаются из хранилища только для изготовления с них дубликатов и копий и внесения изменений в подлинник.
96. Сроки и порядок выдачи НТД из хранилища, организация доступа к электронной НТД с использованием информационной системы и порядок обеспечения информационной безопасности регулируются локальными нормативными актами организации.
97. Выдача НТД осуществляется работником, на которого возложены обязанности по обеспечению сохранности НТД.
98. Учет выдачи и возврата подлинников и копий НТД внутренним и внешним пользователям (абонентам) осуществляется в карточках учета документов и (или) в информационной системе.
Учет выдачи и возврата копий НТД внутренним пользователям (абонентам) может производиться по абонентским карточкам учета и (или) в информационной системе.
99. Перед выдачей НТД из хранилища и при возвращении ее в хранилище проверяется соответствие записям в учетных документах.
При выдаче и возврате НТД осуществляется полистная проверка наличия и физического состояния документов.
100. Страховой фонд НТД создается путем микрофильмирования подлинников. Страховыми копиями являются негативы на рулонной пленке или микрофишах, изготовленные методом оптического фотографирования документов на бумажном и пленочном носителе или путем применения СОМ-систем для электронных документов.
101. Фонд пользования НТД формируется в виде копий на бумажном носителе и (или) в виде электронных копий.
102. Для обеспечения поиска и использования НТД в архиве (техническом архиве) применяются справочно-поисковые средства.
103. В архиве (техническом архиве) оборудуется читальный зал, рабочая комната или специальные рабочие места (рабочее место) для организации доступа пользователей (абонентов) к НТД и справочно-поисковым средствам. При необходимости пользователям (абонентам) предоставляются специальные технические и программные средства для воспроизведения электронной НТД.