перечень переименований организации (при наличии);

содержание (оглавление);

список сокращений (при наличии);

предисловие;

описательные статьи;

итоговую запись;

лист-заверитель.

72. Титульный лист описи содержит следующие элементы:

полное, в скобках сокращенное название государственного (муниципального) архива;

название фонда, которое состоит из полного и официально принятого сокращенного названия организации, ее подчиненности (наименование вышестоящей организации), местонахождения, крайних дат существования; название фонда дается по последней дате документов, внесенных в опись;

номер фонда, который присваивается по списку фондов в государственном (муниципальном) архиве;

номер описи, который присваивается по листу фонда в государственном (муниципальном) архиве;

название описи единиц хранения (указание вида документации и срока его хранения). Если состав описи ограничен документами одного проекта, названием описи может быть название этого проекта;

крайние даты документов, внесенных в опись (если в опись включены документы за несколько лет с перерывами, то указываются только те годы, за которые имеются документы).

73. В перечне переименований в хронологической последовательности указываются все переименования организации с указанием перед каждым из них начальной и конечной дат существования организации под данным названием и изменения её подчиненности с указанием начальной и конечной дат подчиненности.

74. В содержании (оглавлении) перечисляются составные части описи:

список сокращений;

предисловие;

названия разделов;

подразделов, отражающих схему систематизации проектов в описи. Внутри разделов создаются подразделы, которым присваиваются названия проблем (тем), комплексов, проектов, стадий. В содержании (оглавлении) обязательно приводятся названия проектов.

75. В список сокращений в алфавитном порядке вносятся сокращения, характерные для деятельности организации или ведомства, к которому она относится, имеющиеся в предисловии и описательных статьях описи, с расшифровкой через тире их полного написания.

76. В предисловии к описи излагаются:

история организации с указанием всех переименований и подчиненности;

основные направления (этапы) деятельности организации;

история фонда;

состав и содержание документов, внесенных в опись, история проектирования описываемых объектов, изделий;

особенности и обоснование выбранной схемы систематизации.

Предисловие подписывается составителем.

77. Описательная статья описи включает:

порядковый номер единицы хранения;

производственный индекс, шифр, условное название документа (документов), внесенных в единицу хранения;

заголовок единицы хранения;

сокращенное название организации на год окончания разработки документов, для научной документации добавляются фамилии и инициалы авторов (руководителей, ответственных исполнителей);

год (годы) разработки документов;

общее количество листов и количество листов внутренней описи (при наличии), указанных через знак плюс.

В графу "Примечание" вносятся служебные отметки, в том числе о выбытии документов, ограничении доступа, создании страхового фонда, наличии фонда пользования.

78. В описи электронной НТД постоянного хранения для каждой единицы хранения НТД указывается объем в мегабайтах, состав текстовой сопроводительной документации. К описи электронной НТД постоянного хранения должны прилагаться реестры документов электронного дела.

79. После составления описей в РУФ электронной НТД вносятся архивные шифры единиц хранения НТД.

IV. Передача научно-технической документации в архив (технический архив) 19 организации

80. В архив (технический архив) организации подлежит передаче НТД, выполненная самой организацией, а также филиалами и представительствами организации:

подлинники НТД;

контрольные, рабочие (в том числе электронные) копии документов;

дубликаты НТД;

извещения об изменении подлинников (разрешения на внесение изменений).

81. В архив (технический архив) передаются подлинники, дубликаты и копии НТД, выполненной организациями-разработчиками, соразработчиками, субподрядчиками в соответствии с договором (государственным контрактом) в порядке, утверждаемом руководителем головной организации.

Подлинники НТД передаются вместе с подлинниками извещений об изменении (разрешений на внесение изменений), по которым в НТД были внесены изменения. При передаче конструкторской НТД передаются сведения об учтенных абонентах.

82. Электронная НТД передается на физически обособленных носителях и (или) посредством информационно-телекоммуникационных сетей. Порядок передачи электронной НТД внутри организации, между ее филиалами и представительствами устанавливается локальными нормативными актами организации, в том числе определяющими права доступа работников к НТД, учетным и справочно-поисковым системам; при взаимодействии между организациями - договорами (соглашениями) об электронном взаимодействии.

83. НТД передается в архив (технический архив) как после завершения проектов, разработки изделий, проведения научно-исследовательской работы, так и в процессе их разработки (поэтапно).

84. Перед передачей НТД в архив (технический архив) осуществляется ее нормоконтроль (проверка правильности оформления в соответствии с нормативными требованиями). Процедуры проверки правильности оформления осуществляются нормоконтролером или иным работником, на которого возложены такие полномочия, в соответствии с локальными нормативными актами организации. Вносить изменения в НТД, поступившую в архив (технический архив), разрешается только по извещениям об изменении (разрешениям на изменение).

85. При проведении конвертирования и миграции электронной НТД архив (технический архив) организует процедуру подписания электронной НТД электронной подписью, в соответствии с порядком, установленным локальным нормативным актом организации.