формат документа;

кем выпущен документ;

подпись о приеме документа на хранение, примечание.

60. При регистрации документов на бумажном или пленочном носителе в графе "Примечание" инвентарной книги указываются сведения о внесенных изменениях, аннулировании или восстановлении подлинника. При регистрации электронной НТД в графе "Примечание" инвентарной книги указываются формат файла и используемое программное обеспечение.

61. На каждый зарегистрированный документ составляется карточка учета.

По карточкам учета осуществляется учет движения документов: изготовление и учет копий, внесение изменений, применяемость, использование, уничтожение, передача на архивное хранение.

62. Учет дубликатов документов в организации-держателе подлинников осуществляется отдельно от учета подлинников.

Дубликаты нумеруются по каждому документу отдельно, для чего на каждом листе в левом верхнем углу на поле для подшивки проставляется штамп или надпись "Дубликат" или шифр "Д".

Учет дубликатов документов в организации-держателе дубликатов осуществляется по правилам, установленным для подлинников. При постановке на учет дубликатов в организации-держателе дубликатов инвентарные номера, присвоенные в организации-держателе подлинников, зачеркиваются. Дубликатам электронной НТД, переданным посредством информационно-телекоммуникационной сети, в организации-держателе дубликатов, в информационной системе присваиваются новые инвентарные номера.

63. Копии конструкторских и технологических документов (отдельные листы, папки, альбомы), изготовленные организацией-разработчиком, допускается регистрировать только в карточках учета по обозначениям или инвентарным номерам, присвоенным их подлинникам.

Копии конструкторских и технологических документов, полученные из других организаций, регистрируются в отдельной инвентарной книге и в карточках учета.

64. Наличие архивных копий отражается в карточках учета подлинников.

65. Учет копий проектных документов других организаций осуществляется в соответствии с требованиями, предъявленными к регистрации подлинников.

66. На каждой регистрируемой копии на бумажном носителе на листе внутренней описи папки (тома) или в левом верхнем углу обложки документа проставляется штамп с указанием инвентарного номера, номера экземпляра (при наличии нескольких экземпляров) и даты регистрации.

На копиях документов, хранящихся полистно в несброшюрованном виде, штамп ставят в левом верхнем углу каждого листа документа.

67. Учет изменений в объеме и составе НТД, обнаруженной при проведении проверки наличия документов, восстановлении подлинников и не учтенной ранее, осуществляется в инвентарной книге. Обнаруженные изменения в составе и количестве документов фиксируются во всех учетных документах.

68. В листе регистрации изменений восстановленного подлинника должны быть воспроизведены данные, относящиеся ко всем ранее внесенным в этот документ изменениям.

Взамен подлинных подписей, виз и дат, имеющихся на подлиннике (в том числе на поле для подшивки и листе регистрации изменений), в восстановленном подлиннике в круглых скобках должно быть указано: "(Подпись)" и "(Дата)".

69. На каждую учетную единицу электронной НТД в информационной системе заводится РУФ. Состав полей регистрационно-учетных форм должен соответствовать реквизитам учетных документов.

Реквизитная часть (метаданные) электронной НТД в информационной системе должна быть связана с ее основной частью (файлом).

Реквизиты (метаданные) электронной НТД в информационной системе вносятся в РУФ на основании реквизитов учетных документов, перечисленных в пункте 3.5 Правил.

В РУФ электронной НТД в информационной системе в обязательном порядке включаются следующие сведения:

инвентарный номер документа;

наименование документа;

обозначение документа;

общее количество листов документа (объем в Мб);

сведения о подписании документа;

сведения об изменениях документа;

сведения о приеме подлинника на хранение в СТД.

В информационную систему включаются иные сведения, в зависимости от вида НТД, в соответствии с государственными (межгосударственными) стандартами, стандартами организации.

Реквизиты (метаданные), вводимые в РУФ электронной НТД, и все файлы основной части электронной НТД, составляющей учетную единицу, должны храниться в течение срока хранения электронной НТД.

70. Описи единиц хранения НТД постоянного хранения составляются раздельно на каждый вид НТД, подлежащей постоянному хранению, отдельно на электронную НТД, подлежащую постоянному хранению.

71. Опись единиц хранения НТД постоянного хранения должна включать:

титульный лист;

перечень переименований организации (при наличии);

содержание (оглавление);

список сокращений (при наличии);

предисловие;

описательные статьи;

итоговую запись;

лист-заверитель.

72. Титульный лист описи содержит следующие элементы:

полное, в скобках сокращенное название государственного (муниципального) архива;

название фонда, которое состоит из полного и официально принятого сокращенного названия организации, ее подчиненности (наименование вышестоящей организации), местонахождения, крайних дат существования; название фонда дается по последней дате документов, внесенных в опись;

номер фонда, который присваивается по списку фондов в государственном (муниципальном) архиве;

номер описи, который присваивается по листу фонда в государственном (муниципальном) архиве;

название описи единиц хранения (указание вида документации и срока его хранения). Если состав описи ограничен документами одного проекта, названием описи может быть название этого проекта;

крайние даты документов, внесенных в опись (если в опись включены документы за несколько лет с перерывами, то указываются только те годы, за которые имеются документы).

73. В перечне переименований в хронологической последовательности указываются все переименования организации с указанием перед каждым из них начальной и конечной дат существования организации под данным названием и изменения её подчиненности с указанием начальной и конечной дат подчиненности.

74. В содержании (оглавлении) перечисляются составные части описи: