Утративший силу
Для создания универсального документа во вкладке со списком шаблонов электронных документов необходимо выбрать шаблон «Универсальный документ» (рисунок 238).
После нажатии на кнопку «Выбрать», открывается форма для заполнения данных по договору со следующими полями:
Название поля | Примечания | ||||
Электронный документ | |||||
Шаблон документа | – «Универсальный документ», | ||||
Номер | – указывается номер документа, | ||||
Дата создания | – автоматически заполнена текущая дата в формате ДД.ММ.ГГГГ ЧЧ:ММ, доступно для редактирования, | ||||
Печатная форма | – необходимо выбрать файл скана печатной формы, | ||||
Форма документа | – выбор формы документа: Счет-фактура, Универсальный передаточный документ, | ||||
Инвестиционный проект | – если родительский документ – договор, то пользователю необходимо самостоятельно выбрать из списка доступных проектов (определяется по всем спецификациям к договору), – если родительский документ – типа спецификация или ПУД, то поле автоматически заполняется данными из родительского документа, Поле необязательно для заполнения. | ||||
Стороны документа добавление стороны документа осуществляется с помощью кнопки «Добавить запись»  , удаление стороны документа и снятие пометки на удаление – с помощью кнопки «Удалить/вернуть запись»  . Если документ создается как дочерний, то стороны документа заполняются автоматически по данным из родительского документа. | |||||
Тип стороны | – – выбор из списка доступных типов сторон, | ||||
Организация | – выбирается организация с признаком «Проверено» из справочника юридических лиц, | ||||
Подписанты добавление подписанта – представителя организации осуществляется с помощью кнопки «Добавить запись» , удаление стороны документа и снятие пометки на удаление – с помощью кнопки «Удалить/вернуть запись». При нажатии на кнопку «Редактировать запись» открывается форма для внесения данных по представителям организаций-сторон (рисунок 239). Если данные по подписанту заполнены корректно, то строка помечается символом  , и символом  , если данные не заполнены.
| |||||
Организация | – выбирается организация с признаком «Проверено» из справочника юридических лиц, | ||||
Представитель | – выбирается представитель юридического лица. Справочник синхронизирован с 1С:Каталог лиц (см. СТО МИ пользователя "Интеграция с облачной СЭД Папир"), | ||||
Должность | – заполняется автоматически в зависимости от выбранного представителя; | ||||
Документ-основание | |||||
Алгоритм смены статусов универсального документа соответствует алгоритму смены статусов первичного учетного документа (см. Изменение статусов акта сдачи-приемки выполненных работ).
Электронный документ «План закупок ресурсов» создается на основании электронной таблицы плана закупок ресурсов и предназначен для ее согласования и подписания.
Для создания электронного документа «План закупок ресурсов» необходимо выбрать шаблон закупки «План закупок ресурсов» (рисунок 240).
Название поля | Примечания |
Шаблон документа | – «План закупок ресурсов», доступно только для чтения; |
Дата создания | – по умолчанию текущая дата, доступно для редактирования; |
Заказчик | – выбор организации Заказчика из справочника юридических лиц; |
План закупок ресурсов | – выбор созданного ранее плана закупок ресурсов, отфильтрованный по Заказчику; Важно! Пользователю для выбора доступны только те планы закупок ресурсов, в которых он является редактором. |
Список представителей сторон – табличная часть, в которой указаны представители сторон Заказчика. Для добавления представителя предназначена кнопка «Добавить запись»  , для удаления представителя – кнопка «Удалить/вернуть запись»  . | |
Доверенное лицо | – список из представителей организации, у которых есть на дату документа действующий документ-основание, |
Документ-основание | – документ основание выбранного представителя, |
Должность сотрудника | – должность представителя. |
Пример заполненного шаблона электронного документа «План закупок ресурсов» представлен на рисунке 241.
|
|
| 681 × 745 пикс. Открыть в новом окне | Пример заполненного шаблона электронного документа "План закупок ресурсов". |
Система автоматически выдает роль доступа «Представитель» автору документа и представителям Заказчика, указанным в табличной части «Список представителей».
