по истечении сроков временного хранения архивных документов, в том числе документов по личному составу, поступивших в архив от ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления и организаций;

при поступлении в архив документов в неупорядоченном состоянии;

в случае безвозвратного вывоза архивных документов за пределы Российской Федерации.

36.4. Архивные документы выделяются к уничтожению только после проведения экспертизы их ценности и отбора на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации.

36.5. По результатам экспертизы ценности документов, поступивших в архив от ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, сроки временного хранения которых истекли, в том числе документов по личному составу, в архиве составляется опись дел, документов постоянного хранения и акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (приложение N 10 к Правилам), в соответствии с пунктом 26.3 Правил, вносятся изменения в учетные документы архива.

36.6. По результатам экспертизы ценности документов, поступивших в архив в неупорядоченном состоянии, архив составляет описи дел, документов постоянного хранения, описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения, описи дел по личному составу и акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению.

36.7. Архив рассматривает и готовит к утверждению ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела описи дел, документов постоянного хранения, образовавшихся в деятельности источников комплектования.

Федеральные государственные архивы, научные организации, государственные и муниципальные музеи и библиотеки утверждают указанные описи самостоятельно.

Архив готовит к согласованию ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или согласовывает в соответствии с переданными ему полномочиями описи дел по личному составу, образовавшихся в деятельности источников комплектования, акты о неисправимых повреждениях архивных документов ⁴⁹ (приложение N 1 к Правилам), об утрате документов в источниках комплектования. Федеральные государственные архивы, научные организации, государственные и муниципальные музеи и библиотеки проводят согласование указанных документов самостоятельно.

36.8. Решение о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации конкретных документов принимаются ЭПК федеральных государственных архивов, ЭПК уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела, ЭПК научной организации, экспертными фондово-закупочными комиссиями государственных и муниципальных музеев, экспертными комиссиями государственных и муниципальных библиотек.

36.9. Подлежащие уничтожению архивные документы передаются на уничтожение (утилизацию).

36.10. Обязательные экземпляры аудиовизуальных документов, поступившие в архив в соответствии с Федеральным законом от 29 декабря 1994 г. N 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1995, N 1, ст. 1, 2014, N 19, ст. 2305; 2016, N 27, ст. 4211) (далее - Федеральный закон N 77-ФЗ), экспертизе ценности не подлежат.

XXXVII. Прием архивных документов

37.1. Прием документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в архив от государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций, выступающих источниками его комплектования, осуществляется по истечении установленных сроков их временного хранения ⁵⁰.

37.2. Прием документов Архивного фонда Российской Федерации от организаций-источников комплектования осуществляется архивом в соответствии с планом-графиком, который утверждается руководителем архива или уполномоченным им должностным лицом по согласованию с источниками комплектования.

При наличии свободных площадей архив вправе осуществлять:

досрочный прием документов Архивного фонда Российской Федерации на основании обращения источника комплектования;

временное хранение архивных документов на основании договора.

37.3. Прием документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в архив от негосударственных организаций-источников комплектования осуществляется по истечении сроков их временного хранения в организации, установленных договором между архивом и собственником или владельцем указанных документов.

37.4. Прием документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в архив от федеральных органов исполнительной власти и организаций, осуществляющих их депозитарное хранение, производится по истечении сроков депозитарного хранения, установленных договорами, заключенными указанными органами и организациями с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

37.5. Продление сроков временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в организации-источнике комплектования допускается по решению ЭПК федерального государственного архива, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, ЭПК научной организации.

37.6. Архив принимает архивные документы в упорядоченном состоянии по описям дел, документов поединично (особо ценных документов - полистно) вместе с:

тремя (или двумя - по решению руководителя архива) экземплярами описи дел, документов на бумажном носителе;

электронной копией описи в формате, согласованном с архивом;

страховыми копиями особо ценных документов (при наличии);

исторической справкой об источнике комплектования (фондообразователе) и его фонде (при первом поступлении от источника комплектования).

При приеме архив осуществляет проверку:

физическо-химического, технического и биологического состояния архивных документов в соответствии с главой XII Правил;

комплектности описей дел, документов;

технического состояния страховых копий особо ценных документов (при наличии).

На всех экземплярах описи дел, документов делаются отметки о приеме архивных документов в архив. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи дел, документов, организация-источник комплектования принимает меры по их розыску. Если в ходе розыска отсутствующие документы не были найдены, в описи дел, документов делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение и в прилагаемой к акту справке, составляемой организацией. При отсутствии (утрате) подлинников принимаются их заверенные копии.

37.7. Прием архивных документов от ликвидированных организаций архив осуществляет в соответствии с законодательством Российской Федерации ⁵¹.

37.8. Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение (приложение N 3 к Правилам), составляемым в двух экземплярах, один из которых остается в архиве, другой - в организации-источнике комплектования.

37.9. Документы от граждан принимаются в архив:

на основании договора купли-продажи или дарения между гражданином и архивом и акта приема-передачи, являющегося неотъемлемой частью договора;

в порядке наследования;

по решению суда.

37.10. Решение о приеме документов от граждан принимает ЭПК федерального государственного архива, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, научной организации, экспертная фондово-закупочная комиссия государственного, муниципального музея, экспертная комиссия государственной, муниципальной библиотеки по результатам рассмотрения сдаточной или оценочной описи и экспертного заключения.

Документы, не включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации по результатам экспертизы ценности, возвращаются собственнику или владельцу по акту.

37.11. Прием документов, созданных архивом в результате инициативного документирования событий, осуществляется в соответствии с пунктами 37.6, 37.8 Правил.

37.12. Прием аудиовизуальных документов архив осуществляет в комплектах:

для кинодокументов - негатив изображения, негатив фонограммы, магнитный оригинал фонограммы, позитивная копия, магнитная фонограмма шумов и музыки, промежуточный позитив изображения, установочные ролики и паспорта для цветных кинодокументов (возможен прием особо ценных кинодокументов в неполном комплекте), монтажные листы, аннотация, разрешительное удостоверение к законченному произведению, акты технического состояния, записи цветовых и световых паспортов;

для фотодокументов - негатив, контратип (дубль-негатив) на правах оригинала, позитив на правах оригинала, контрольный фотоотпечаток и аннотация;

для фонодокументов - два экземпляра документа на согласованном с архивом носителе в профессиональном формате и сопроводительная документация;

для видеодокументов - два экземпляра документа на согласованном с архивом носителе в профессиональном формате, просмотровая копия документа и монтажный лист, аннотация, музыкальная справка, справка о длительности демонстрации, паспорт технических характеристик.

37.13. Прием электронных документов архив производит в порядке, установленном федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства ⁵², по описям электронных дел, документов.

Электронные документы на физически обособленных носителях принимаются в архив в двух экземплярах.

37.14. Печатные издания и музейные предметы принимаются в архив только в составе фондов личного происхождения.

37.15. Прием в архив архивных документов российского происхождения, находившихся за пределами территории Российской Федерации, и (или) архивных документов иностранного происхождения осуществляется на основании международных договоров, нормативных правовых актов Российской Федерации, договоров купли-продажи или дарения документов или их копий между собственником или владельцем указанных документов и архивом, в том числе в рамках взаимного обмена документами (копиями документов).

Архивные документы, поступившие из-за рубежа в виде подлинников или копий на правах подлинников, принятые на постоянное хранение в архив, независимо от их происхождения включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации и подлежат государственному учету.