Действующий
по ведению учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении;
по подготовке нормативных и методических документов (пособий) по вопросам делопроизводства и архивного дела;
обязательные - описи дел, документов, путеводитель или краткий справочник по фондам (для государственного архива), краткий справочник по фондам (для муниципального архива, музея, библиотеки, научной организации), каталоги (при нефондовой организации аудиовизуальных документов);
вспомогательные (необязательные) - каталоги, указатели и обзоры, служебные картотеки, реестры, базы данных и другие справочники, в том числе поступившие в архив из источников комплектования. Состав вспомогательных архивных справочников архив определяет самостоятельно.
Возможно описание архивных документов на дополнительных уровнях: группа архивных фондов, опись, структурная часть описи (раздел, подраздел), группа единиц хранения (единиц учета), комплект, группа архивных документов, архивный документ, часть архивного документа.
Опись дел, документов включает описательные статьи на уровне единицы хранения (единицы учета), итоговую запись (к каждому тому и сводную по описи в последнем томе), лист-заверитель (для каждого тома) и справочный аппарат, включающий титульный лист, предисловие, список сокращений, переводные таблицы архивных шифров (в случае переработки описи). Опись может также включать содержание (оглавление) и указатели.
индекс (производственный номер) дела (для научно-технической документации (далее - НТД) - производственный индекс (шифр разработки) - при наличии;
заголовок единицы хранения (тома, части) (для кинодокументов, фонодокументов, видеодокументов и диафильмов - заголовок единицы учета (документа) - название или основное содержание единицы хранения (единицы учета), включая указание языка документа (при наличии документов на одном или нескольких иностранных языках или на языках народов Российской Федерации);
для НТД - наименования организации-разработчика (для научно-исследовательской работы - фамилии и инициалы научного руководителя, ответственного исполнителя), соисполнителей;
для кинодокументов - фамилию(и) и инициалы автора(ов), место и крайние даты съемки, дату создания, звук, цветность, тип и формат пленки, количество частей, количество единиц хранения (метраж) - общее и по элементам комплекта (оригиналов и копий);
в описи фотодокументов - фамилию(и) и инициалы автора(ов), место и дату съемки, оригинальность, количество кадров панорамной съемки;
для фотоальбомов - фамилию(и) и инициалы автора(ов), место съемки, количество фотоотпечатков, внешние особенности;
для фонодокументов - фамилию(и) и инициалы автора(ов) и исполнителя(ей); место и дату записи (перезаписи, выпуска); тип носителя, размер носителя (для документов механической записи), скорость записи (для документов механической и магнитной записи), время звучания, количество единиц хранения (оригиналов и копий);
для видеодокументов - фамилию(и) и инициалы автора(ов), место и крайние даты съемки, дату создания, цветность, тип носителя, формат записи, хронометраж, количество единиц хранения (оригиналов и копий);
Сведения об условиях доступа к документам единицы хранения (единицы учета) и условиях их использования, а также отметки о наличии фонда пользования, страхового фонда, о рассекречивании документов, об их отнесении к категории особо ценных или уникальных вносятся в графу "Примечания".
В описи электронной НТД, а также в описях кинодокументов, фотодокументов, фонодокументов и видеодокументов необходимо указывать состав текстовой сопроводительной документации.
усовершенствование описи дел, документов с уточнением заголовков и крайних дат единиц хранения (единиц учета) (без изменения их систематизации), созданием аннотаций на отдельные архивные документы или группы архивных документов, составлением недостающих элементов справочного аппарата к описи;
переработку описи дел, документов с проведением экспертизы ценности архивных документов, уточнением их фондовой принадлежности, уточнением или пересоставлением заголовков единиц хранения (единиц учета), определением или уточнением их крайних дат, пересистематизацией по новой схеме систематизации, составлением недостающих элементов справочного аппарата к описи.
Если опись дел, документов пересоставляется, то один экземпляр ранее имевшейся описи дел, документов включается во вновь составленную опись дел, документов под последним учетным номером, остальные ее экземпляры выделяются к уничтожению.
В путеводителе по фондам архива допускается представление архивных фондов однотипных организаций в виде списка неаннотируемых фондов.
название, справочные данные (сокращенное наименование архива, номер фонда, коллекции, количество единиц хранения (единиц учета), объем документов каждого вида с крайними датами, крайние даты документов с указанием задокументированных периодов (при наличии), сведения о количестве описей);
сведения об истории фондообразователя - организации (даты образования, переименования, реорганизации, ликвидации, ведомственную принадлежность, структуру, функции и их изменения, названия организаций - предшественника и правопреемника) или краткие биографические данные о фондообразователе - физическом лице (фамилию, имя, отчество (при наличии), псевдоним, прежнюю фамилию, даты жизни, профессию, данные о служебной и общественной деятельности);
сведения об истории фонда, коллекции (дату, источник и основание поступления в архив, степень сохранности документов, особенности формирования, описания и систематизации документов, изменения в составе и объеме и их причины, наличие в фонде документов других организаций или лиц (фондовых включений), о времени, условиях создания, принципах формирования и местонахождении архивной коллекции до поступления в архив, а также о ее составителе);