Алгоритм смены статусов электронного документа «План закупок ресурсов» определяется согласно схеме, изображенной на рисунке 242.
В список подписантов автоматически добавляются все представители Заказчика из табличной части «Список представителей».
Отменить возможно только документ в статусе «Разрабатывается», отменят согласованный или утвержденный документ запрещено.
Подробнее о работе с электронными документами см. в СТО МИ пользователя «Папир: Электронные документы».
Внешний вид справочника «Электронные документы» с применением фильтра «Письма» представлен на рисунке 243.
|
|
| 1186 × 388 пикс. Открыть в новом окне | Внешний вид картотеки электронных документов с применением фильтра "Письма". |
- Дата документа – дата создания документа формата ДД.ММ.ГГГГ ЧЧ:мм,
- Вх. номер – входящий номер регистрации письма,
- Дата регистрации вх. номера – дата регистрации входящего номера письма формата ДД.ММ.ГГГГ ЧЧ:мм,
- Исх. номер – исходящий номер регистрации письма,
- Дата регистрации исх. номера – дата регистрации исходящего номера письма формата ДД.ММ.ГГГГ ЧЧ:мм,
- Краткое описание,
- Отправитель – юридическое лицо, которое является отправителем письма,
- Представитель отправителя – ФИО представителя организации отправителя,
- Получатель – юридическое лицо, которое является получателем письма,
- Представитель получателя – ФИО представителя организации получателя,
- Инвестиционный проект – отображаются все связанные с данным документом инвестиционные проекты,
- Статус – текущий статус документа,
- Электронная подпись – отображается информация о подписании документа данным пользователем, по умолчанию колонка скрыта,
- Согласование – отображается информация о согласовании документа данным пользователем, по умолчанию колонка скрыта,
- Тип – тип электронного документа, по умолчанию колонка скрыта в разделах «Входящие» и «Исходящие»,
- Метки – в столбце указана информация о присвоенных документу метках.
Отображение столбцов является настраиваемым свойством картотеки. Подробнее о работе с полями картотеки см. в СТО МИ пользователя «Папир: Электронные документы».
В столбце «Метки» доступна фильтрация электронных и бумажных писем (рисунок 244). Метка «Электронное письмо» присваивается автоматически входящим и исходящим документа после отправки исходящего документа внутри системы Папир (см. Отправка исходящих писем получателям в Papir). Бумажными письмами по умолчанию считаются все остальные письма без метки «Электронное письмо».
- Входящие – отображаются все письма типа «Письмо входящее»:
- Исходящие – отображаются все письма типа «Письмо исходящее».
- Для входящих писем: «Письмо» + «№ Вх» + Входящий номер + Краткое содержание + «от» + Дата создания,
- Для исходящих писем: «Письмо» + «№ Исх» + Исходящий номер + Краткое содержание + «от» + Дата создания.
Наименование писем, созданных до 25.01.2016, строится по шаблону: Шаблон документа + Регистрационные данные + Краткое содержание + «от» + Дата создания.
- Ссылка на документ,
- Краткая информация,
- Отправитель,
- Представитель отправителя (если указан, в противном случае не указывается),
- Получатель,
- Представитель получателя (если указан, в противном случае не указывается),
- Регистрационные данные,
- Статус,
- Тип документа,
- Пользователь, внесший последние изменения в документ.
При создании электронного документа автоматически в список доступа добавляются те группы пользователей, для которых настроены соответствующие правила доступа. Правила доступа настраиваются редактором каждой организации в сервисе «Управление организацией» (см. СТО МИ пользователя «Папир: Управление организацией»).
Разделы электронного документа представлены на рисунке 246 (подробнее об общих разделах электронных документов см. СТО МИ пользователя «Папир: Электронные документы»).
Раздел «Регистрационный учета» предназначен для регистрации письма (присвоение входящих/исходящих номеров) (см. Регистрация письма).