Действующий
- проверяй - мониторинг и (там, где это применимо) измерение процессов, продукции в сравнении с политикой, целями, требованиями и запланированными действиями и сообщение о результатах;
- действуй - принятие мер по улучшению результатов деятельности в той степени, насколько это необходимо.
Организация системы процессов достигает наилучших результатов с точки зрения стоимости, скорости, гибкости, когда она построена на принципах БП. Организации, не применяющие принципы БП, имеют более высокий уровень потерь, более длинные временные производственные циклы, невысокую производительность труда. Переход к ПС на принципах БП приводит к росту эффективности производственных процессов и бизнеса в целом, создает условия для повышения показателей эффективности организаций и основу для постоянного совершенствования.
Требования к ПС включают условия соответствия принципам БП, поточную организацию процессов, управление системой процессов через характеристики ПСЦ (например, время цикла, время такта, уровень запасов в супермаркетах), а также требования к совершенствованию систем процессов и постоянной их адаптации к меняющемуся потоку заказов.
Принципы БП позволяют построить ПС, более простые в управлении с ограниченным числом управленческих характеристик и сокращающие потери, которые характерны для ПС, ориентированных на работу партиями, централизацию управления и логистикой.
ПС, построенные на принципах БП, на основе процессного подхода и организации потоков создания ценности, постоянного улучшения и вовлечения персонала позволяют снижать затраты, повышать рентабельность бизнеса, сокращать время выполнения заказов, повышать производительность труда, также преимуществом становится их гибкость, простота и более высокая управляемость в изменяющихся внешних и внутренних условиях бизнеса. Это позволяет построить СМБП, направленные на управление относительно небольшим числом показателей ПС, и создает основу для систематического управляемого процесса повышения эффективности.
ПС представляет собой совокупность процессов создания ценности продукции или услуг и процессов обеспечения их функционирования (технического обслуживания и ремонта, метрологического обеспечения, внутренней логистики и т.п.), а также информационных процессов (например, планирование производства с помощью канбан, супермаркетов, подхода "точно вовремя"), необходимых для реализации ПС. ПС является объектом управления со стороны системы менеджмента.
Задача системы менеджмента состоит в определении целей ПС и требований к ПС, направленных на обеспечение достижения ключевых показателей бизнеса и их улучшение, в соответствии с целями бизнеса (см. рисунок 1).
Ключевые показатели бизнеса и их целевые значения формируются высшим руководством организации на основе потребностей заинтересованных сторон. Данные показатели включают в себя показатели операционной эффективности и инвестиционной эффективности.
Цели и требования ПС связаны с качеством, безопасностью, охраной труда, уровнем затрат (себестоимостью продукции/услуги), сроками поставок. Для достижения поставленных целей система менеджмента обеспечивает ПС необходимыми ресурсами.
Задачей ПС является организация процессов создания продукции для достижения целевых значений показателей, установленных системой менеджмента, с учетом удовлетворения требований потребителя.
Входами процессов являются выходы предыдущих процессов, а выходы процессов являются входами последующих процессов (ГОСТ Р ИСО 9001).
Процессный подход является способом организации деятельности людей на основе разделения труда. Разделение труда реализуется через принципы автономности человека, взявшего на себя ответственность за управление процессом. Автономность и ответственность являются основой категории "владелец процесса". Между владельцами процессов формируются отношения по принципу "поставщик - потребитель". Интеграция процессов в единую систему осуществляется через связи и договоры между владельцами процессов, выполняющих роли поставщиков и потребителей как внешних, так и внутренних.
Процессы обладают высокой степенью воспроизводимости результатов при одних и тех же условиях. Процессы имеют характеристики периода и фазы. Под периодом процесса понимается продолжительность единичного выполнения процесса. Фаза процесса характеризует момент начала и момент окончания процесса. При интеграции процессов в единую систему их результативность и эффективность зависят от их синхронизации по периоду и по фазе.
Между владельцами процессов устанавливаются договоры*, определяющие их взаимные обязательства и ответственности. Владельцы процессов являются участниками коллективного договора об участии в действиях по устранению потерь, обусловленных несоответствиями, и их скрытых причин. Владельцы процессов выявляют проблемы и потери, причины возникновения несоответствий и предоставляют предложения по их устранению.
* Термин "договор" означает, что владельцы процессов и высшее руководство устанавливают соглашения в любой форме, включая устную, а также оформленную в рамках документации системы менеджмента.
Выходом процесса могут быть продукция и информация. К выходу предыдущего процесса (процесса-поставщика) устанавливаются требования, соответствие которым позволяет принять решение о переходе к последующему процессу (процессу-потребителю). Невыполнение данных требований влечет за собой возврат на вход предыдущего процесса.
Требования от процесса-потребителя к процессу-поставщику согласованы с требованиями конечного потребителя. На владельца процесса-потребителя возложена ответственность за контроль соответствия требованиям выхода процесса-поставщика.
Для построения ПС организации на основе процессного подхода необходимо определить следующие элементы управления:
е) правила взаимодействия между процессами. Они могут касаться способов передачи информации, совместного использования активов и ресурсов, совместного планирования и ведения деятельности;
ж) разрешение спорных вопросов через административный ресурс. Несмотря на то что процессы обладают высокой воспроизводимостью, изменения во внешней среде (например, требований потребителей) могут приводить к конфликтам интересов владельцев различных процессов, которые разрешаются высшим руководством организации;